Когда я был начинающим руководителем, одной из главных проблем был недостаток самооценки. Помню свое первое совещание: дрожащий голос, растерянность во взгляде, незнание, куда деть руки и так далее. Огромный стресс, бессонница, разочарование в себе, новой должности – спутники первых дней моего руководства. Далее, по мере приобретения опыта и накопления уверенности в себе, эмоциональное самочувствие у меня стало выравниваться. Главным спасательным кругом того периода была установка думать сначала о содержании и достижении результата, а потом о своем волнении и страхе. Эти рекомендации я потом не раз давал начинающим руководителям. В то же время у меня родился и тезис, что для конструктивного управления и экологичного поведения и самочувствия уровень самооценки руководителя должен перекрывать уровень ответственности и стрессогенности должности.
Очевидно, что для достижения уверенности в себе в первую очередь нужна компетентность, знание того, что и как делать. Я бы выделил несколько контекстов компетентности, необходимых для начинающего руководителя.
Во-первых, это компетентность в проведении совещаний, ибо совещание – главный инструмент управления. Они могут быть планировочными, организационными, контрольно-координационными, эвристическими и т.д. Дам несколько рекомендаций.
- Ознакомьтесь с текущими проектами и делами подразделения, отчетными по времени мероприятиями. В соответствии с этим составьте повестку дня совещания. Без повестки не проводите ни одного совещания, никогда. Определите дату и час совещания с учетом циклограммы деятельности организации, корпоративным тайм-менеджментом.
- Определите круг лиц для участия в совещании, если оно не будет общим для всего подразделения.
- Разошлите повестку, время и место проведения совещания его участникам.
- Если кому-то следует подготовить выступление по пункту повестки, укажите в повестке выступающего и регламент совещания.
- К каждому пункту повестки продумайте предварительный ожидаемый результат, иногда нужен проект постановления.
- Во время самого совещания сценарий такой:Приветствие, оглашение повестки дня
- Задаём вопрос: будут ли замечания или дополнения к повестке.
- Если есть, ставим на голосование, если нет, начинаем работать по повестке. Выбираем секретаря, который будет вести протокол совещания.
- Обсуждаем пункты повестки по очереди: предоставляем слово выступающему, просим высказаться остальных, подводим итог по вопросу и формулируем его в виде решения по данному вопросу.
- Когда вопросы повестки исчерпаны, спрашиваем, будут ли замечания, дополнения или информация для членов совещания. Если нет, совещание объявляется закрытым. Руководитель благодарит участников и просит продолжить работу.
- После совещания протокол подписывается и прикладывается в папку документов подразделения. Список принятых решений с назначением ответственных за их реализацию рассылается участникам совещания.
- Порученные дела вписываются в матрицу контроля подразделения.
Во - вторых, это компетентность в общем списке задач и дел руководителя подразделения. К таким задачам и делам можно отнести следующие, руководитель должен:
- Планировать систему работы подразделения и организовать его работу
- Ставить цели подчинённым и убеждаться, что они их поняли верно
- Обеспечивать условия выполнения работы ресурсами (время, оборудование)
- Контролировать деятельность подчинённых разными способами
- Координировать деятельность подчинённых
- Предоставлять подчинённым обратную связь об их работе и состоянии дел, оценивать работников
- Передавать работникам чувство ответственности и наличия контроля
- Учить и развивать подчинённых
- Поддерживать свой авторитет и хорошую репутацию
- Подавать личный пример в деятельности и отношении к делу, людям и организации
- Создавать деловой психологический климат
- Профилактировать и разрешать и конфликты
- Стимулировать подчинённых к труду, развитию, настраивать на работу
- Признавать значимость подчинённых, уважать и поощрять их
- Формировать у подчинённых лояльность к организации
- Формировать у подчинённых инициативу
- Проводить самоанализ деятельности и своего стиля управления
В третьих, руководителю важно создать свою систему тайм-менеджмента, синхронизированную с организационной. О тайм-менеджменте я писал совсем недавно, можно почитать на этом сайте.
В четвертых, начинайте создавать свою команду, которая будет Вас поддерживать, эмоционально, экспертно и коммуникационно.