К нам обратилась компания, которая занимается производством щепы и логистикой одновременно. При этом, эти два бизнеса могут дополнять друг друга, а могут работать независимо друг от друга. Например, есть заказчики, которые только покупают щепу, другие покупают и заказывают ее доставку, а третьи пользуются только услугами грузоперевозки.
Со временем стало очень сложно ориентироваться, какой бизнес сколько денег приносит, сколько тратится денег на обслуживание машин, в каком состоянии находится тот или иной логистический заказ и т.д. Именно с этими проблемами к нам и обратились.
После анализа и выяснения всех потребностей и задач, было принято решение провести автоматизацию на базе 1С:УНФ. В рамках проекта выполнили следующие задачи:
1. Автоматизация заявок на логистику
В компанию часто обращались за тем, чтобы организовать перевозку тяжелых и крупногабаритных грузов. Такие заказы оформлялись без учета каких-либо правил и внутренних стандартов. Часто сотрудники забывали спросить важные моменты по перевозке и информации для выполнения заказа не хватало. В связи с этим приходилось перезванивать клиентам, чтобы уточнить ту или иную деталь по заказу. Иногда заявки терялись, а когда находились, клиенты уже прибегали к альтернативным вариантам. Поэтому задачей №1 было создание формы для таких заявок. Форму создали, учет и отслеживание статусов заказов наладили. Кроме того, все эти данные в последующем помогли нам отслеживать сколько заказов пришлось на ту или иную машину. А эта информация легла уже в основу финансового анализа.
2. Отчет о прибыли в разрезе каждой машины
У нашего заказчика было порядка 20 грузовиков, которые могли перевозить грузы сторонних клиентов и щепу, которая производилась в рамках второго направления бизнеса заказчика. Одной из задач было создание простого и понятного отчета, который позволил бы оценивать эффективность в разрезе отдельно взятой машины. Заказчику было интересно видеть такие показатели как:
- Затраты на обслуживание и ремонт техники
- Доход с каждой машины
- Итоговая прибыль
Для этого мы разработали отчет, который строится на всех тех данных, которые попадают в систему 1С и касаются заказов на перевозку, оплат на техническое обслуживание машин, расходов на бензин и т.д. В результате получили прозрачную и понятную картину.
3. Оплата по весу
Особенностью бизнеса по продаже щепы является то, что плановый вес может отличаться от фактического. Например, изначально заказ был на 40 кубометров, а реально привезли 35 кубометров. Раньше в такой ситуации приходилось достаточно долго переделывать все документы, исправлять расчеты, привлекать сотрудников со стороны заказчика и исполнителя. После автоматизации на базе 1С:УНФ такие операции стали занимать считаные минуты. Все, что нужно сделать – это просто поменять планируемый вес груза на фактический в программе 1С. И система автоматически изменит все документы по логической цепочке.
4. Управленческий учет
Когда бизнес разделен на несколько направлений, управленческий учет становится очень актуальной задачей. Поэтому мы уделили огромное внимание в данном проекте на то, чтобы создать систему финансовых отчетов, которые помогают оценивать эффективность бизнеса и принимать верные стратегические решения. Заказчику стали доступны такие отчеты как:
- Отчет о финансовых результатах (прибылях-убытках)
- Отчет о движении денежных средств
- Управленческий баланс
Результат внедрения
В ходе данного проекта нам удалось на базе 1С:УНФ решить все задачи, которые поставил нам заказчик.
Разработка формы заявки на грузоперевозки. Стандартизация оформления заявок позволила с первого раза правильно оформлять заказы с учетом всей необходимой информации, которая нужна для выполнения заказа. Это сократило время, которое ранее затрачивалось на данную операционную деятельность и позволило собирать и отслеживать все заявки в едином месте.
Внедрение управленческого учета. В результате руководство компании стало понимать, что происходит с бизнесом и какие показатели требуют повышенного внимания.
Реализация возможности оплаты заказа по фактическому весу груза. Оптимизация работы по оформлению документации и проведению платежей при изменении фактического веса груза сократила общее время на изменение документации. Если раньше данная деятельность занимала несколько часов работы, то сейчас вопрос решается путем нажатия на одну кнопку.
Настройка отчетности в разрезе каждой отдельно взятой грузовой машины. Данный отчет позволил наглядно видеть и понимать, какая машина приносит больше денег в компанию; вычислить машины, которые постоянно нуждаются в ремонте; понять, сколько денег тратится на ремонты и обслуживание техники.
Общим результатом автоматизации можно считать сокращение трудозатрат на выполнение рутинных операций и высвобождение времени для более полезных задач, а также финансовую прозрачность деятельности компании. Все это позволяет оперативно управлять процессами и принимать взвешенные управленческие решения.