Все проговаривайте дважды.
Почему?
К сожалению, до 60% информации человек усваивает через невербалику. Работая удаленно, команда лишается этих ценных 60%, а значит, их надо восполнить через доступную и понятную систему коммуникаций.
Что делать?
Вам нужно найти удобный для всех таск-менеджер. Важно, чтобы задачи не путались, не терялись, не дублировались. Все должно быть просто и прозрачно. Далее необходимо создать единое информационное пространство, куда будут выложены общие документы и все, что необходимо для комфортной работы. И самое главное правило: всегда просите сотрудников проговорить, как они поняли задачу, это сэкономит вам много времени, сил и нервов.
В итоге вы придете к постоянной нормальной системе принятия задач: задача ставится в таск-менеджере, сотрудник проговаривает, вы анализируете, правильно ли он понял, что от него ждут (один, два, три, в такие-то сроки), и, если все верно, — побежали работать! Если где-то есть недопонимание, проговариваем еще раз так, как удобно: устно, письменно, делаем инструкцию, снимаем видео… Для этого подойдет любой доступный вид коммуникации.
Самое сложное — загнать всю команду в единый таск-менеджер и заставить всех (!) участников процесса пользоваться им постоянно. Тут вам поможет только время и системность, а далее выработается привычка.
Единое информационное пространство и саммари принятых задач помогут вам убедиться в том, что все говорят на одном языке — языке вашего бизнеса.