Проще доказать, что выданные в подотчёт деньги, по которым сотрудник не отчитался в срок, являются доходом подотчётного лица, чем убедить в обратном.
Не секрет, что в случае отсутствия документального подтверждения расхода денежных средств, выданных в подотчёт сотруднику, налоговый орган признает такую выплату доходом физического лица и начисляет на всю сумму задолженности подотчётного лица НДФЛ.
Судебная практика складывается не в пользу налогоплательщиков.
Позиция ВАС РФ, высказанная в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, поставила точку в спорах о правомерности исчисления налога.
Подотчётные средства не закрытые авансовым отчётом, выплачены физическому лицу не по целевому назначению, а значит, являются объектом налогообложения по НДФЛ.
Доказывать, что физическим лицом получен налогооблагаемый доход, налоговому органу не требуется.
Скорее налогоплательщику, чтобы избежать начисления налога с подотчётной суммы, числящейся за сотрудниками, требуется убедить проверяющих, что средства выданы для проведения расчётов в интересах организации или на командировочные расходы.
Чаще всего можно услышать рекомендации периодически делать возврат авансовой подотчётной суммы или её части, а затем выдавать аванс вновь.
Или, как вариант, производить удержание авансовой задолженности с заработной платы подотчётного лица.
Работает не на 100%.
Действительно, доходом признаётся подотчётный долг по выданному авансу, не закрытый в срок.
Срок, в течение которого подлежит отчитаться по подотчётным средствам, устанавливается нормативными документами организации самостоятельно.
В отсутствие утверждённых сроков подотчёт должен быть закрыт в допустимо возможный срок, который необходим для осуществления хозяйственной операции. Как и кто его оценит – спорный момент.
При этом финансовую операцию в виде систематической выдачи и возврата подотчётной суммы одному и тому же лицу (чаще всего руководителю или главному бухгалтеру) можно расценить как выдачу беспроцентного займа физическому лицу.
Выдача беспроцентного займа лицу, состоящему в трудовых отношениях с займодавцем, попадает под налогообложение по статье 212 НК РФ.
Стоит, однако, заметить, что сумма НДФЛ в данном случае будет исчисляться не со всей суммы дохода физического лица, а лишь с материальной выгоды, полученной от экономии на процентах.
В период с 2021 по 2023 год введено послабление, и налог на материальную выгоду по беспроцентным займам, выданным сотрудникам не начисляется.
Пока можно воспользоваться.
Но не забываем, что возращённые в кассу компании подотчётные деньги подлежат обязательному внесению на расчётный счет. Использовать их сразу на хозяйственные нужды неправомерно, это идёт в нарушение кассовой дисциплины (Письмо ЦБ РФ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).
О правилах работы с наличными деньгами можно прочитать здесь:
Второй совет - закрыть подотчётные средства первичными документами.
Накладные, УПД, акты приема-передачи, расписки, товарные чеки - в ход идёт всё, что подтверждает закуп товарно-материальных ценностей.
Одних документов не достаточно.
Полученные материальные ценности должны быть оприходованы и списаны в порядке, утверждённом ПБУ и учётной политикой компании. А значит, как минимум, нужно иметь помещение для их хранения, материально - ответственное лицо, нести расходы по доставке, использовать в производственных процессах или для управленческих нужд компании.
Закупленное оборудование стоимостью свыше 100 тыс. рублей по правилам налогового учёта считается основным средством, а потому, используется длительное время. Сразу списать с учёта такое имущество нельзя, нужно быть готовым предъявить основное средство в случае проверки.
Наконец, предлагается подтверждать оплату подотчётными средствами услуг и работ, выполненных контрагентами компании.
В качестве основания - выставленные счета и акты оказания услуг или выполнения работ.
Здесь следующая история.
Оплата возможна лишь в пределах 100 тыс. рублей по одному договору, и с обязательным наличием кассового чека, полученного с использованием, состоящей на учете в ИФНС, кассы, передающей информацию в налоговый орган в режиме онлайн.
Закуп товара у физических лиц или оплата за услуги, оказанные физическим лицом, не требуют наличие кассового чека.
Но, физическое лицо – получатель денег становится налогоплательщиком, а у компании, производившей ему оплату подотчётными средствами, возникают обязанности налогового агента по удержанию НДФЛ и декларированию дохода физического лица.
Стоит ли говорить, что игнорирование требований налогового законодательства приводит к штрафным санкциям. Уплата штрафа не освободит от исполнения обязанности налогового агента.
Так есть ли возможность избежать начисления НДФЛ с подотчётных средств. Да, конечно. Это осуществление хозяйственных операций с соблюдением всех правил расчётно-кассовой дисциплины и бухгалтерского учёта.
Если нет времени и желания самостоятельно разбираться во всех тонкостях бухгалтерского учёта - обращаемся к специалистам.
И не забываем в платёжном поручении, на перевод денежных средств в подотчёт, указывать код «2» - денежные средства, переведённые физическому лицу, с которых невозможно удержание. Ведь подотчёт, по определению, это деньги, принадлежащие компании.
Интересно будет почитать: