Мероприятия можно условно разделить на два вида: «междусобойные» и «имиджевые». «Междусобойные» — это когда группа людей, увлечённых одной темой, собирается в зуме, офисе или парке, чтобы осудить её. «Имиджевые» мероприятия нужны, чтобы привлечь новую аудиторию к продукту или бренду, увеличить клиентскую базу или заработать деньги. Такие мероприятия проводят с размахом.
Бюджет «имиджевого» онлайн-мероприятия — в среднем 3 000 000 ₽, и эта цифра пугает организаторов. Хотя три года назад, когда все события проходили очно, стоимость была в 10–15 раз выше — если хотелось вовлечь аудиторию необычным форматом или пригласить известных спикеров.
Мы в Center-Game проводим образовательную конференцию Edutainment и с 2017 года прошли через оба формата. Рассказываем, как сэкономить миллионы на переходе из офлайна в онлайн и сохранить вау-эффект.
На что уходят деньги на очных мероприятиях
Эффектное очное мероприятие — это аренда здания в центре Москвы, огромные экраны, техническая команда, трансфер спикеров, красивые локации с разными активностями и мастер-классами, кофе-поинты. Это всё здорово, но дорого.
В 2019 году мы проводили свою конференцию в «Цифровом деловом пространстве». У нас было:
- Основная программа в большом зале
- Площадки с деловыми играми
- Фотозона
- Кейтеринг
- Трансфер спикеров по Москве
- Свет, звук, информационные стенды и презентации
- Съёмочная группа, техническая команда
- Большая команда организаторов: модераторы, координаторы, хостес
Плюс — вся подготовительная работа: разработка программы, дизайна и мерча, документация, переговоры со спикерами, реклама и персональные приглашения. Какого-то креативного формата не было: всё держалось на пользе для участников.
За что платят организаторы вау-мероприятий в онлайне
В 2020-м мы провели свою конференцию в онлайн-формате. Тут главная сложность в том, что в онлайне нужно продюсировать опыт человека, который сидит у себя дома и параллельно варит борщ и гладит кота. Если хочется вовлечь так же, как в офлайне, придётся выйти за рамки говорящих голов в зуме.
Мы сделали новогоднее онлайн-мероприятие, в котором не получится участвовать пассивно:
Впечатляющий пользовательский опыт. Конференция стала историей о фестивале в городе Винтервилль. Провести его мешает тёмная сила, справиться с которой можно с помощью новых технологий из выступлений спикеров. На основе этой истории разработали сквозной нарратив, карту и онлайн-квест для участников.
Много дополнительных активностей. У конференции был основной трек, а в дополнение к нему — партнёрские «локации», мини-игры, задания и челленджи для зрителей. Каждый мог найти что-то интересное для себя. А ещё — голосования, игры и викторины по выступлениями спикеров во время самой трансляции.
Кастомный дизайн. Лендинг, карта, сама конференция, артефакты — всё было в единой стилистике новогодней истории. Ведущий отыгрывал роль жителя города и менял образы в зависимости от «локаций».
Трансляция из студии. Во время конференции работала команда специалистов по звуку, графике и сценариям — чтобы создать эффект присутствия. Организовывал всех режиссёр трансляции.
Насколько онлайн дешевле офлайна
На чём ещё можно сэкономить при организации онлайн-мероприятий
- Перелёт и размещении спикеров из других городов и стран
- Подрядчики и контрактации: в онлайне может хватить продюсера, дизайнера, режиссёра трансляции и ведущего. Для очного нужны координаторы, техническая поддержка, люди на кофе-поинтах и в тематических зонах, а ещё — те, кто принимает участие в организации и проведении мероприятия
- Мерч: ачивки и виртуальные призы вместо ручек, футболок и кружек
- Время на подготовку: подготовка офлайн-события может занять год, в онлайне — 4–5 месяцев
Конференция Edutainment — только одно из онлайн-мероприятий, которые мы разработали и провели. Другие ивенты, которые по уровню крутости не уступают офлайну→