Документооборот в электронном виде – это значительное упрощение процессов ведения бизнеса. Например, использование электронных актов сверки позволяет мгновенно реагировать на изменения в документе, ставить подпись или вносить корректировки. Сервис ЭДиН предлагает современное решение, с помощью которого возможно полностью автоматизировать процессы на предприятии.
Ключевые изменения в работе бизнеса
Традиционное создание акта сверки в бумажном виде несет за собой большое количество действий. Также теряется скорость, ведь процесс довольно трудоемок.
Состоит из таких шагов:
- Создание акта сверки в 2-х экземплярах.
- Заверение документов печатями и подписями.
- Отправка документа контрагенту.
- Проверка документа оппонентом, внесение своей информации.
- Повторное заверение печатями и подписями.
- Отправка одного экземпляра обратно.
Использование электронного документооборота значительно ускоряет весь процесс. Формирование акта сверки по заявленному образцу происходит в любом текстовом формате и заверяется электронной подписью. Затем документ отправляется оппоненту. Это можно сделать через сервис ЭДиН.
Преимущества перехода в новый формат
Компании, перешедшие на новый формат документооборота, получают главные преимущества – простоту и скорость работы с контрагентами. Пользователь может в учетной программе создать электронный акт сверки, внеся все необходимые данные. Отправка партнеру происходит в секунды и не требует длительной пересылки. Это уменьшает бухгалтерские расходы и снижает влияние человеческого фактора.
Также документ в электронном виде можно отправлять в налоговую или предоставлять его по требованию. Согласно закону РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» №113-3 от 28.12.2009, все электронные документы приравниваются к бумажным. Также они имеют одинаковую юридическую силу.
На законодательном уровне не существует четко сформированной формы создания акта сверки, потому каждая организация составляет свой.
Ключевыми моментами, которые должны быть в документе, являются:
- даты: формирования документа, проведения сверки, период сверки;
- основание создания документа;
- наименование организаций;
- подписи двух сторон.
Важно!
Чтобы быть уверенным в правильном составлении электронных актов сверки, воспользуйтесь услугами сервиса ЭДиН. Наши сотрудники помогут сформировать документ и станут посредником между вами и партнером. На консультацию можно записаться на сайте, оставив номер телефона в специальном окне.
