Современный бизнес требует быстроты и точности в работе с документами. Каждый день компании обмениваются сотнями различных документов, и в таких условиях автоматизация работы с ними становится необходимостью. 1С:Документооборот является эффективным инструментом, решающим эту задачу. Подробно рассмотрим в статье такой полезный функционал 1С:Документооборота, как автозаполнение шаблонов файлов, который упрощает и ускоряет процесс подготовки документов в системе.
Автозаполняемые шаблоны файлов являются заранее настроенными шаблонами, которые будут автоматически заполняться реквизитами при создании нового документа.
Например, настроенный шаблон для договора аренды будет содержать все необходимые поля (наименование сторон, сумма договора, срок действия и т.д.). При создании нового документа (с нуля или копированием готового) в эти поля автоматически подтянутся реквизиты из карточки договора, что значительно ускорит процесс работы.
Таким образом, работа пользователя с заранее настроенным автозаполнением сводится к заполнению только карточки документа и проверке конечного файла.
Настройка автозаполняемых шаблонов файлов
Использование автозаполнения определяется функциональной опцией в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Работа с файлами – Использовать автозаполнение шаблонов файлов.
Автозаполнение с точки зрения работы механизма представляет собой:
- подстановку в заранее настроенные поля значений реквизитов документа
- или замену определённых строк в файле на значения реквизитов документа.
Поддерживается для файлов формата doc, docx, dot, dotx, odt, txt и html.
Настройка разных форматов файлов может быть выполнена в новом или старом интерфейсе. Новый интерфейс располагается в настройке вида документа на вкладке Шаблоны документа – Файлы. Здесь настраиваются файлы форматов doc, docx, dot, dotx. Старый интерфейс Настройка заполнения файла по умолчанию скрыт, вынести его можно через настройку навигации. Здесь настраиваются файлы форматов odt, txt, html.
Окно настройки имеет две вкладки. Вкладка Реквизиты позволяет выбрать реквизиты, значения которых должны подтягиваться в файл, указать количество экземпляров и задать формат (для типов Дата и Число). При выборе реквизитов поля в файле создаются автоматически.
Вкладка Скрипты предназначена для описания вывода типовых и дополнительных реквизитов в другой форме (в другом падеже, регистре, в составе динамического выражения и т.д.), а также реквизитов, отсутствующих в списке на вкладке Реквизиты. Для вывода результата выполнения скрипта предварительно в файле должны быть добавлены поля через вкладку «Разработчик» в MS Word или «Вставка» в OpenOffice/ LibreOffice.
Читайте продолжение статьи на сайте компании 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ