Трюки, которые Вы видели выполнялись под надзором профессионалов. Попытайтесь повторить самостоятельно!
Приступаем к решению нашей «технической задачи» с другой стороны. В предыдущей части мы рассмотрели, как можно при оформлении ГСМ избежать оплаты НДС и налога на прибыль.
Теперь дело за малым, отбить сотрудника от НДФЛ, а организацию от страховых взносов.
3. Сотрудник, который отправляется в командировку не должен платить НДФЛ и взносы с ГСМ!
Рассуждаем дальше, напрашивается вариант с оформлением компенсации расходов сотруднику ГСМ, но как это сделать? Как выстроить ценообразование такой компенсации, если сотрудник ежемесячно расходует разное количество бензина, а ограничивать его в своих тратах не хочется. Ведь кому оплачиваются в наших организациях такие расходы? Верно, администрации: генеральному директору, исполнительному директору, главному инженеру, менеджеру по продажам. Одним словом, ставится задача бухгалтеру – исполнить трюк с ГСМ таким образом, чтобы и компенсация расходов была по факту ежемесячной и ценообразование было логичным и документально закрепленным с сотрудником. При этом постановочная часть трюка, как Вы понимаете руководство не интересует.
Ведь сталкивались с такой задачей? И как, многие из Вас ее смогли решить (реализовать) и использовать на практике?
В любых схемах, которые мы Вам предлагаем все должно выглядеть легко и непринуждённо. Налоговый инспектор должен Вам поверить. А значит наша задача максимально корректно в рамках законодательства составить и продумать ежемесячную документацию, чтобы никогда не услышать в след фразу: НЕ ВЕРЮ!
Приступаем к решению.
Итак, как нам надо с сотрудником поступить, чтобы он не платил нам ГСМ деньгами? Продолжим по кирпичику строить «схему».
С сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору на разъездной характер работы. Это потребуется разумеется не в случае с командировкой, а если 3 вариант будет выбран в случае компенсации сотруднику расходов ГСМ при использовании личного транспорта ежедневно.
Следующий документ, который необходимо подготовить – дополнительное соглашение, в котором закрепить сумму компенсацию сотруднику ГСМ и ГЛАВНОЕ объяснить это ценообразование, сопроводив расчетом.
(*шаблон такого соглашения можно приобрести, связавшись с администратором телеграм-канала проекта «Занимательная бухгалтерия»).
При наличии таких документов, бухгалтеру остается провести в бухгалтерском учете стандартные операции.
Начислена компенсация ГСМ за использование автомобиля в служебных целях (по дополнительному соглашению).
Д91-2 Не принимаемые к НУ К 73,03 Начислена компенсация за использование а/м
Проведен взаимозачет:
Д 73,03 Физ лицо К 76,09 Физ лицо (ГСМ) – взаимозачет (см. ЧАСТЬ 2 Запрягаем долго, ездим быстро, а тормозим, вообще страшно!)
Те из Вас кто подзабыл, а что вообще такое компенсации сотруднику делаю сразу «экскурс» в теорию вопроса.
Ссылку на статью в Главбухе привожу в помощь:
Выдержка из статьи:
«Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2023 году
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2023 году учитывается в налоге на прибыль, с нее удерживают НДФЛ и перечисляют страховые взносы. Но только при определенных условиях. Смотрите, как рассчитать компенсацию, как ее начислить и учесть при налогообложении.
Новые нормы для компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях в 2023 году
Минфин не поддерживает предложение пересмотреть нормы компенсаций, в пределах которых они признаются расходом для целей налога на прибыль и для УСН. Такой ответ ведомство дало в письме от 02.10.2020 № 03-03-06/3/86372. Причина – нельзя допустить снижение поступлений налогов в бюджет. Текущие нормы компенсаций за использование автомобиля сотрудника утверждены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92, то есть почти 20 лет назад.
По этим старым, но действующим нормам, если объем двигателя легкового автомобиля не превышает 2000 куб. см, то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц.
Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов. Слишком высокую сумму компенсации налоговики посчитают скрытой зарплатой, доначислят НДФЛ и взносы.
Когда работодатель должен начислить компенсацию за использование личного авто
Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п. Эксплуатация автомобиля работника должна быть обусловлена его должностными обязанностями (например, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами). Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 ТК обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
Как рассчитать компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2023 году
Размера компенсации за использование личного автомобиля официально нигде нет. Более того, нет и никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве.
Пропишите формулу расчета и сумму компенсации в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном приказе. Методику расчета разработайте самостоятельно (**или обращайтесь к нам).
В частности, работодатель вправе приравнять сумму компенсации к стоимости услуг такси, каршеринга или аренды транспортного средства в местности, где эксплуатируют технику. Можно взять за основу также нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. (** об этом я вам ваше и писала).
В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел. Для расчета компенсации используйте данные: износа и срока полезного использования машины; интенсивности использования; о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ. Чтобы посчитать износ, используйте правила бухучета по амортизации автомобилей. Как определять, насколько интенсивно используют авто, в законодательстве не сказано. Установите такой порядок внутри организации отдельным приказом или соглашением. Например, можно разделить поездки по городу и вне его пределов. Можно учитывать тип поездок – курьерские, доставка груза, встречи с клиентами и пр. Параметры интенсивности организация вправе определить самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.» (С)
Надеюсь, информацию привела полезную и все вспомнили, если грамотно подготовим документы с расчетами – то сумма компенсации может быть значительной, и не ограничиваться 1200/1500, а нам этого и не надо. В данном случаем для выполнение нашей задачи нам надо избежать доначисления НДФЛ и взносов. Что собственно мы и делаем. Легко и не напрягаясь.
Теперь еще раз перепроверим себя, все ли мы пункты в задачке решили и о чем еще не поговорили:
1. Минимизация налогов: Прибыль, НДС, НДФЛ и взносы не оплачиваем.
2. По документам, что необходимо подготовить:
· Договор купли-продажи;
· Доп.соглашение к трудовому договору на компенсацию за использование личного транспорта;
· Ежемесячные соглашения с сотрудником по расчету компенсации;
· Путевые листы. Ежемесячные с формулировкой – сотрудник ездил по городу, проверяющие нас контролирующие органы и аудиторская компания в голос сказали – делать не обязательно, т.к. разъезды подтверждены доп. соглашением, а расценки компенсации за ГСМ закреплены в доп. соглашениях. Более того Ведь цель путевого листа – в подтверждении расхода. А если его сделать не принимаемым, то налоговой мы становимся не интересны.
· что можно было еще «выжать» из этой ситуации – признать в расход по налогу на прибыль от 1200 до 1500 рублей с а/м. Но стоит ли признавать «мелкий бисер» в угоду изображения «липы» путевых листов. Думаю, ответ очевиден. НЕТ.
И теперь привожу сводную таблицу по проводкам, общее решение нашей задачи:
Коллеги, заканчивая блок статей по оформлению компенсации за использование автомобилей в личных целях хочу сказать – использовать ли вам «каскадерские трюки» предложенные нами или рисовать «липу» по путевым листам выбор каждого главного бухгалтера.
Схема, предложенная нами, опробована. Пройдены аудиторские и налоговые проверки.
Надеюсь, статья была полезной!
Присоединяйтесь на мой канал в телеграм:
А так же закрытый чат, в который по запросу предоставляю доступ бухгалтерам.
С уважением, «Занимательная бухгалтерия».
и ваша Елена Д.