События последних нескольких лет перевернули привычный уклад во многих сферах жизни, включая рабочие отношения. Все больше компаний сознательно переходит на удаленный формат, оценив возможности, которые он открывает для сотрудников и работодателей. Экономия на аренде офиса и обустройстве рабочих мест, рост продуктивности исполнителей, возможность привлекать талантливых специалистов из других стран и городов — только часть из них. Рассказываем, как организовать и контролировать работу сотрудников на удаленке, как поддерживать у них позитивный рабочий настрой, как эффективно выполнять задачи, в том числе и в разных часовых поясах, какие инструменты можно использовать.
С какими проблемами сталкиваются сотрудники и работодатели на удаленке
Специалисты из разных сфер, которые трудятся в формате хоум-офис, сталкиваются с одними и теми же проблемами удаленной работы: слабой самодисциплиной, прокрастинацией, чувством ненужности в команде. Многим трудно разобраться в инструкции или задаче, если нет возможности задавать вопросы более компетентным коллегам или руководителю.Если оставить эти проблемы без внимания — не выстроить систему коммуникаций, забыть про онбординг, не мотивировать сотрудников и не поддерживать командный дух, — создать сильную удаленную команду и успешно управлять ее работой не получится.Удаленка — вызов не только сотрудникам, но и работодателям, поскольку в офисе легче оценивать продуктивность работников. Руководитель видит, кто из подчиненных опаздывает или тратит рабочее время на решение личных вопросов.Сложности с коммуникациями, контролем рабочего времени и управлением задачами сотрудников — только часть проблем, с которыми часто сталкиваются работодатели на удаленке. Однако все эти трудности решаемы, главное — запастись терпением и выбрать правильные инструменты для управления работой удаленной команды.
Плюсы работы из дома
Большая степень свободы, меньший стресс и экономия времени, которое не приходится тратить на перемещения между домом и офисом, — основные выгоды удаленки для сотрудников. Работать можно из любого места, где есть доступ к интернету, поэтому появляется возможность чаще путешествовать.Для работодателей в удаленной работе тоже много плюсов. Главные из них — можно набирать в команду талантливых специалистов из любой точки мира, быстрее расширять бизнес. Удаленный формат работы позволяет экономить на обустройстве рабочих мест, аренде офиса, оплате коммунальных услуг, клининга и эксплуатации инженерных систем.
Компьютер, веб-камера и гарнитура для видеозвонков, стабильный и быстрый интернет — необходимый минимум, который важно обеспечить сотруднику на удаленке. Если у кого-то нет ноутбука, принтера или другой техники, то ее предоставление — первая задача работодателя. Если специалисту для работы нужен платный специализированный софт (например, программа для видеомонтажа), то его подключение, оплату и обслуживание также берет на себя компания.Чтобы ставить офисным и удаленным сотрудникам задачи и контролировать их выполнение, обмениваться документами и управлять бизнес-процессами, подключите и настройте CRM-систему. Важно, чтобы в ней были все инструменты, необходимые для дистанционной работы, — от таск-менеджера и командных чатов до ЭДО и встроенного сервиса аналитики.Чтобы совместно работать над задачами, управлять бизнес-процессами и продуктивно общаться, используйте возможности современных CRM-систем. В них предусмотрены таск-менеджер, учет рабочего времени, чаты для командного общения, видео- и аудиозвонки, отчеты, моментальный документированный обмен информацией, возможность загрузки файлов в облако и другие полезные функции. Все инструменты находятся в одном рабочем пространстве — удаленным сотрудникам не потребуется непрерывно переключаться между разными сервисами.
Инструменты коммуникации с сотрудниками
Другой ключевой момент — возможность выстроить удобную систему коммуникаций и управления удаленными сотрудниками. Ведь при таком формате обсуждать рабочие моменты, делиться корпоративными новостями и ставить задачи вы будете, находясь по разные стороны монитора.
Первое, с чем нужно определиться, — система взаимодействия между участниками команды и руководителем. Разработайте инструкцию, как именно вы будете общаться, в каких форматах и насколько часто. Например, у agile-команд можно позаимствовать практику начинать рабочий день с короткой планерки, в ходе которой руководитель делится планами, ставит задачи, проводит мозговые штурмы, а сотрудники задают вопросы. Обсуждать совместную работу можно в проектных чатах. В конце каждого месяца полезно подвести итоги, обсудить проблемы и достижения всей команды и отдельных участников, озвучить планы на следующий период.
Важное правило, которое повысит продуктивность удаленной работы — использовать только согласованные каналы связи. Объясните сотрудникам, что общаться в Telegram, созваниваться в WhatsApp, а отправлять документы на электронную почту — плохая идея. Храните всю информацию по работе команды в одной системе в упорядоченном виде. Дополнительный плюс такого подхода в том, что в любой момент в пару кликов можно найти нужный файл или документ.
Чтобы избежать путаницы, выберите один основной канал связи и один запасной. Основной используется для решения и обсуждения всех рабочих вопросов. Запасной — для экстренной связи, если по какой-то причине пропадает доступ к главному каналу.
В качестве запасного канала связи используйте телефонные номера. Введите за правило, что им можно пользоваться только в том случае, если основной канал связи (например, проектный чат в CRM-системе) стал временно недоступен.
Важно, чтобы у платформы для совместной работы распределенных команд была мобильная версия — это позволит всегда оставаться на связи и быстро отвечать на сообщения. Это особенно важно, если сотрудники работают в разных часовых поясах. В случае форс-мажора специалист сможет быстро подключиться к задаче, даже если он находится вдали от компьютера. У Битрикс24 есть мобильное приложение, адаптированное под iOS и Android, в котором доступны те же функции, что на сайте и в десктоп-версии. Чтобы войти в систему, достаточно ввести логин и пароль от Битрикс-аккаунта.
Как настроить коммуникацию в распределенной команде
Составьте инструкцию, как правильно общаться онлайн, и донесите ее до всех сотрудников:
- Расскажите, какие сервисы и приложения нужно установить обязательно, в какое время будут проходить регулярные обсуждения. Оставьте контакты руководителей и ответственных за проекты для экстренных случаев.
- Четко обозначьте, какой рабочий чат является основным для всех сотрудников компании без исключения. Публикуйте в нем новости, сообщайте о форс-мажорных ситуациях, предупреждайте о срочных созвонах. Главное правило — ничего не обсуждать. Пусть общий чат работает по принципу доски для объявлений.
- Перечислите, какими чатами могут пользоваться разные отделы для работы над внутренними проектами. Отдельно создайте чат для неформального общения. У IT-специалистов, бухгалтеров, маркетологов, аккаунт-менеджеров должны быть отдельные чаты — это ускорит взаимодействие и позволит не отвлекать остальных коллег от работы. Аналогично обстоит ситуация с неформальным общением: пусть у команды будет отдельный чат для обмена шутками, фотографиями и обсуждения новостей.
В Битрикс24 можно создавать открытые и закрытые чаты. К открытым имеют доступ все сотрудники — в них сообщают информацию, которая актуальна для всей команды. Закрытые чаты создают для разных отделов и проектных команд. Во всех чатах доступны разные стили оформления текста, набор эмодзи, прикрепление файлов, отправка войсов, цитирование, упоминание участников. - Отправить сообщение в чат и поставить задачу — не одно и то же. Если на созвоне или в переписке достигнуты договоренности, отмечайте их в совместном виртуальном планере. Действует универсальное правило — если задачу поставили в чате, но не внесли в таск-менеджер, задачи нет.
Систематизируйте документы и файлы, с которыми работает команда. Храните всю информацию в облаке, чтобы исполнители могли открыть, просмотреть и отредактировать файлы в любое время и с разных устройств. Разграничьте доступ к папкам и документам, чтобы он был только у тех, кто с ними работает.Полезный инструмент для удаленной работы — база знаний. В ней вы сможете сохранять всю полезную информацию для команды — от регламентов планерок и онбординга до пошаговых инструкций по работе с разными сервисами.
Какой режим установить для удаленного сотрудника
Удаленная работа — не фриланс, поэтому важно сразу обозначить правила работы вне офиса. Если вы переводите сотрудников из офлайна, то оставьте тот же режим работы, который действовал в офисе.
Если создаете удаленную команду с нуля, сразу обозначьте, во сколько рабочий день начинается и во сколько он заканчивается. Если сотрудники работают в разных часовых зонах, введите правило, что встречи можно ставить в определенное время — например, с 11:00 до 14:00 по Москве. В календаре оставьте эти часы свободными для бронирования встреч, а остальные заблокируйте.
Подходы к учету рабочего времени в разных организациях могут отличаться. Если в компании действует строгая политика конфиденциальности и введена повышенная ответственность за выполнение задач, сотрудников контролируют вплоть до отслеживания истории поиска в браузере. Это не всегда прихоть руководства — в некоторых сферах бизнеса за ошибки и утечки информации приходится платить высокую цену.
Если же вам в первую очередь важен результат, предоставьте сотрудникам возможность самостоятельно планировать рабочее время, не устанавливайте жестких рамок. Отслеживать продуктивность можно при помощи таск-трекера.
Для подсчета количества отработанных часов используйте сервисы учета рабочего времени. Можете скачать понравившийся тайм-трекер или использовать счетчик, встроенный в CRM. Принцип работы всех сервисов во многом схож: утром сотрудник садится за компьютер запускает учет времени, в конце — завершает рабочий день. Если он отлучается на кухню сварить кофе, общается по телефону по личным вопросам или уходит на обед, он нажимает на «Стоп» или «Перерыв», а при возвращении к работе — на «Продолжить».
Другой вопрос — количество и продолжительность перерывов. По закону стандартный рабочий день длится 8 часов и предполагает один перерыв длительностью 45 или 60 минут. Если сотрудник работает в день только 4 часа, то делать перерыв на обед или нет — решает руководитель. Если потребности в строгом контроле нет, предоставьте сотруднику возможность использовать 1–2 часа рабочего времени для решения личных вопросов. Такая гибкость выгодна всем — вам не потребуется оформлять официальный отгул, а подчиненный не будет мучиться зубной болью до выходных.
Удобно, когда рабочий день начинается совместным обсуждением планов и заканчивается подведением итогов — это дает возможность контролировать режим. Однако помните, что иногда большое количество созвонов вредит рабочему процессу, поскольку они отвлекают участников команды от прямых задач. Альтернатива — отчеты о проделанной работе за день, неделю и месяц. Это отличный инструмент мониторинга продуктивности сотрудников, который позволяет отслеживать сроки выполнения текущих работ и планировать будущие.
Планирование рабочих задач
Залог успешной удаленной работы — грамотное планирование. Оно открывает возможности для эффективного контроля дедлайнов и управления задачами сотрудников.Чтобы исполнители точно знали, что и когда они должны сделать, используйте виртуальные планировщики:
- Таск-трекер. Полезный инструмент, в котором руководитель может распределять индивидуальные и групповые задачи и устанавливать сроки начала и окончания работы. Задачи ставят внутри проектов, которые могут быть внутренними (например, размещение статей в блоге компании) и клиентскими. Для оценки скорости работы и продуктивности исполнителей в некоторых программах есть функция учета времени.
Задаче можно присвоить ответственного и нескольких соисполнителей, а также наблюдателей, которые контролируют процесс выполнения. Все действия в задачах остаются в истории изменений. Исполнители могут общаться между собой в комментариях. - Канбан. Виртуальная доска с простым интерфейсом — то, что нужно для распределения поручений и сбора идей в одном месте на удаленке. Можно создавать индивидуальные и общие пространства (для совместной работы над проектом).
- Календарь. Еще один инструмент для управления задачами и событиями. Возможностей для визуализации в нем намного меньше, чем в CRM-системах в целом. Им есть смысл пользоваться в том случае, если вся система коммуникаций в команде целиком построена на инструментах Google.
Выберите планер, который будет одинаково доступен, понятен и удобен для всех удаленных сотрудников. Чтобы ничего не упустить, отмечайте в нем все задачи по управлению распределенной командой, включая мелкие единичные поручения.
Система контроля
На удаленке важно контролировать не столько присутствие сотрудника на рабочем месте, сколько качество и сроки выполнения им задач. Главное — установить достижимые дедлайны и отслеживать их соблюдение. Крупные задачи можно разделять на промежуточные и для каждого мелкого поручения устанавливать свой срок.Введите правило, что каждый сотрудник должен своевременно отчитываться о выполненной работе — например ежедневно вносить изменения в виртуальный планер. Также можно оценивать эффективность работы — насколько часто сотрудник вносит изменения в задачи, закрывает их, соблюдает дедлайны. Для повышения уровня самодисциплины и объективной оценки продуктивности полезно ввести практику еженедельных и ежемесячных отчетов. По понедельникам сотрудник может отправлять руководителю план работы на неделю.Одна из удобных систем контроля удаленной работы — таск-трекер. С его помощью можно не только сохранять текущие и будущие поручения, назначать исполнителей и вести списки дел, но и контролировать своевременность их выполнения.Система автоматически собирает информацию и в наглядной форме показывает, сколько времени у сотрудника уходит на выполнение задач, какие из них закрыты, просрочены или находятся в работе. Можно сделать выборку за нужный временной период. Это отличная возможность увидеть, кто из удаленных исполнителей работает продуктивно, а кто — вовсю прокрастинирует и в течение дня систематически отвлекается на личные дела.
Поддержание командного духа
Поддерживать рабочий настрой труднее, когда нет возможности собраться за одним столом на мозговой штурм, устроить корпоратив и поделиться мыслями с коллегами в обеденный перерыв.Однако сложно — не значит невозможно. Есть способы сплотить сотрудников на удаленке. Вот несколько рекомендаций, которые помогут поддерживать командный дух:
- Чат хороших новостей. Создайте групповой чат, в котором сотрудники смогут делиться всем, что их радует и вдохновляет. Это может быть что-то простое и не связанное с работой — обмен забавными мемами на злобу дня, фотоотчетами из отпуска, смешными историями. Конечно, это не самый важный инструмент для работы, но он отлично объединяет сотрудников, снижает стресс, помогает разрядить обстановку.
- Мозговые штурмы. Такие мероприятия, пусть даже и в онлайн-формате, поддерживают командный дух не хуже, чем обсуждения идей в офисе.
Используйте для их проведения видеоконференции и видеочаты. В процессе созвона можно включить демонстрацию экрана и провести яркую презентацию. - Честная обратная связь. Хвалите сотрудников, которые быстро и качественно выполняют поставленные задачи, оставляйте комментарии к выполненным поручениям, публикуйте дайджесты о событиях, которые происходят в компании, — все это отлично мотивирует и укрепляет командный дух.
- Неформальное общение онлайн. В период адаптации к удаленке сотрудникам особенно остро не хватает личного взаимодействия с коллегами и живого общения. Помочь команде лучше узнать друг друга и преодолеть психологические сложности помогут онлайн-активности — например, совместные занятия йогой, викторины и челленджи.
Кстати, у нас есть свой журнал! Заглядывайте, там тоже много полезного: https://www.bitrix24.ru/journal/
