Как я обмениваюсь договорами и прочими документами во время работы с клиентом

В последнее время — с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для пересылки я использую Диадок. А для того, чтобы ставить электронную подпись, — специальную флэшку с токеном, которую получил в МФЦ как ИП на упрощёнке (я работаю как индивидуальный предприниматель с 2011 года).

Если документ требует обсуждений и многоэтапных согласований (например, это может касаться приложений к договорам), я создаю его в гугл.доках, скидываю клиенту ссылку и мы вместе обсуждаем, комментируем и правим его в режиме онлайн.

Затем я экспортирую готовый документ к себе на компьютер и сохраняю в специальной папке, где для порядка храню всю документацию, разбитую по годам, видам деятельности и клиентам.

После этого я отправляю документ клиенту и прошу подписать его и отправить мне в Диадок (потому что исходящие отправки стоят денег, и я так ни разу и не оказался в ситуации, когда у клиента нет оплаченной системы ЭДО и платить нужно мне; а вот входящие документы — бесплатны).

Так мы пересылаем и подписываем договоры, акты, дополнительные соглашения. Выставленными счетами обмениваться через ЭДО не нужно. Достаточно отправить документ со счётом клиенту в мессенджере.

В случае, когда у клиента нет ЭДО, приходится распечатывать всё в бумажном виде, подписывать и отправлять по почте (или курьером, если мы в одном городе). Помимо документов, я отправляю также конверт с обратным адресом, чтобы бухгалтеру клиента нужно было просто получить от руководителя подписи в нужных местах, сложить мои экземпляры в конверт и отправить их мне обратно.

Если раньше, до работы с ЭДО, с момента согласования договора до оплаты могло пройти несколько дней, а то и недель (подписать и отправить договор, получить обратно подписанный экземпляр, после этого выставить счёт; и банки десять лет назад могли тупить в течение нескольких дней), то сегодня этот процесс занимает не больше часа.