Летом, когда отправил большое количество работников в отпуска, появляется время для того чтобы навести порядок в кадровых документах. Разложить приказы по папкам, заявления по личным делам работников. Что-то убрать в архив, что-то уничтожить в связи с окончанием срока хранения. Узнать сроки хранения кадровых документов мы может в Перечне типовых управленческих документах, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.
7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
373. Документы (сведения, справки) о численности, составе и движении работников / 5 лет.
374. Документы (сведения, информации) о квотировании рабочих мест / 5 лет.
375. Направления для участия во временном трудоустройстве; уведомления о трудоустройстве иностранных граждан / 3 года
376. Предложения субъектов Российской Федерации о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников / 5 лет ЭПК
377. Заявки о потребности в привлечении иностранных работников / 1 год
378. Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на выдачу иностранным гражданам приглашений на въезд в Российскую Федерацию / 5 лет
379. Перечни профессий:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях; До замены новыми
380. Положения, уставы о дисциплине:
а) по месту утверждения; /Постоянно
б) в других организациях /До замены новыми
381.Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок /1 год (1)
(1) После замены новыми
382. Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка/ 1 год
383. Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда /3 года
384. Журнал учета работников, совмещающих профессии /До минования надобности
385. Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения по регулированию социально-трудовых отношений /Постоянно
386. Коллективные договоры/ Постоянно (1) / (1) Присланные для сведения - До минования надобности
387. Отчеты о выполнении коллективных договоров / 3 года
388. Переписка о заключении коллективного договора / 3 года
389. Документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора / 3 года (1)
(1) После истечения срока действия коллективного договора
390. Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника / 1 год (1) / (1) После принятия решения
391. Документы (предложения, решения, извещения) о проведении забастовки / Постоянно
392. Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю / 5 лет (1) / (1) При вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет
402. Табели (графики), журналы учета рабочего времени / 5 лет (1)
(1) При вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет
403. Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации / 50/75 лет
404. Документы (протоколы, акты, справки, сведения) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы 50/75 лет
405. Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации / 5 лет
406. Переписка об установлении размера заработной платы, денежного содержания, начислении премий / 5 лет.
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет
431. Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы / Постоянно (1) / (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
432. Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации / Постоянно (1) / (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
433. Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих / Постоянно (1) / (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
434. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; / 50/75 лет ЭПК
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; / 5 лет (1)
в) о служебных проверках; / 5 лет
г) о направлении в командировку работников; / 5 лет (1)
д) о дисциплинарных взысканиях / 3 года
435. Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении / 50/75 лет ЭПК
436. Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем / 3 года
437. Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:
а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; / 15 лет
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; / 5 лет
в) конкурсные бюллетени / 5 лет
438. Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):
а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; / 3 года
б) лиц, не принятых на работу / 1 год
439. Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации / 5 лет
440. Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: / (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; / Постоянно
б) в других организациях / 3 года (1)
441. Согласие на обработку персональных данных / 3 года (1) / (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
442.Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности / 3 года (1) / (1) После замены новыми
443. Должностные регламенты (инструкции) работников / 50/75 лет
444. Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих 50/75 лет ЭПК
445. Личные дела руководителей и работников организаций (1) / 50/75 лет ЭПК / (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников - локальными нормативными актами организации
446. Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) / 50 лет
447. Характеристики, справки об объективных сведениях на работников / 5 лет
448. Листы собеседования, стажировочные листы водителей/ 5 лет
449. Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) / До востребования (1) / (1) Невостребованные работниками - 50/75 лет.
450. Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника / 50/75 лет.
451. Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий / 1 год.
452. Отчеты работников о командировках / 5 лет ЭПК
453. Графики отпусков / 3 года
454. Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий / 3 года
455. Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников / 3 года
456. Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими / 5 лет
457. Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе / 5 лет
458. Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе / 5 лет (1) / (1) После снятия с учета
459. Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе / 5 лет
460. Кодексы профессиональной этики:
а) по месту утверждения; /Постоянно
б) в других организациях / До замены новыми
461. Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним / 1 год
462. Списки:
а) членов руководящих и исполнительных органов организации; / Постоянно
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; / Постоянно
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; / Постоянно
г) работников, прошедших аттестацию; / 5 лет
д) кандидатов на выдвижение по должности; / До замены новыми
е) совмещающих работу с получением образования; / 5 лет
ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; / 5 лет
з) лиц, выезжающих за границу / 5 лет
463. Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; / 50/75 лет
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); / 50/75 лет
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; / 50/75 лет
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; / 5 лет
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; / 5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету; / 5 лет
ж) отпусков; / 5 лет
з) прихода и ухода работников, местных командировок; / 1 год
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; / 50/75 лет
к) выдачи служебных заграничных паспортов / 5 лет