Как только бизнес организации заметно развивается, то начинаются появляться и привычные проблемы роста. В продолжительном производственном процессе возникают сбои в точках соприкосновения различных зон ответственности, что приводит к конфликтам между подразделениями.
Вы нацелены отрегулировать взаимодействие между отделами, но не знаете, как это сделать?
Определите надобность
Прежде всего, следует определится, когда совместная деятельность отделов нужна, а когда в этом нет необходимости.
Самое главное - выстроить отношения среди отделов, которые работают совместно для получения наибольшей прибыли. К примеру, продажи и финансы или продажи и маркетинг.
Как правило беседа предпочтительнее изолированности. Но как ее построить?
Найдите подходящие инструменты
Гарантией успешного взаимодействия между подразделениями являются общие цели и единое информационное поле. Разумеется, этого нельзя достичь лишь одной убедительной речью генерального директора, здесь необходим полный набор различных средств.
Круглый стол руководителя с сотрудниками
Одним из самых известных и действительно эффективных инструментов является общее обсуждение гендиректора с руководителями подразделений. Это прекрасный способ напрямую сообщить им о текущих делах, промежуточных итогах, рассмотреть дальнейшие проекты и разрешить все возникающие проблемы. Далее начальники подразделений смогут оперативно предоставить информацию вниз по цепочке своим подчиненным так, чтобы она пришла к каждому работнику.
Один раз в три месяца все менеджеры могут встречаться, с намерением обсудить планы компании, что уже сделано, масштабные программы и результаты работы.
Для начальников отделов круглый стол необходимо проводить ежемесячно, с целью показать прогресс бизнеса, обговорить следующие задачи и обменяться знаниями успешных проектов. Это содействует открытому обсуждению и обмену опытом между отделами, позволяет сотрудникам расширить коммуникации и быть более осведомленными в области эффективных методов работы.
Проектная работа
Объединение работников из различных подразделений для работы над крупными проектами, бывает очень полезным. Данная форма работы сплачивает сотрудников из различных отделов, позволяя им внести в проект свои особые предложения.
Таким образом, осуществляется обмен знаниями не только внутри отделов, но и на уровне всей организации. Например, при проведение оптимизации документооборота, поможет уменьшить ошибки, расходы и влияние на окружающую среду при работе с документами.
Ротация персонала
Перемещение работников из одного подразделения в другое способствует повышению информационной открытости. Предоставление возможности горизонтального и межфункционального карьерного развития дает работникам шанс показать себя в различных направлениях.
Данная стратегия не только содействует потоку свежих идей и исключает «выгорание», но и настраивает сотрудников узнавать больше о деятельности других отделов, с целью планирования собственной карьеры.
«Открытые двери»
Недостаток культуры открытого общения между сотрудниками разных уровней, часто препятствует тесному взаимодействию между подразделениями. Здесь может помочь политика «открытых дверей».
К примеру, любой сотрудник всегда может задать вопрос другому сотруднику, вне зависимости от его отдела и должности и гарантированно получить ответ в течение 3-х дней.
Информационный внутренний портал
Веб-ресурсы тоже помогают продуктивному взаимодействию между отделами. С помощью внутреннего портала компании, любой работник может узнать, чем занимается каждый отдел и как делятся обязанности в организации.
Развлекательные мероприятия
Также особое значение имеют культурные мероприятия. Например, ежегодно организовывать «спортивный день». На нем сотрудники из разных отделов могут получить удобный случай пообщаться в неформальной обстановке, чтобы не только обменяться профессиональным опытом, но и получше узнать друг о друге. В последующем им станет комфортнее общаться и на работе.
Настройте коммуникации
При организации коммуникаций между отделами важное не уклоняться от сложностей, а оперативно и продуктивно их решать.
- Позаботьтесь о том, чтобы коммуникация в компании была выстроена максимально эффективно и проходила по цепочке от начальника к подчиненному. Считается, что обмениваться информацией — это простая и вполне понятная задача для любого руководителя, но на практике все иначе: начальники часто фокусируются в сторону решения бизнес-задач и откладывают на второстепенный план обсуждение c персоналом целей, планов и результатов работы компании. В подобный подход необходимо вносить изменения, так как бизнес-результаты любого работника находятся в прямой зависимости от того, насколько хорошо он информирован и осознает происходящее в компании.
- Также существует сложность с тем, что часть сотрудников не чувствуют необходимости делиться опытом и коммуницировать с другими отделами. Чаще всего они комментируют это тем, что в их должностные обязанности не входят такого рода задачи. Если вы столкнулись с такой ситуацией, попробуйте привлечь этих сотрудников в различные проекты и дать им побольше информации о деятельности компании. Стимулируйте их присутствие в командных мероприятиях и объясните им, как важно для них «быть в курсе» рабочих задач.
- Из-за несхожести в действиях разных возрастных категорий людей могут возникнуть трудности во взаимодействие подразделений. Большинство людей старшего поколения привыкли быть самостоятельными и не обращаться за помощью к сослуживцам без острой нужды, между тем молодежь порой даже чересчур активно втягивается в коммуникации. Попробуйте стимулировать первых и направлять энергию вторых в нужное русло.
- Очень много компаний, чтобы увеличить эффективность работы отделов, сознательно поддерживают конкуренцию между ними. Однако опыт доказывает, что такой подход приводит к нежелательным спорам, отсутствию желания делиться информацией и уменьшению производительности труда. Следовательно вместо конкуренции создавайте в вашей организации дух соревновательности, поощряя отделы не «бороться» между друг другом, а идти вперед и добиваться более лучшего. С таким подходом сотрудники будут более мотивированы и заинтересованы в работе, и никто не останется в проигрыше.
- Бывает, что попадаются работники, которые настолько сосредоточены на своей работе и не хотят делиться информацией с другими. Этим сотрудникам постарайтесь разъяснить, какие преимущества дает обмен и почему это важно для компании, а также для их профессионального развития.
Очень важную роль в бизнесе имеет работа в команде, как отдельного сотрудника, так и на уровне отделов и подразделений. Поощряйте обмен внутренней информацией и открытые диалоги, устраняйте преграды коммуникации, не игнорируйте проблемные зоны — и положительный эффект будет незамедлительным.