В цикле наших статей «Как запустить успешный строительный бизнес» мы рассказываем о том, на какие аспекты работы обратить внимание начинающим и опытным бизнесменам. Сегодняшняя статья посвящена документации в строительстве.
Какие виды документов распространены в строительстве?
- Изыскательная и исходная документация;
- Проектная документация;
- Сметная документация;
- Техническая документация;
- Исполнительная документация;
- Финансово-отчетная документация.
Все эти документы присутствуют в том или ином виде на каждой стройке. Давайте разберем каждый пункт и на что обратить внимание при работе в строительном бизнесе.
Изыскательная и исходная документация
За этим названием стоят все типы исходных данных по проекту: от простых обмеров помещений на листочке бумаги до сложных геологоразведочных работ. От того, насколько подробно сделаны изыскания зависит подготовка проектов и смет.
Начинающим предпринимателям мы советуем обратить внимание на тщательный сбор геодезических данных, проверку обмерных планов, получение у собственников копий свидетельств о собственности на объекты, градостроительные планы участков, кадастровые номера объектов и прочее.
Проверка всех этих документов позволит избежать непоправимых ошибок, например размещения зданий в недопустимой близости от границ участка или несоответствия типа здания разрешенному по градостроительному плану.
Проектная документация
Существует множество типов и стадий проектов. Именно проекты определяют качество и стоимость строительства. Иногда новички в строительном бизнесе воспринимают проектирование как утомительную и не прибыльную «обязаловку», и это является большой ошибкой. Заказчики же не любят платить за проектирование и тоже не понимают важность проекта, полагая, что все можно сделать «по месту» или решить по ходу стройки.
Как бы ни складывались обстоятельства, введите в практику составлять проекты для каждого объекта. Насколько подробно – решать вам, но воспринимайте проекты как ваш интеллектуальный капитал.
По мере развития вашей компании у вас будут копиться проектные решения для разных типов работ и сооружений. Эти бумаги очень облегчат и удешевят вашу работу в дальнейшем: типовые объекты можно будет осмечивать и строить очень быстро, передача знаний новым сотрудникам перестанет быть проблемой, субподрядчики будут работать без постоянного надзора прорабов. В итоге ваша конкурентоспособность и будет определяться тем багажом проектных решений, которые вы создадите в ходе работы.
Сметная документация
Сметы базируются на проектах, и создавать их вам поможет строительная программа Сметтер.
Внутренняя смета должна быть по возможности подробной, заказчику же часто лучше показывать несколько сокращенный вариант. В программе Сметтер можно составлять подробные типовые сметы за считанные минуты и настроить вид сметы для заказчика.
Посмотрите видеоролик о том, как составить смету всего за 45 секунд с помощью программы Сметтер:
Техническая документация
К этой категории документов относятся разные технические задания, технологические карты, характеристики и инструкции для применения материалов и оборудования.
Очевидно, что эти документы помогают исполнителям работать более качественно. Постарайтесь создать простые инструкции для рабочих по важным для вас видам работ. Тогда вместо того, чтобы каждый раз объяснять бригаде или прорабу технологию работы, вы сможете просто выдать письменную инструкцию. Эти инструкции тоже можно рассматривать как интеллектуальный капитал.
Исполнительная документация
Документы, которые фиксируют, что на самом деле было построено. Сюда можно отнести фото хода строительства, разные схемы того, где по факту были проложены коммуникации и так далее. В эту категорию также относят и акты освидетельствования скрытых работ и сведения о фактических объемах строительства.
Документация важна для подтверждения качества стройки, для облегчения возможных гарантийных работ (чтобы не искать, где, например, по факту проложен кабель на участке), для эксплуатации и для составления отчетных финансовых документов. Возьмите за практику обязательную фотофиксацию стройки и вызов заказчика на ключевых этапах для подписания актов освидетельствования скрытых работ. Все эти действия довольно просто делать в программе Сметтер. Так вы подтвердите качество и объемы вашей работы.
Финансово-отчетная и коммерческая документация
Никто не любит составлять акты для заказчика, а делать это необходимо регулярно: подписывая акты сдачи-приемки выполненных работ, вы фиксируете объемы, качество и стоимость работ с заказчиком.
Создавать акты сколь угодно часто вам поможет Сметтер: он собирает информацию со стройплощадок и сразу выдает готовый акт. Причем принцип формирование актов можно настроить с учетом ваших договоренностей с заказчиком: по твердым или фактическим ценам, по плановым или фактическим объемам.
Посмотрите видеоролик о модуле актирования в программе Сметтер:
К коммерческой документации относятся договоры и другие соглашения с заказчиком или прочими участниками строительства. Не стесняйтесь включать в договоры подряда все важные для вас условия: ответственный за охрану загородного объекта, ответственный за получение разрешения на строительство, кто согласовывает перепланировку и т.д. Если вы не укажете это в договоре, заказчик будет полагать, что вы все это сделаете самостоятельно и бесплатно.
Кстати, в строительной программе Сметтер есть типовой договор подряда, его можно взять за основу, модифицировать и загрузить в Сметтер в измененном виде. Тогда не только сметы, но и договоры будут создаваться очень быстро, со всеми суммами, сроками и реквизитами.
Вывод
Итак, видов документации в стройке много и каждый вид важен по-своему. Работа без документации непродуктивна, рискованна и тормозит развитие компании.
В создании множества сметных и финансово-отчетных документов вам поможет Сметтер. Он возьмет на себя множество рутинных документов и поможет уделить время творчеству и созданию качественных проектов, которые будут вашим интеллектуальным капиталом.
---
Хотите автоматизировать ваш бизнес? Попробуйте программу Сметтер. 14 дней полного доступа после регистрации.
Сметтер - это базы строительных расценок по России и СНГ, редактор смет, планирование, работа с закупками и работами, финансовая аналитика компании, строительные документы и акты документы в один клик.