Управление качеством проекта: делаем на совесть

В общем смысле качественным проектом считается тот, который выполнен в соответствии с требованиями заказчика, завершен в срок и по затратам не превышает заложенный лимит.  Но алгоритмы управления качеством проекта (УКП) направлены не только на результат, но и на само ведение проекта. Когда команда работает слаженно, все задачи выполняются в срок, а ответственность распределена верно, то и результат, как правило, соответствует ожиданиям. В статье расскажем, какие стадии включает схема управления качеством проекта.

Критерии качества проекта

Согласно PMBoK, своду знания по управлению проектами, цель проекта — удовлетворение всех его участников, то есть не только заказчика, но и исполнителя. Эта цель может быть достигнута только посредством использования методов УКП.

Управление качеством — это система средств, методов и стандартов, которые направлены на выполнение требований участников проекта. Эти инструменты менеджмента должны помочь руководителям с планированием, организацией и контролем за реализацией.

Чтобы понять, какие методы управления качеством проекта нужно использовать, важно определиться с критериями качественности. Говорить что проект ведется качественно, можно, когда:

• все совещания проводятся регулярно и без опозданий;
• вся проектная документация ведется аккуратно, регулярно заполняются отчеты;
• информация по проекту представлена в понятной форме и доступна всем участникам;
• заказчик остается доволен результатом заказа, его качеством и сроками;
• во время работы было добавлено незначительное количество правок и изменений. Этот критерий актуален не для всех сфер деятельности;
• продукт, полученный в результате проекта, имеет перспективы использования.

Для достижения этих критериев в компании должна быть организована служба качества, внедрена система по УКП, прописаны стандарты и технологии контроля.

Стандартные процедуры для достижения высокого качества проекта

Управление качеством включает в себя ряд процедур, которые должны быть выполнены в рамках каждого проекта. Можно выделить 6 основных стандартных действий:

1. Установка приоритетов. Приоритизация подразумевает постановку задач по степени их важности.
2. Декомпозиция проекта на конкретные цели и этапы. Выполняется на этапе планирования, значительно упрощает и конкретизирует план работ.
3. Распределение ответственности за разные задачи на сотрудников и отделы.
4. Оценка результатов каждого этапа работы. Можно рассчитать контрольные показатели, по которым будет оцениваться деятельность сотрудников.
5. Совещания с привлечением всех ответственных и заинтересованных в проекте лиц. Они нужны для получения отчетов и внесения корректировок в план.
6. Вынесение принятых решений на согласование с заказчиком. Не только решения по проекту, но и промежуточные результаты каждого этапа, динамику выполнения необходимо согласовывать с заказчиком. Это позволит избежать доработок уже готового проекта.

Цель управления качеством проекта — это не только высокий итоговый результат, но и налаживание внутренней работы компании. Поэтому даже после завершения проекта работа над ним не заканчивается.

Еще одна стандартная процедура для повышения качества — обсуждение хода проекта и его результатов. Нужно оценить затраченные ресурсы, проблемные места, внести предложения по улучшению командной работы. Для этого, например, в гибких методологиях устраивают ретроспективы — обзор прошедшего периода исполнителями.

Принципы TQM для реализации качественного проекта

Система управления Total Quality Management (TQM) – японский подход к управлению компаниями, который получил мировую известность. Цель этой философии менеджмента — постоянное улучшение качества всех рабочих процессов.

Ключевыми принципами этой системы управления бизнеса являются:

1. Ориентация на потребителя. Только потребитель устанавливает нормы качества, которые его удовлетворят. При этом не имеет значения, какие внутренние усилия предпринимает компания для улучшения качества продукта. Достаточно ли их, в результате определяет потребитель.
2. Вовлечение персонала в планирование управления качеством проекта. Опытные сотрудники часто имеют немало идей по совершенствованию процессов, поскольку знают, как устроена работа изнутри. Руководителю следует создавать условия труда, при которых подчиненные будут заинтересованы в улучшении качества проекта и результата, а также не испугаются озвучивать свои идеи.
3. Рассмотрение любой деятельности организации в виде процесса, набора действий, который легче контролировать поэтапно. Действия, как правило, взаимосвязаны, а их выполнение строго регламентировано.
4. Наличие иерархической системы организации. Компания может иметь вертикальную иерархию руководства, но при этом отделы могут вступать в горизонтальные взаимодействия. Такая структура позволяет отделам выполнять свои задачи, которые затем интегрируются в более крупные процессы.
5. Наличие стратегии по непрерывному улучшению качества проектной работы. Подход к УКП должен быть систематизирован и заложен в основу менеджмента организации.
6. Принятие управленческих решений на основе фактических и статистических данных. Сбор данных, их систематизация и расчет текущих показателей — неотъемлемая часть подготовки к любому решению по проекту. Для этого компании внедряют в работу управленческий учет.
7. Эффективная коммуникация внутри компании и за ее пределами. Хорошо налаженная система взаимодействия дает возможность оперативно делиться информацией и обсуждать рабочие вопросы.

Практически все эти критерии вошли в международный стандарт по системам менеджмента качества ISO 9000, а также они закреплены в российском ГОСТ Р ИСО-9000.

Схема УКП по PMBoK

В PMI PMBoK вошли признанные во всем мире критерии УКП по системе TQM. Но появились также дополнительные критерии, в частности:

• ответственность руководящего состава;
• стоимость качества, то есть оптимальное соотношение затрат для достижения нужного уровня продукта.

Общая схема подразумевает три процесса, которые входят в план управления качеством проекта:

1. Планирование. В ходе него определяются требования к качеству продукта, стандарты выполнения всех этапов проекта, а также нормативы по ведению документации. Здесь прописывается, какими инструментами и действиями должны быть достигнуты вышеприведенные требования.
2. Обеспечение качества. Создаются метрики качества, анализируются собранные показатели и, на их основе, обновляется документация проекта. Разрабатываются планы по совершенствованию бизнес-процессов.
3. Контроль качества. На каждом этапе работы выполняется контроль качества, собираются данные о полученном продукте, характеристики сравниваются с требуемыми показателями.

Эти три процесса не всегда идут последовательно, они могут замыкаться и повторяться, когда в план вносятся корректировки.

Последовательность этапов управления качеством проекта

Стандартные стадии по УКП включают:

1. Создание концепции. На этой стадии руководитель выбирает стратегию менеджмента качества.
2. Планирование. Выбираются стандарты, которых будет придерживаться организация, а также методы контроля качества и разработки графика проекта.
3. Организация. Подготавливается финансовая, организационная и техническая база, которая поможет регулировать УКП.
4. Контроль. Проводится проверка готового продукта или оценка этапа проекта, его характеристики сопоставляются с планируемыми результатами.
5. Анализ. Полученные данные по предыдущему этапу анализируются. При необходимости вносятся корректировки. 4 и 5 этапы могут повторяться несколько раз в рамках одного проекта.
6. Завершение. Оцениваются общие результаты проекта.

В этой статье мы опираемся на международные стандарты ISO, критерии качества TQM и свод знаний PMBoK. Эти рекомендации приняты во всем мире и используются повсеместно. Они не раз доказали, что управление качеством проекта помогает получить качественный результат — продукт или услугу.

Чем мы занимаемся?

• Разрабатываем облачную систему управления финансами и проектами Аспро.Cloud.
• Делаем таск-трекер для работы команд по гибкой методологии Аспро.Agile.
• Создаем готовые сайты для бизнеса.
• Пишем полезные материалы на Дзен (: