В небольших компаниях часто общаются с клиентами и коллегами через обычную почту и публичные мессенджеры. В итоге начинается хаос. Непонятно, кто и с какой почты отправил коммерческое предложение, куда ушли документы, как разобрать 50 сообщений в личных чатиках и не сойти с ума. В статье разберем, как малому бизнесу привести коммуникации в порядок, чтобы даже небольшой стартап выглядел солидно.
Клиенты сомневаются в надежности компании
Часто небольшие компании не заводят корпоративный домен, а работают с личных почтовых адресов. Иногда — со странных, вроде bigcity_girl@mail.ru. Даже если внутри коммерческое предложение или прайс-лист, клиент может посчитать письмо спамом и отправить в корзину.
Корпоративный адрес сразу решает эту проблему. Такой прием работает на доверие — клиенты сразу поймут, откуда им пишут. Например, корпоративная почта VK WorkMail работает на любых устройствах и подойдет даже сотрудникам, которые большую часть дня в разъездах. А еще в почту встроен антивирус Касперского и блокировка спама — люди не будут отвлекаться на мусорные письма и смогут без опасений открывать файлы, которые им присылают.
Задачи теряются, данные сливают конкурентам, а в итоге — выгорание и стресс
Кажется, что небольшая команда может работать в обычных мессенджерах, зачем тратить деньги на платные сервисы? Сейчас докажем, что это не так.
Задачи теряются. В одном чате скинули презентацию по работе, а в другом — договорились с друзьями о планах на вечер. Это неудобно: в переписках теряются важные таски, и никто не помнит, что нужно сделать по проекту.
Данные сливают конкурентам. В публичных мессенджерах сотрудники могут скинуть конфиденциальные документы друзьям или конкурентам — например, отправить базу потенциальных клиентов.
Добавлять и удалять коллег в мессенджер и почту не удобно. Вспомните, как уволившийся сотрудник еще месяцами сидит в общей беседе и мониторит чаты. Это еще одна проблема: чаты никак не мониторятся и все забывают о составе участников.
При этом все забывают отдыхать и обсуждают проекты поздним вечером — в итоге неизбежное выгорание.
Чтобы разграничить рабочее и личное, попробуйте корпоративный суперапп. Например, в VK Teams все контакты коллег автоматически добавляются в один мессенджер, и никаких родственников в рабочих переписках! Если сотрудник уволился — система сама удалит его аккаунт из чата. А все коммуникации внутри команды — у вас перед глазами. Но и это еще не все. В VK Teams можно ставить друг другу задачи, созваниваться без ограничений по видео и обмениваться файлами.
Ценные данные могут утечь
Многие компании хранят документы в облаке — к ним всегда есть доступ с любого устройства и не нужно перекидывать файлы коллегам, достаточно ссылки. Но публичные облака — не самое надежное место. Если взломают, ценная информация о клиентах, доходах и других показателях бизнеса может попасть к мошенникам или конкурентам.
Храните рабочие файлы в отдельном и защищенном облаке, вроде VK WorkDisk. Его фишка — гибкая настройка прав доступа. Например, руководитель может редактировать файлы, а сотрудники — только просматривать. Если кто-то уволится, автоматический запрет доступа заберет все права. А еще в VK WorkDisk легко работать над документами всей командой. Например, оставлять комментарии к непонятным частям, а не тратить время на долгие обсуждения в чатах.
Почему еще стоит выбрать VK WorkSpace
Чтобы внедрить корпоративные сервисы VK WorkSpace (почту, корпоративный суперапп и облачное хранилище) не нужны знания в ИТ, сисадмины или оборудования. Мигрировать на платформу можно самостоятельно и за один день.
Вот что еще вы сможете с VK WorkSpace:
- Контролировать рабочие процессы сотрудников — будете знать, что люди не просиживают часы, а занимаются делами.
- Забыть о кипе бумаг и счетов — сможете оплатить все сервисы одним счетом и без НДС.
- Получить ответ от техподдержки в любое время — сможете задать вопрос, если будут сложности с настройкой и использованием сервисов.
- Не бояться утечки данных — серверы компании находятся на территории РФ а ПО входит в Единый реестр РФ. Еще VK WorkSpace не облагается НДС, поэтому не придется учитывать его в декларации.
Чтобы подключиться к VK WorkSpace, достаточно зарегистрировать домен компании и выбрать тариф.
Переходите на сайт VK WorkSpace, чтобы подключить тариф для компании до 10 человек за 1199 ₽ в месяц.