Чек-листы позволяют освободить «оперативную память» мозга от рутинных задач и процессов. Чек-листы имеют ряд преимуществ перед журналами:
- Существенное повышение производительности. Вы экономите массу времени. Все усилия направлены на выполнение основной задачи, поэтому всё удаётся быстрее и с большим КПД.
- Исключение или уменьшение количества ошибок. Если последовательность действий зафиксирована, то большая часть работы уже выполнена. На этапе планирования уже не может произойти ошибки — план закреплён в чек-листе, по которому вы двигаетесь. Всё внимание сосредоточено на процессе выполнения задач.
- Упрощение процесса делегирования. Вместо того чтобы вытаскивать из памяти и заново формулировать порядок выполнения одной или многих процедур, вы передаёте коллегам или подчинённым готовый алгоритм, где всё учтено.
- Формирование дисциплины. Чёткий выверенный алгоритм подстёгивает к регулярной активности, помогает быть продуктивным.
- Облегчение контроля исполнения задач. Помимо того, что вы понимаете, как ставить задачи, с чек-листом вы также ясно видите, как проверять результат их выполнения.
Сейчас· существует много сервисов для создания чек-листов. В них можно добавлять списки, голосовые записи, изображения и заметки.
Помним, что чек-листы не всегда могут заменить журнал!
Как оформить чек-лист? Ниже наши рекомендации:
1. Определяем тип чек-листа.
2. Используем не более 3х колонок.
В первой — порядковый номер,
Во второй — формулировка задачи,
В третьей — отметка о выполнении либо статусе проверки.
3. Описываем задачу коротко и понятно, без сложной терминологии.
4. Задачи должны быть распложены в логической последовательности. В один чек-лист оптимально включать от 5 до 20 пунктов. Если требуется больше, то лучше разбить процесс на этапы и для каждого этапа разработать отдельный чек-лист.
5. Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
6. Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп.
7. Нет необходимости стараться указать абсолютно всё. Достаточно включать самое важное, что непосредственно влияет на достижение результата или его качество.
8. При оформлении чек-листа желательно использовать не более двух цветов (Золотое правило дизайнеров). Для выделения текста и расстановки акцентов лучше использовать заглавные и курсивные буквы, а не разные цвета, чтобы пёстрое оформление не отвлекало внимание.
9. Чек-листы лучше всего располагать видном месте или рабочем столе компьютера сотрудника.
10. Доступ к коллективным чек-листам должен быть быстрым и удобным для скачивания и распечатывания. Рекомендуем использовать облачные хранилища.
Ну и никто не отменял правила к управлению чек-листами, которые аналогичны требованиям к журналам https://dzen.ru/a/ZMJqgxbIhzT9kywu?share_to=link
Была ли полезна данная статья?
Ваши комментарии очень важны для продолжения подготовки интересного материала.