Большой объем бухгалтерских документов может стать проблемой для бизнеса любого размера. Для хранения первички необходимо выделять место в офисе и покупать шкафы. Однако, есть простой способ сократить количество хранимой документации - ее можно уничтожать. Когда можно это делать и как правильно осуществить эту процедуру - читайте в статье.
Какие документы можно уничтожать. Сроки хранения
Уничтожение документов - это возможность для компании и предпринимателя без рисков сократить количество первичных документов, хранимых дома или в офисе. Для организации этого процесса необходимо придерживаться законодательных требований, в частности - проверять каждый уничтожаемый документ по срокам хранения. Уничтожить можно только ту документацию, у которой истек минимально установленный срок хранения.
Законодательство предписывает компаниям и предпринимателям хранить бухгалтерскую документацию минимум 5 лет. Этот срок начинает отсчитываться с 1 января следующего года, когда данных из первички использовали для бухгалтерской отчетности. Например, акты и счета-фактуры, которые вы провели в учете в 2023 году, нужно будет хранить минимум до 2028 года.
Сохранение бухгалтерской документации является неотъемлемой частью поддержания правильного ведения учета и соблюдения законодательства. В соответствии с этим, компания обязана хранить учетные регистры, отчетность и другие документы, связанные с бухгалтерскими операциями, в течение минимум 5 лет. Когда дело касается налогового учета, минимальный срок хранения документации составляет 4 года. В случае, если компания сталкивается с судебными процессами или возникают споры с контрагентами, важно сохранить все накладные и акты до решения ситуации. Стоит отметить, что срок исковой давности в гражданском судопроизводстве обычно составляет 3 года.
Важно отметить, что компания должна придерживаться этих сроков хранения документов с целью соблюдения требований закона и обеспечения прозрачности и надежности ведения бухгалтерии. Это гарантирует, что в случае проверки со стороны налоговых органов или возможного разрешения спорных вопросов с контрагентами, не будет никаких проблем с доступом к необходимой информации. Правильное и своевременное хранение документов является профессиональной и ответственной практикой, которая способствует эффективному функционированию компании.
Досрочное уничтожение первичной документации влечет за собой административную ответственность. В соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях и статьей 120 Налогового кодекса, нарушителям грозит штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей для руководителя и 10 000 рублей для организации. Следует отметить, что компания может понести значительные убытки в случае отсутствия необходимых документов для подтверждения своей позиции в судебных процессах.
Перед уничтожением документов, компания должна провести оценку содержащейся в них информации, определить сроки их хранения и убедиться в том, что они больше не понадобятся компании. Важно подчеркнуть, что данная процедура требует профессионального подхода и серьезного отношения к обработке документации.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Шаг 1. Создать экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов
Процедура ликвидации документации требует определенной последовательности шагов. Она начинается с составления приказа директора. Этот документ служит основанием для формирования экспертной комиссии, в состав которой входят как минимум три специалиста: представители отдела бухгалтерии, юрист и офис-менеджер. Кроме того, можно привлечь и других сотрудников, обладающих достаточными знаниями и экспертизой.
В рамках задачи по отбору документов для уничтожения, комиссии может понадобиться расшивать папки, содержащие документы с разными сроками хранения. Кроме того, назначенным сотрудникам придется принимать решения об уничтожении копий и дубликатов (если есть оригиналы документов на бумаге). Кроме того, членам группы необходимо вести обязательный документооборот, составляя акты о ликвидации.
В случае обнаружения в одной папке смешанных документов - как с действующим сроком хранения, так и просроченных, потребуется пересортировка и переформирование этой документации. Эту работу должна взять на себя экспертная комиссия.
Часть задач, связанных с ликвидацией ненужных документов, можно передать компании Делис Архив. Эксперты помогут провести экспертную оценку сроков хранения. Сделают отбор уничтожаемых документов, их вывоз и непосредственное шредирование. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.
Шаг 2. Оформление акта о выделении к уничтожению документов
Результатом работы экспертной комиссии будет создание описи актуальных документов и отбор документов с истекшим сроком хранения. Первая категория будет сохранена в архиве бухгалтерии, а вторая будет уничтожена. Для описания и упорядочения документов, которые подлежат уничтожению, экспертная комиссия должна составить специальный акт.
Унифицированной формы этого документа нет, поэтому можно использовать бланк из Правил хранения документов, утвержденных приказом Минкультуры № 526, или создать шаблон этого документа самостоятельно. При заполнении акта в таблице необходимо указать общее количество документов и сроки их хранения в архиве (без детального описания каждого дела).
В акте также необходимо указать общее количество документов, подлежащих уничтожению, независимо от того, сколько папок или страниц они занимают. В самом документе обязательно должна присутствовать отметка о согласовании с экспертной комиссией, а также указаны дата и номер протокола заседания, на котором была утверждена опись дел постоянного хранения (актуальных документов). Необходимо, чтобы акт был лично подписан генеральным директором.
Акт, в котором фиксируется перечень уничтожаемых документов, выглядит следующим образом. При этом шаблон этого документа компания может модифицировать в соответствии с собственными потребностями и особенностями бизнеса.
Шаг 3. Уничтожение ненужных документов
После завершения и утверждения руководителем акта, можно приступать к физическому уничтожению ненужной макулатуры. В законодательстве отсутствует прописанная процедура утилизации документов с истекшими сроками хранения, поэтому выберите наиболее удобный для вас способ.
Для уничтожения документов их можно шредировать (измельчить с помощью специального оборудования), сжечь (в безопасном месте) или отправить на переработку (сдать в макулатуру). Последний способ не подходит для уничтожения документов, содержащих конфиденциальную информацию, т.к. не гарантирует полного уничтожения документов.
Компания Делис Архив предлагает решения для быстрой и безопасной утилизации документов. Наши высококвалифицированные специалисты в совершенстве владеют знаниями архивного законодательства и технологией, необходимой для проведения экспертизы ценности дел. Мы гарантируем защиту конфиденциальной и коммерческой информации от возможной утечки. При уничтожении документов в шредере мы разрешаем присутствие представителя вашей компании, чтобы вы имели полный контроль над процессом.
Шаг 4. Фиксирование факта уничтожения документов
Финальный этап процесса осуществления физического уничтожения бухгалтерской документации требует документального подтверждения. Для этого необходимо составить и подписать акт. Законодательно утвержденной формы этого документа не предусмотрено, поэтому компания должна самостоятельно разработать шаблон. При этом можно использовать форму предыдущего акта, но указать в нем дополнительную информацию: общий перечень ликвидированных документов, способ их удаления (например, шредирование, сжигание и т. д.), а также реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если процесс уничтожения выполнен с помощью специализированной организации. Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.
Рекомендация: для оптимизации процедуры можно применить вариант с одним актом, в котором будет указан перечень документов с истекшим сроком годности. Однако, необходимо учесть, что такой подход должен быть предусмотрен во внутренних правилах организации.
