В этой статье мы подробнее расскажем о нашем кейсе по автоматизации СМК, которая помогла компании на 50% сократить трудозатраты более 200 сотрудников производства.
Компания специализируется на разработке и производстве передовых медицинских изделий. Однако система менеджмента качества (СМК) компании имела некоторые недостатки, такие как непрозрачность и неудобство использования для сотрудников. Часть необходимой документации по текущим версиям каждого СМК велась вручную в MS Excel и хранилась на системных дисках.
Цель и задачи, которые стояли перед нами:
Основная цель заключалась в автоматизации системы менеджмента качества (СМК). Для достижения этой цели необходимо было решить следующие задачи: обеспечить своевременное уведомление сотрудников о новых стандартах качества, ускорить процесс согласования изменений текущих стандартов, осуществлять контроль над обучением сотрудников при изменении или внедрении новых стандартов качества, а также внедрить единую систему учета СМК и обработки связанных бизнес-процессов.
Основные причины:
Отсутствие единой системы, позволяющей вести учет обо всех процессах, связанных с менеджментом качества. Необходимость оперативного согласования изменений, внедрения новых стандартов качества, централизованного оповещения и обучения сотрудников новым стандартам требовала создания универсальной системы, способной эффективно управлять всеми эти процессами.
Сотрудники компании сталкивались с проблемами в поиске нужной информации и правами доступа. Например, когда на производстве появлялся новый сотрудник, ему требовалось ознакомиться со стандартами работы с определенным оборудованием, поэтому его руководитель вынужден был обращаться в отдел СМК и запрашивать актуальные версии стандартов. В целях оптимизации работы с СМК компания обратилась за помощью к нам — ИТ-интегратору «Фобизнес».
Ранее все изменения в стандартах качества и согласование новых стандартов в компании проводились через электронную почту. Этот способ коммуникации был очень неудобен для сотрудников и серьезно замедлял весь процесс согласования. Для оптимизации этого процесса специалисты «Фобизнес» использовали имеющуюся конфигурацию 1С:Документооборот 8 (ред. 2.1) и разработали регистр «Матрица согласования и утверждения CMK». Были созданы три вида документов: «Документация CMK», «Проект CMK», «Заявка на изменение CMK». Это позволило всем участникам процесса согласования быстро работать с большим объемом документации по стандартам качества. Теперь сотрудники могли получать определенный вид доступа к реестру СМК в зависимости от своей роли. Также они могли редактировать, согласовывать документы и просматривать предыдущие версии. Таким образом, процесс согласования стал более оперативным и удобным.
Для информирования сотрудников производства о новых стандартах и изменениях ранее использовалась рассылка по электронной почте. Сотрудник производства должен был проверять свою почту ежедневно, чтобы вовремя ознакомиться с новой информацией. Чтобы улучшить этот процесс, специалисты «Фобизнес» разработали регистр «Матрица обучения CMK», который автоматически направляет информацию о необходимости обучения определенной группе сотрудников. Теперь сотрудники могли получать важную информацию своевременно, что помогло им эффективно выполнять свою работу, а руководители отделов могли контролировать выполнение обучения.
Результат:
Результатом данного кейса является то, что более 200 сотрудников компании в настоящее время используют данный регистр СМК. Удобное хранение и оперативный доступ к документации СМК позволил сократить затраты персонала на 30%. Автоматизация процессов согласования и обучения позволила сотрудникам экономить до 50% времени и усилий.