Работа отдела кадров — это масса бумаг, которые нужно грамотно составить, вовремя подписать и довести информацию до лиц, указанных в документах. Облегчить процесс позволяет введение ЭДО (электронного документооборота). Встает вопрос: с чего начать?
1C-ЭДО (Электронный Документооборот)
Кому это нужно?
При внедрении нового важна мотивация. Изначально нужно понимать, какую практическую пользу принесет введение кадрового ЭДО. На практике выигрывают все:
- Компания повышает имидж и приобретает удобный инструмент для автоматизации HR-процессов.
- У сотрудников появляется возможность оперативно получать информацию и документы, не посещая офис. Это особенно удобно, если отдел кадров находится в другом городе или по иному адресу, чем основные цеха.
Больше всех выигрывает кадровик. С внедрением КЭДО он сможет:
- систематизировать документы по выбранным параметрам, делать отбор по сотруднику, формировать отчетные данные для контролирующих структур в течение нескольких минут;
- организовать хранение документов, защитив их от несанкционированного доступа и утраты;
- просмотреть историю документа от момента создания до архивирования.
Введение ЭДО создает удобство для взаимодействия с сотрудниками вне зависимости от места нахождения сторон.
Как перейти на КЭДО?
Внедрение любого цифрового продукта строится на “3 китах”:
- методология;
- технология;
- персонал.
Нужно изначально заложить основы, чтобы система работала.
Методология
В процессе разработки методов должны быть заложены правовые основы, особенности кадрового учета. Поэтому к работе подключаются юристы, кадровики, специалисты IT-отдела. При их участии разрабатывается перечень документов и оговаривается привязка электронной подписи.
Результатом совместной работы является:
- положение по КЭДО;
- соглашение о присоединении сотрудников к кадровому электронному документообороту;
- приказ о переходе;
- новые процессы.
В положениях о введении КЭДО определяются роли участников, формы документов, участки, электронные подписи.
Технология
Компания 1С предлагает ряд программных продуктов, помогающих внедрить КЭДО:
Последний продукт — сервис 1С, где сотрудники могут получать информацию и заказывать справки.
Сотрудники
Для взаимодействия внутри компании и с проверяющими структурами потребуется:
- выстроить систему и структуру движения документов;
- заказать электронные подписи;
- подписать соглашения с сотрудниками;
- издать приказ;
- начать работу с пилотной группы;
- тиражировать процесс;
- организовать работу техподдержки.
На это уйдет время и средства, но результат порадует.
Работа с кабинетом сотрудника
Первый шаг перед началом работы — установка корневого сертификата. Его нужно скачать. При подключении в КЭДО формируется электронная подпись сервиса. Это и есть корневой сертификат. Он скачивается в разделе “Администрирование”, затем устанавливается и сохраняется.
Следующий шаг — формирование электронной подписи сотрудника. Администратор системы устанавливает флажок “Напоминать об отсутствии подписи”, чтобы сотрудники видели, что нужно сформировать сертификаты. В “Профиле” мобильного приложения нужно выбрать “Мои данные”, создать и сохранить подпись.
Далее в настройках в разделе “Зарплата” нужно установить флажок “Используется кадровый ЭДО”. В разделе “Администрирование” следует установить флажок об использовании электронной подписи.
Специалисты предлагают начинать переход с самых простых документов, что позволит сделать внедрение плавным и комфортным для всех пользователей системы.