Защита конфиденциальной информации при переводе

Чем выше конкуренция — тем более пристального внимания требует защита бизнес-информации. В конкурентных войнах  все средства хороши. И способы защиты данных тоже. Одним из главных считается NDA.

В статье расскажем, что это за документ, когда его нужно подписывать и как правильно составить NDA.

Ужасная статья? Ставь 1 в комментариях. Если норм, то 5.

Когда нужно подписывать договор NDA с переводчиком или бюро переводов

Всегда. Вряд ли вы считаете, что текст, который вы отдаете на перевод, не имеет значения, и вам не важно, кто и как им может воспользоваться.

Особенно важно заключать соглашение о неразглашении, если вы передаете информацию, которая касается:

• Разработки нового продукта или услуги. Переводчик может иметь доступ к техническим спецификациям, патентам или другим конфиденциальным данным, которые важны для успеха проекта.  Заключение NDA — +1 ступень к усилению защиты конфиденциальных данных.

Для сохранности конфиденциальных данных клиентов мы  используем разные средства автоматической подмены слов и фраз, разделение материалов между исполнителями и др. Но начинаем всегда с подписания NDA (соглашение о неразглашении информации) с каждым переводчиком и редактором. Без этого ни один специалист не допускается к работе.

• Важных документов — например, контрактов, соглашений, внутренних технических спецификаций и др. документов, содержащих коммерческую информацию. В таких случаях заключение NDA важно для защиты информации от передачи третьим лицам.
• Конфиденциальных личных данных клиентов или сотрудников — медицинские заключения, финансовая информация о доходах сотрудников, паспортные данные и др.  В этом случае NDA снизит риск неправомерного разглашения информации.

Это только часть ситуаций, когда точно нужно подписывать NDA с исполнителем.

Но на самом деле клиент сам определяет перечень конфиденциальной информации и решает, когда нужно заключение NDA и что в него важно прописать.

Иногда мы наблюдаем ситуацию, когда клиент просит переводчика-фрилансера или бюро переводов заключить NDA, а подрядчик ссылается на профессиональную этику и гарантирует конфиденциальность перевода на словах. Помните: профессиональная этика не имеет юридической силы и не защищает вас от "слива" информации. Если исполнитель уклоняется от подписания договора о неразглашении — это веский повод задуматься о перспективах вашего сотрудничества.

Кстати, в Telegram-канале iTrex я и мои коллеги рассказываем интересное и полезное про бизнес, языки и переводы. Подписывайтесь, мы будем рады!

Как составить соглашение NDA с переводчиком или бюро переводов

1. Еще перед составлением текста договора о неразглашении, вам важно определить, какая информация будет конфиденциальной. Она может включать технические спецификации, клиентские данные, бизнес-планы, описание производственных процессов и любую другую информацию, которую вы считаете ценной для бизнеса.
2. Определите цель передачи информации. Укажите, для каких целей вы передаете конфиденциальную информацию. В случае с бюро переводов — это, разумеется, перевод материалов с одного языка на другой. Укажите языковые пары, с которыми бюро или переводчику предстоит работать.
3. Укажите стороны соглашения, то есть вас как владельца конфиденциальной информации и переводчика или бюро переводов как получателя закрытых данных. Пропишите полные юридические наименования сторон, адреса и контакты. Если речь о физическом лице, дополнительно укажите паспортные данные.
4. Укажите обязанности переводчика или бюро переводов в отношении конфиденциальной информации. Это может включать ограничение использования информации только в рамках оговоренных целей, запрет на разглашение информации третьим лицам, а также специальные меры по обеспечению безопасности и сохранности данных.

Один из наших клиентов собирался запустить в производство серию десертов, которая была приобретена по франшизе у иностранной компании. Для запуска нужно было перевести составы десертов и рецептуры на русский язык. Согласно подписанному NDA, штраф за любую утечку был космическим.

Как мы обеспечивали конфиденциальность данных:

- Информацию хранили в надежных сертифицированных системах с полным шифрованием.

- Со всеми участниками проекта мы подписали дополнительный усиленный NDA. Согласно документу, запрещалось даже обсуждать с третьими лицами данный проект. Санкции были прописаны серьезные.

- Доступ к информации по проекту был только у трех сотрудников компании: у меня, руководителя проекта и у коммерческого директора.

- Всю исходную информацию для перевода мы разделили таким образом, чтобы ни у одного исполнителя не было полной картины. Также разделили информацию из каждого рецепта. Состав продукта на перевод отдали одному переводчику, процесс приготовления второму переводчику, остальную описательную информацию — третьему.

- Убрали из текста перевода все изображения и обезличили информацию.

- Дополнительно изменили цифры. Например, в оригинальном рецепте было указано 500 грамм сахара, для переводчика мы заменили эту цифру на 150. Или в исходнике “добавить ваниль”, мы подменили в тексте для переводчика “добавить кориандр”.

Это было сделано нашим уникальным скриптом. Переводчики перевели, мы подставили назад правильные цифры и ингредиенты.  Даже если бы случился форс-мажор и информация утекла, угрозы бизнесу бы не было”.

5. Определите сроки действия соглашения. Это может быть определенный период времени — год, или срок, действующий до окончания сотрудничества с переводчиком или бюро переводов. Укажите также условия расторжения соглашения.

6. Определите ответственность сторон за нарушение условий NDA. Укажите возможные последствия нарушения — административная/уголовная ответственность. Прописанные в договоре суммы штрафов стимулируют переводчика или бюро переводов к более ответственному отношению к конфиденциальной информации.

Вы можете подготовить NDA двумя путями: обратиться к юристу или скачать типовой шаблон и доработать его под свои требования.

Неохота читать лонгриды? Приглашаем на наш Youtube-канал, где публикуем короткие, но полезные ролики. Все только по делу и с юмором :)

Что бывает за нарушение условий NDA?

По законодательству РФ к физлицам или компаниям, которые раскрыли засекреченную информацию, применима дисциплинарная, административная или уголовная ответственность.

Какая именно ответственность может наступить, зависит от того, кто распространил конфиденциальную информацию.

1. Фрилансер/аутсорсер. Ему нужно будет возместить убытки, которые раскрывающая сторона понесла из-за “слива” информации. Сумма зависит от категории информации — коммерческая тайна или конфиденциальная информация. Размер возмещения убытков должен быть изначально прописан в договоре.
2. Штатный сотрудник компании, работающий по трудовому договору. К нему может быть применен пункт 7 статьи 243 о компенсации убытков в полном размере. Конечно, за этим последует расторжение трудового договора.
3. Партнер или контрагент. К нему может быть применена административная ответственность по статье о недобросовестной конкуренции.