Учет зарплаты в конвертах: как организовать

В этой статье я предлагаю два механизма организации учета серой зарплаты на предприятии. Я никому не советую платить серую зарплату и верю, что рано или поздно ее совсем не будет. Отрасли постепенно обеляются. Однако, консультируя и в прошлом работая в таких компаниях, я понимаю что выхода нет. Если компания обелит весь ФОТ, она прекратит свое существование через месяц-два.

Целые отрасли до сих пор платят работникам в конверте, и я не буду озвучивать свое отношение к такой стратегии. В этой статье - только как организовать правильно учет.

Во всех примерах рассмотрим, что 50% зарплаты платятся официально, остальное в конверте. Работнику предлагают платить "на руки" 60 000 рублей. Кстати, если вы такое видите в объявлении, можете считать что компания "серая". В белых оклады gross - до вычета налогообложения.

Способ 1. 30 000 заработной платы проходит по бухгалтерии. С нее платятся налоги и взносы. Далее ЗП переводится на карточку (наличными никто уже не платит).

60 000 - 30 000*0,87 платится в конверте... сотрудником отдела кадров. Да да, я видел такой механизм учета, и он не выдерживает никакой критики. Во-первых, нагружать неспецифической работой кого-то кроме бухгалтерии - такое может быть вызвано разве что недоверием к бухгалтерии. А зачем такая бухгалтерия? Либо сама организация работает в серую в настолько белой отрасли, что иначе никак, точно заметят. Это, кстати, был банк, который уже ликвидирован. Во-вторых, работник дважды получает зарплату и в случае вопросов он не понимает к кому обращаться. В кадры или бухгалтерию? В общем, должен работать принцип единого окна.

Способ 2. Здесь уже про организацию учета. Для учета ЗП есть специальная программа - 1С: ЗУП. В данном случае в ней ведется только официальная часть. Бухгалтерия не видит серую составляющую (это тоже вопрос доверия), которую ведет особо доверенный сотрудник бухгалтерии либо финансового отдела. Существует управленческая база, где в целях формирования нормального управленческого учета в том числе отражается выплата ЗП по людям.

В этой же управленческой базе есть оклад на каждого работника, который равен для нашего случая 60 000. Работник получает свои "белые" выплаты и каждый месяц в конверте остаток от 60 000. У этой схемы есть неоспоримое преимущество: работник на окладе всегда получает своей оклад. Отпуска - их ведут параллельно и для простоты учитывают, чтобы отпуск состоял не более 28 дней в году, все остальное не важно. Это очень эффективная схема, никаких проблем с начислением, никаких параллельных расчетов в двух базах. Только формальные расчеты нужны и налоги, а управленческая часть покрывает все отклонения от оклада.

Недостаток - надо организовать перенос данных из ЗУП в управленческую программу. Это сделать несложно. Также организовать защиту этих данных от третьих лиц. Это сложнее:) Если же вести весь учет в одной ЗУП, то его надо серьезно дорабатывать, внедряя фейковую организацию и налаживая сквозной учет. В общем очень геморройно. Лучше пойти по первому варианту, сделав все красиво.

Способ 3. Работник в ЗУП принимается сразу в 2 организации - реальную и фейковую. Ему начисляются параллельно ЗП в двух компаниях. И если в нормальной белой ситуации работник в каждый свой больничный или отпуск задает вопрос бухгалтеру "почему столько?", то здесь таких вопросов будет два. Это реальная жесть. Работники не мыслят категориями "начислено", они больше видят сколько "получили" на руки на карту. И в этом случае реально сложно разобраться. Даже мне. Постоянно вопросы, проще вообще не ходить в отпуск:)

У этого способа есть преимущество: никакой утечки данных не может быть. Даже если для компании 1С - базовая учетная система, то в ЗУП никто кроме бухгалтерии и кадров не заходит.

В целом я склоняюсь больше ко второй части второго варианта, но ее на практике не внедрял. Если кому-то интересно, давайте попробуем. Нужна доработка ЗУП или вторая база ЗУП, в которой будет организован сквозной учет. Зато каждый работник всегда будет получать оклад.

Ну и в заключение. Никто не хочет работать в серых компаниях. Все хотят работать в белых, и сотрудники, и бухгалтерия. Да и сами работодатели хотят обеляться. Всегда можно до определенной степени стать белее. Сейчас для этого куча возможностей, в том числе и в области ФОТ.

Если интересно "как", то обращайтесь, ниже ссылка на ТГ-канал.