Excel против 1С: кто победит?

Данная заметка посвящена извечной борьбе двух инструментов для управленческого учета: Excel и 1С.

В моей практике примерно 10-20% компаний вообще забивают на 1С. Это происходит в том случае, если сам бизнес ведется не в 1С. Например, строительство. Я работал в строительной компании, где то меня не было учета даже в Excel. Его не было нигде. Когда я запустил там процесс отчетности в этой среде, собственника устроило, и никаких потенциальных попыток перевода на 1С не рассматривалось. Эта компания имела оборот около 200-250 млн. рублей в год, и строила всего 5 зданий (промышленных).

Еще я консультировал 1 строительную компанию. Она в настоящее время строит объекты поменьше, но примерно 7-10 в месяц. И они обходятся Excel, при этом даже не хотят слышать про 1С.

Всегда надо отталкиваться от клиентов. В какой среде у вас ведется CRM по клиентам? В торговле, услугах это давно настолько прочно увязано на 1С, что я не знаю ни одну компанию ее не использующую. Кроме того, бухгалтерия ведется как правило тут. Есть другие "панковые" программные средства для бухучета, но о них не будем:)

Рассмотрим несколько ситуаций, чтобы вы поняли когда нельзя без 1С.

1. Интернет-магазин. Сейчас 100% таких магазинов увязаны на 1С, так как они продают товары через маркетплейсы. Соответственно, работа с клиентами, информация о них, поступает с вашего сайта (если он есть) прямо в 1С. У вас там CRM. Если вы торгуете только через маркетплейсы, то вам в 1С приходят заказы оттуда. Не интегрироваться с маркетплейсами - смерти подобно. До 30 000 рублей стоит такая интеграция и вы получаете в режиме реального времени информацию о том, что у вас заказали товар.

Так как у вас деятельность (!) ведется в 1С, то все финансовые функции должны быть тут. Это просто позор если у вас финансы что-то ведут в экселе. В интернет-магазине akusherstvo.ru в свое время вели кассу в экселе. Там работало около 200 курьеров, они развозили товары клиентам. В конце дня приезжали к кассиру сдаваться. На каждого курьера на 1 листе было выделено поле - таблица 4*10, где указывались суммы заказов, сколько курьер сдал, потратил на бензин, либо сколько заплатил за товары поставщикам. И еще несколько полей.

Такое просто опасно вести в Excel. Лист на 2000 строк и 4 колонки за день. Внизу "сводится" касса. Нет смысла говорить, что вовремя касса не сводилась никогда.

Мы перевели такое безобразие в 1C. Заняло примерно месяц. Неделю писал код программист (скопировав такое рабочее место), проверяли и внедряли. На этом процессе мы не сэкономили денег, но сэкономили время кассиров, убрали очереди из курьеров в кассу. И финансовые риски снизились до нуля. Появился ответственный, чего не было в Excel.

Ну и конечно все остальное, управленческая отчетность, также была переведена в 1С.

2. Туроператор. Бизнес не работает в 1С. Есть свой сайт и система учета для бронирований. 1С бизнесу для выполнения собственно бизнес задач нужна только как учет платежей. Ну и конечно другие задачи: сверки, отчетность. В этой связи без 1С не обойтись тоже, так как есть потребность бизнеса.

3. Мелкосерийное строительство. Здесь я вижу возможности работать без 1С: нет запроса от бизнеса на точность учета. Например, вы строите объекты сроком 1-2 месяца и вам не важно понимать фактическое списание ТМЦ. В таком случае, можно ограничиться ведением учета в Excel.

Но внедрить здесь 1С будет не так дорого. Скорее всего это 2-3 месяца работы финансиста и программиста. Финансист потом научит штатного работника, ну или тот кто до перемен вел Excel сможет вести и 1С (это стандартный уровень знаний любого бухгалтера). Даже за 100 000 можно построить базовую систему учета, в которой будут ДДС, баланс, отношения с поставщиками. Формирование P&L потребует еще столько же (там надо налаживать правильное отражение затрат, это не сделать без доработок программы и бизнес-процессов компании).

В заключение - если вам понравилась статья, подпишитесь. Если вам надо перевести бизнес из Excel (где все пропадает и не понятно как сформирована та или иная цифра) в прозрачную систему учета - обращайтесь. Разгребали и не такие конюшни!