В системе 1С:Комплексная автоматизация можно вести разные виды учета:
- Регламентированный,
- Производственный,
- Зарплатный,
- Оперативный,
- Финансовый.
При этом ключевая задача программы – получение руководителями подразделений и компании в целом данных для анализа и принятия необходимых управленческих решений.
В статье рассмотрим ключевые отчеты в 1С:Комплексная автоматизация и их настройку, а именно:
- Основные отчеты для руководителя;
- Основные отчеты для контроля взаиморасчетов;
- Отчеты складского контура;
- Общую структуру отчетов;
- Влияние общих настроек системы и прав доступа на отображение отчетов;
- Настройку отчетов;
- Возможности работы с дополнительными отчётами.
Отчеты для руководителя
Можно выделить три основных отчета для руководителя, они все доступны сразу при установке программы 1С:Комплексная автоматизация:
- Отчет "Доходы и расходы предприятия". Он показывает сформированный доход или расход по конкретной статье за период, в нашем случае за месяц.
Вид отчета можно изменить, пример на скриншоте ниже. В новой форме отчета отражены те же статьи доходов и расходов, но уже в разрезе подразделений за определенный период. Например, можно проанализировать сумму списания товарно-материальных ценностей по конкретному складу за месяц.
- Отчет "Финансовые результаты". Он также показывает сформированные доходы и расходы в рамках статей, но по направлениям деятельности.
На скриншоте выше в отчете "Доходы и расходы" два отдела продаж – это два разных подразделения, в рамках которых анализируем расходы, например, по статье "Реклама в СМИ". При этом, оба подразделения входят в направление деятельности "Оптовые продажи". Здесь также есть статья "Реклама в СМИ", она показывает сумму расходов обоих отделов продаж.
Отчет "Финансовые результаты" помогает анализировать данные для оценки эффективности работы по направлениям деятельности. Например, так можно выявить убыточные направления деятельности и предпринять какие-то действия: сократить, переформировать и так далее.
- Отчет "Валовая прибыль предприятия". Здесь приведены итоги продаж:
— По подразделениям,
— По менеджерам,
— По группам аналитического учета, если они используются в системе.
Отчеты для контроля взаиморасчетов
В меню Раздела "Продажи" – Отчеты по продажам – подраздел "Расчеты с клиентами" можно выделить три основных отчета:
- "Ведомость расчетов с клиентами"
- "Задолженность клиентов",
- "Карточка расчетов с клиентами".
Посмотрим на "Ведомость расчетов с клиентами".
Здесь отражены данные по клиенту, контрагенту, договору. Видно начальный остаток – долг клиента, а также наш долг – сумму, на которую нужно произвести отгрузку товаров. В ведомости также есть вся информация, влияющая на взаиморасчеты: авансы, заказы и отгрузки.
В отчетах по закупкам есть подраздел "Расчеты с поставщиками" и три отчета, которые зеркально отображают картину:
- "Ведомость расчетов с поставщиками",
- "Задолженность поставщикам",
- "Карточка расчетов с поставщиками".
В "Ведомости расчетов с поставщиками" наш долг – деньги, которые мы должны оплатить по заказу поставщика, а долг поставщика – сумма, на которую поставщик должен нам поставить товары или услуги. Также здесь отражается, что было заказано, поставлено, зачтено и оплачено.
При этом, задолженность можно посмотреть отдельно в отчете "Задолженность поставщикам". Здесь отражается наш долг, сальдо долга, планируемые и просроченные оплаты.
В системе есть возможность вести сроки оплаты и отслеживать задолженность по срокам. Соответственно наличие задолженности поставщику значит просроченную оплату, поскольку по условиям могут быть отсрочки.
Отчеты складского контура, отчет ТМЦ в 1С
Популярный запрос заказчиков – контроль товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В отчетах в разделе "Склад и доставка" есть особенности, которые мы разберем на примере.
Сформируем "Ведомость по товарам на складах", она показывает ТМЦ на складе.
Здесь есть номенклатурная позиция "Банка", конечный остаток – 20 штук. Однако при попытке оформить документ "Заказ клиента" на 20 штук в поле "Доступно" отражается только 9. (Поле "Доступно" появилось в релизе 2.5.7).
Возникает вопрос: "Почему нельзя нажать действие "Отгрузить", хотя по отчету 20 штук есть на складе?".
Ответ есть в отчете "Остатки и доступность товаров" – он показывает все манипуляции с выбранными номенклатурными позициями.
В отчете мы видим, что в наличии на складе действительно 20 штук. Но 10 из них уже отгружаются – есть заказ клиента, где по этой номенклатурной позиции указано действие "Отгрузить". В следующим столбике видно, что в резерве находится одна штука, поэтому суммарно доступно как раз 9 штук. Так отчет "Остатки и доступность товаров" помогает сориентироваться, что именно происходит с позициями на складе.
Нажав правой кнопкой мышки на позицию, выбираем команду "Расшифровать" – "Заказ на отгрузку".
В результате нам откроются заказы с номенклатурной позицией "Банка".
В заказе еще не оформлена реализация, но процесс отгрузки уже запущен. В другом заказе одна штука с действием "Зарезервировать на складе".
Что можно сделать с этими данными? Если у менеджера происходит отгрузка, которую он считает важнее, чем у коллеги, то посмотрев во вкладке "Дополнительно" ответственного за заказ менеджера и автора документа, можно попросить перенести резерв. Например, если еще есть время закупить или произвести новый товар.
Общая структура отчетов в 1С
В системе 1С:Комплексная автоматизация есть большое количество отчетов, и для удобства они разделены по нескольким видам в зависимости от расположения:
- Отчеты в разделах
Например, в разделе "Закупки", перейдя по ссылке "Отчеты по закупкам", мы увидим список отчетов с отбором конкретно по направлению закупок. Аналогично и с другими разделами системы.
- Отчеты в журналах;
Практически в каждом журнале есть кнопка с диаграммой "Отчеты". Нажав на нее, вы получите доступ к списку отчетов. Соответственно, отбор идет по журналу документов: если мы открываем заказы клиентов, то отчеты будут по направлению продаж.
При этом, отчеты будут формироваться по документу, который мы выберем в самом журнале. Соответственно, если выделен конкретный заказ, то отчеты будут выводиться по нему.
Обратите внимание, что отчеты для журналов отличаются. Например, "Заказ клиента" и "Документы продажи" относятся к одному направлению – продажам, но списки отчетов отличаются.
- Отчеты в документах;
Принцип схож с отчетами в журналах: по кнопке "Отчеты" есть список отчетов с отбором по данным из документа. Например, сформировав отчет "Карточка расчетов с клиентами" из документа "Заказ клиента", мы получим отчет с отбором по клиенту "Бытовая техника".
Отчеты по документам также различаются в соответствии со спецификой.
- Все отчеты;
В системе 1С:Комплексная автоматизация есть место, где находится весь список отчетов. Гиперссылка находится в каждом разделе в самом низу страницы.
При нажатии на гиперссылку открывается рабочее место "Отчеты". Слева – список разделов, справа – список отчетов, который выводится в зависимости от раздела.
Если вам нужен какой-то отчет, но вы не помните раздел, то можно выбрать "Все разделы" и в поисковой строке записать наименование отчета. В таком случае поиск отчета происходит по всей системе.
Отображение отчетов в 1С
Часто пользователи обращаются к нам: "Точно знаю, что в системе есть определенный отчет, но не могу его найти". Есть два варианта, почему так происходит:
- Часть функционала в системе можно включить или отключить в общих настройках.
Например, в компании вы не используете переработку на стороне, функционал в системе отключен – и в разделе "Производство" отчетов по этому блоку не будет.
Соответственно, при выборе функционала в общих настройках отчеты появятся.
- Ограничение прав доступа.
Если вы видите, что у коллеги отчет есть, а у вас нет, то можно обратиться к администратору системы или к специалисту, который занимается внедрением и настройкой. Дело может быть в правах доступа пользователей.
На скриншоте типовая группа доступа "Менеджер отдела продаж": у нее типовой профиль "Менеджер по продажам" и список пользователей.
В этом профиле есть перечень ролей, определяющих, что может делать и видеть пользователь системы.
Например, "Отчеты раздела "Склад" – это отдельная роль.
Соответственно, если чего-то нет, то нужно проверить права пользователя и набор ролей. Если регламент работы сотрудников позволяет, то изменение прав позволит видеть одни и те же отчеты.
Однако чаще просят что-то исключить. Есть большой список типовых ролей, которые пользователь может настроить в системе. Если типового функционала недостаточно, то запрос можно решить доработкой системы.
Полную версию статьи с рассказом о возможностях настройки отчетов в 1С:Комплексная автоматизация читайте на нашем сайте.