Об этом мечтают все предприятия без исключения: чтобы каждый работник на 100 % выполнял свои функции, благодаря чему активы и пассивы компаний расходовались бы на пике продуктивности. На деле же происходит обратное: из-за недостаточности контроля и плохого планирования ресурсы растрачиваются либо впустую, либо не полностью.
Плачевный результат отсутствия ресурсного планирования либо его несовершенства всем известен:
- разорительные для бизнеса переработки;
- ненужные складские остатки;
- просроченные заказы и несданные проекты.
Но выход есть. И его предложили российские разработчики специальных сервисов планирования и обслуживания управления коммерческой деятельности.
«А что, так можно было?»: последствия грамотного планирования
Качественный и грамотно интегрированный инструмент дает в руки управленцу чуть ли не главный аспект поступательного развития производства — всегда актуальные показатели, в том числе статистические данные, касающиеся движения материальных и нематериальных средств. У владельцев компаний и их топ-менеджеров появляется объективная информация по реальному движению сырья и продукции, их наличию, по расходованию и наличию запасов, расходованию остатков, необходимости корректировки резервов и отгрузок, формирования резервов и т. д.
Когда у заинтересованных лиц всегда перед глазами объективные числа по неликвидным, невостребованным или перерасходуемым ресурсам, компания полностью владеет ситуацией. Что это дает предприятию? В конечном счете — постоянное возрастание прибыльности.
Как убедительно показывает практика, грамотное перераспределение ресурсов и их четкое отслеживание дают бизнесу массу преференций:
- исключение «внутренних» махинаций сотрудников (сокрытие брака, утаивание случаев халатности, намеренное искажение отчетности и т. п.);
- корректность запросов на пополнение запасов сырья и его рациональное расходование;
- рентабельность каждого проекта (в общем и по отдельным показателям);
- равномерное распределение нагрузки по штатным единицам (все сотрудники полностью отрабатывают трудочасы, зарплата и стимулирующие выплаты начисляются справедливо);
- ресурсов достаточно, чтобы обеспечивать эволюцию строго по намеченному плану.
Менеджеры, работающие «по старинке», будут утверждать, что ни один из вышеперечисленных пунктов в действительности не достижим, не говоря уж об их совокупности. Но это не так! Уже придуманы и используются новейшие технологии, позволяющие оптимизировать производственные процессы на таком уровне, который ранее считался фантастикой, оторванной от жизни.
«Самое важное»: какие ресурсы подлежат планированию
Ответ очевиден: все, что используются на предприятии! К таковым относятся 3 основных группы материальных и нематериальных активов и пассивов:
- программное обеспечение (в том числе, приобретенный авторский контент, лицензии и подписки);
- материальная база (средства производства, помещения, расходники на оборудование, транспорт, вычислительная техника и т. п.);
- люди (квалифицированные кадры и рабочие, затраты на повышение профессионального уровня и проверку его соответствия, стимулирующие эффективность труда мероприятия).
Если все это «хозяйство» взять под полный контроль, резко улучшатся производственные показатели. Под полным контролем следует понимать не только составление списка из 100 % ресурсов, принадлежащих компании, но и детализацию информации (т. е. указание объемов, характеристик), а также ее систематический анализ.
«Не чем попало»: основные требования к инструментам
Их еще называют «планировщиками». Под эту дефиницию попадает все ПО, позволяющее быстро, просто и продуктивно оперировать данными, то есть выполнять с информацией массу действий:
- вводить в базу;
- безопасно хранить;
- искать;
- систематизировать;
- анализировать.
Конечно, в данном контексте мы рассматриваем конкретные планировщики — программные инструменты контроля производственных ресурсов. Они обязаны быть профильными, т. е. обеспечивать комфорт и качество взаимодействия с данными обо всех ресурсах компании.
Главные требования к профильному ПО
Итак, рассмотрим подробнее значимые параметры, на которые следует ориентироваться при приобретении планировщика. Вот короткий, но емкий список из 5 пунктов:
- удобство использования;
- наличие базового набора функций и соответствие их поставленным задачам;
- возможность дополнительных интеграций;
- гибкость настроек;
- оправданная стоимость владения.
Кратко обозначим эту «пятерку» общих для всех хороших планировщиков параметров!
Удобство в работе
Конечно, такой показатель — вещь субъективная, подверженная влиянию нескольких факторов, в том числе — личных предпочтений и навыков пользователя. Но все же удобство можно оценить по наличию интуитивно понятного интерфейса (в идеале — со структурой и навигацией, идентичной популярным офисным пакетам), ничтожно малому времени отклика на запросы, доступности документации и уровню порога входа.
Базовый набор функций и их соответствие выбранной тематике
Проверьте, есть ли у ПО хотя бы те возможности, которые нужны для минимального ресурсного планирования любого предприятия? Если опций достаточно без дополнительных интеграций — отлично!
Дополнительные интеграции
Это расширяющий потенциал продукта апгрейд, позволяющий гармонично взаимодействовать с тем софтом, который уже имеется. Под определение дополнительных интеграций попадает все, что касается бесшовного включения новых корпоративных сервисов в уже сложившуюся инфраструктуру.
Гибкость настроек
Даже если пользователь будет работать с ПО, не подстраивая его под себя — все равно когда-то захочется персонифицировать софт в целях придания ему максимальной эффективности. Проверьте, насколько лабильны его настройки, можно ли их адаптировать под исполнителя и особенности бизнес-процессов.
Во сколько обойдется владение
Подсчитайте решительно все предстоящие затраты:
- на приобретение разрешительных документов (сертификаты, лицензии);
- на создание адекватных технических условий (обновления, серверы, внедрение настроек, обучение персонала, сервисное обслуживание).
Качественное корпоративное ПО всегда дорого приобретать и недешево содержать, так что оцените силы еще на стадии выбора!
Специфические критерии решений для планирования
Кроме общих требований, рассмотрим напоследок специальные: они повысят показатели работы не одной штатной единицы, а целого коллектива. Самодостаточные планировщики обладают еще двумя (идут плюсом к базовым!) встроенными возможностями:
- для формирования списков детализированных (т. е. с указанием числовых и качественных характеристик) ресурсов по разным направлениям деятельности;
- для самостоятельной и в сопоставлении с другими показателями деятельности аналитики эффективности использования ресурсов.
Замечательно, если будет еще и отдельный модуль/раздел, управляющий и контролирующий человеческие ресурсы. Это самая сложная функциональность, подсчитывающая заработную плату и мотивирующие выплаты, распределяющая трудовую нагрузку, учитывающая сферы ответственности и прочие нюансы, связанные с работниками предприятия.
Вступление было долгим, но необходимым. Наконец-то мы подошли непосредственно к заявленной теме! Рассмотрим же теперь подходящие инструменты отечественного производства.
«Топовая пятерка»: лучшие предложения российских разработчиков ресурсного планирования
Ну что, пора уделить внимание 5 выдающимся — по результатам изучения нескольких десятков русских планировщиков — инструментам с грифом «сделано в РФ». Вот эта пятерка отличников:
- pro;
- «Мегаплан»;
- «Битрикс-24»;
- YouGile;
- Yandex Tracker.
Знакомые «лица»? Они действительно популярны у нас в стране. Насколько заслуженно, сейчас разберемся!
Projecto
Формат размещения: SaaS (в готовом облаке).
Стоимость 1 рабочего места за 1 месяц: от 288 до 400 руб.
Дисковое пространство: безлимитное.
Возможности:
- набор базовых функций;
- имеются одинаковые по объему мобильные и основные версии сервиса.
Платформа позволяет планировать, делегировать задачи, заполнять персональные карточки, вести сквозной поиск, рассылать уведомления. С Projecto.pro организуются идентичное корпоративной СЭД хранение файлов и документов, составление наглядной схемы с учетом структурой компании, ведение и согласование календарей, обсуждение задач и проектов, планов.
Это простая, доступная система управления проектами, не требующая даже обучения! Практически универсальна: подходит для управления небольшими и средними компаниями, производством, IT-командами, проектными офисами и отделами маркетинга.
«Мегаплан»
Два формата размещения:
- SaaS (в готовом облаке);
- коробка (аренда с установкой на имеющийся у клиента сервер).
Стоимость 1 месяца использования 1 рабочего места: от 329 до 1399 руб.
Дисковое пространство: хранилище максимум 1 Тб.
Возможности:
- множество гибких настроек (дополнительными полями реализуются самые сложные функции);
- большой объем опций (финучет, видеосовещание, контроль нагрузки, учет остатков, выгрузка товарного каталога, интеграция с IP-телефонией, воронка продаж);
- есть система отчетов и управление бизнес-процессами;
- интеграция с продуктами 1С.
Это комбинированный сервис со встроенной «своей» CRM. Подходит крупным и средним компаниям. Коробочная версия требует регулярного обновления лицензий. Еще одно неудобство — сложность самостоятельного внедрения даже при наличии готовых шаблонов настройки.
«Битрикс-24»
Два формата размещения:
- SaaS (в готовом облаке), редакции отличаются функциональностью и доступностью дискового пространства;
- коробка (аренда с установкой на имеющийся сервер).
Стоимость 1 месяца использования: от 1990 (1 рабочее место) до 13 990 руб. (для всех пользователей).
Дисковое пространство: хранилище до 1 Тб.
Возможности:
- имеется 100% набор главных опций;
- постановка задач голосом через «своего» голосового ассистента;
- мобильные приложения для сотрудников;
- есть инструменты планирования и коммуницирования.
С «Битрикс-24» проводятся учет времени и оценка задач, создаются встроенные отчеты, задачи отображаются в подходящих форматах. Количество интеграций внушительное.
Рассчитанная на крупный бизнес платформа по типу «Всё в одном», требующая из-за сложности настройки под конкретного клиента серьезных трат на внедрение. Задумывалась эта CRM-система как сопутствующий продукт для CMS «1С-Битрикс: Управление сайтами». Для аренды актуальны оба варианта.
YouGile
Два варианта формата размещения:
- SaaS (в готовом облаке);
- коробка (аренда с установкой на имеющийся у заказчика сервер).
Цена 1 рабочего места в месяц: от 278 до 555 руб.
Дисковое пространство: безлимитное.
Возможности:
- стикер-секундомер (считает фактическое время реализации конкретного поручения) и стикер обратного отсчета (сигнализатор дедлайна);
- распределение кадров по структурным подразделениям;
- назначение ответственных;
- хранение файлов и документов.
Небольшой малоизвестный и «шифрующийся» (скупая официальная информация относительно размещения серверов и регистрации компании) сервис, изначально адаптированный под требования IT-команд с гибкими методологиями (Agile), но превратившийся в комплексный таск-менеджер. Есть подозрения, что YouGile будет переориентирован на зарубежные рынки.
Yandex Tracker
Формат размещения: SaaS (в готовом облаке).
Цена 1 месяца использования одним исполнителем: от 185 до 258 руб.
Дисковое пространство: безлимитное.
Возможности:
- классические функции управления;
- интеграция по API;
- визуальный конструктор связанных задач в формате диаграмм Ганта.
Это структурная единица облачной платформы Yandex Cloud, работающая автономно, как таск-менеджер или с Yandex Wiki, Yandex Forms и иными дополнительными бизнес-сервисами. Графика позволяет планировать выделяемое на задачу время со сроками начала и завершения, назначать ответственных, выявлять взаимосвязь с другими задачами. С ним удобно работать с документами проектов и в HR-отделах/службах.
Увеличение опций — за счет локальных или глобальных полей.
«Делаем оптимистичные выводы»: короткое подведение итогов всего сказанного
Очевидно, первое, что напрашивается само собой, — инструменты ресурсного планирования необходимы современному бизнесу. Без таск-трекеров и прочих разработок невозможно получить реальную информацию по средствам производства, тем более качественно обработать и проанализировать данные, структурировать и визуализировать их, превратив в понятные для всех сведения.
Второе — какой бы суперпродукт для планирования ни использовался, он не отменит ни человеческий фактор, ни работу ответственных специалистов! Все автоматизированные системы управления — лишь прогрессивное подспорье руководителям, стремящимся до предела уменьшить убытки и получить максимально возможную прибыль. А вот для этого как раз и созданы усовершенствованные сервисы менеджмента.
