Сокращение расходов, стимулирование улучшений и предотвращение катастроф с помощью мобильных технологий. Как найти пути решения потенциальных проблем в цепочке поставок до того, как они станут катастрофой с вашей стороны?
Одной из самых больших проблем при работе с обширной глобальной цепочкой поставок является отсутствие контроля за качеством, безопасностью и устойчивостью вендора. Если купленное изделие создает трудности, связанные, в том числе с тем, что производитель нарушал правила безопасности труда на своих предприятиях, ваши затраты в итоге будут значительными. А если оборудование отзовут, то это грозит штрафами регулирующих органов, судебными исками и ущербом для бренда.
Именно поэтому аудиты поставщиков так важны, а значит, к их проведению следует подходить с той же тщательностью и самоотдачей, что и к проверке своей компании.
Но как управлять всем этим, в особенности при работе с десятками, а то и сотнями поставщиков? Как добиться того, чтобы все они обеспечивали такое же высокое качество, которое вы требуете от своих сотрудников? Как найти пути решения потенциальных проблем в цепочке поставок до того, как они станут катастрофой с вашей стороны? И самое главное, как убедиться, что условия труда на предприятиях ваших вендоров безопасны и соответствуют требованиям?
Всем привет, на связи компания-разработчик российской FSM-системы для управления мобильными сотрудниками HubEx.
В этой статье мы обсудим:
- Реальную стоимость «узких мест», несоответствий, низкого качества и уровня безопасности поставщиков;
- Сложность управления несколькими различными поставщиками — все с уникальными переменными и зависимостями;
- Как мобильные технологии и аналитика данных помогают экономить деньги, время и принимать лучшие решения.
Цена качества и безопасности поставщиков
Традиционно, чем больше ваша цепочка поставок, тем вероятнее, что вы столкнетесь с отзывом продукции на многомиллионные суммы, задержками производства, узкими местами, штрафами регулирующих органов и судебными исками. В конце концов, когда вы работаете с сотней производителей, где-то обязательно случится оплошность. Потому более строгий подход к аудиту поставщиков имеет первостепенное значение.
При правильном подходе проверки партнеров приносят прибыль бизнесу, повышая общее качество и безопасность продукции, укрепляя репутацию и авторитет компании и снижая затраты. Фактически, за счет устранения «узких мест» в цепи поставок и несоответствий можно сэкономить до 63% расходов на аудит поставщиков.
Проблема в том, что большинство современных проверок разработаны лишь для того, чтобы убедиться — вендоры принимают адекватные меры по обеспечению качества и безопасности и соответствуют критериям, указанным в договоре о закупках. Конечно, все хотят совершенствоваться, но добиться улучшений и предотвратить катастрофы в цепи поставок с помощью традиционных процессов аудита бывает непросто. Особенно, если вы собираете данные с помощью бумаги, электронных таблиц или устаревших мобильных приложений.
Если вы собираетесь сократить расходы за счет уменьшения количества инцидентов, связанных с поставщиками, вы знаете, что вам нужен лучший способ найти, исправить и предотвратить проблемы с качеством до того, как они распространятся.
Чем помогут мобильные технологии и программное обеспечение
Мобильные приложения способны собрать и интегрировать данные в различные системы при проведении любого из следующих видов контроля качества:
- Проверки предприятий поставщиков;
- Инспекции сборки;
- Проверки производственных линий;
- Контроль качества готовой продукции;
- Заключительная экспертиза;
- Послепродажное обслуживание.
Много поставщиков —много переменных
При работе с огромным количеством поставщиков вы столкнетесь с несколькими переменными, которые делают практически невозможной стандартизацию форм аудита. Ведь каждый продукт от конкретного вендора отличается друг от друга. Кроме того, необходимо учитывать различные региональные и федеральные законы. Следует также иметь в виду заранее установленные соглашения об уровне обслуживания, которые также варьируются в зависимости от вендора.
В таких ситуациях у вас обычно есть несколько вариантов, ни один из которых не является идеальным. Вы либо:
- Ограничиваетесь упрощенным шаблоном с общими полями, которые не сообщают вам ничего, кроме основных сведений;
- Работаете со сложной серией бумажных и электронных таблиц, которые практически невозможно поддерживать;
- Используете устаревшее мобильное приложение, которое не работает без постоянного доступа к Интернету, который трудно обеспечить на современных огромных заводах с сотнями различных маршрутизаторов и «мертвых зон».
Соответствующее мобильное приложение не только упорядочит сложные формы, но и сделает их динамичными, способными меняться в зависимости ситуации. Автономные возможности помогут проводить аудиты без доступа к Интернету, а затем синхронизировать данные и устанавливать задачи и уведомления при наличии подключения. Такая возможность работы офлайн избавит от необходимости переключаться на различные сети Wi-Fi.
Объединение данных
Не все компании проводят аудит поставщиков с помощью бумаги и электронных таблиц. Сегодня многие процессы заменяют интеллектуальными платформами и программами, включая планирование ресурсов предприятия (ERP), управление рабочими заказами (WMS), системы менеджмента качества (QMS) и системы охраны окружающей среды, здоровья и безопасности (EHS).
Проблема заключается в том, что лица, ответственные за анализ всех данных, полученных из этих систем, извлекают информацию из ряда отдельных инструментов. Все эти источники не взаимодействуют друг с другом. Такой процесс бывает сложным и громоздким, что отнимает много времени на получение общего представления о состоянии дел. Без бесшовной интеграции всех данных вы не работаете со всей информацией.
Мобильное приложение не только помогает собирать более качественные данные, но и обеспечивает лучший доступ к ним. Оно выполняет роль агрегационного узла для обработки информации, входящей и исходящей из этих систем. Такой доступ позволяет лучше и быстрее собирать данные, предоставляя руководству полный обзор работы каждого поставщика и его влияния на вашу компанию.
Совет: Вместо того чтобы использовать аудиты для «допроса и взыскания» с поставщиков, создайте позитивный опыт, чтобы помочь им понять важность проверки. Дайте им время ответить на вопросы и вместе с ними проработайте корректирующие и предупреждающие действия.
Успешный аудит поставщиков требует не только поверхностных оценок
В этой связи есть несколько полезных ремарок. Регулярно меняйте аудиторов, чтобы те могли посмотреть на поставщиков свежим взглядом. Нанимайте собственных ревизоров и отслеживайте их работу с помощью мобильной платформы. Анализируйте результаты проверок для принятия решений на основе данных и уточнения SLA.
Контрольный список для проведения аудита поставщика
Осмотр производства: Задокументируйте условия производства. Насколько организован объект? Чисто ли там? Безопасно ли оно? Правильно ли обрабатывается и хранится продукция?
Качество продукции: Соответствует ли продукция установленным ожиданиям? Существуют ли документированные процессы для обеспечения качества продукции?
Инструменты и машины: Проверьте состояние оборудования. Действуют ли планы обслуживания и регламенты параметров технологического процесса?
Навыки сотрудников: Обучены ли сотрудники должным образом, мотивированы ли они на успех и в курсе ли они ожиданий в отношении безопасности и качества?
Процесс коммуникации: Как происходит обмен и распространение информации? Существуют ли меры безопасности для защиты данных?
Инспекция: Существует ли план управления качеством? Выявляются ли, отмечаются и исключаются ли из производственного процесса дефектные детали?
Преимущества мобильных технологий в аудите поставщиков
Для того чтобы опередить свои масштабные инициативы по управлению качеством поставщиков, все больше компаний обращаются к мобильным устройствам и приложениям для проведения аудита.
Мобильные инструменты упрощают и улучшают процесс проведения постоянного и последовательного аудита поставщиков. Данные, которые они собирают, легко анализировать и просматривать на панелях бизнес-аналитики. Это помогает компании заранее предупредить любые проблемы, которые могут возникнуть до того, как отраслевой или государственный ревизор наложит на них крупный штраф.
Аудиты поставщиков также обеспечивают постоянную согласованность действий персонала и руководства и их осведомленность о том, что необходимо делать для постоянного соблюдения нормативных актов.
Например, при возникновении проблемы, которую необходимо устранить, инспекторы используют свое мобильное приложение для создания интерактивного обучающего курса для поставщика. Теперь тот сможет ознакомиться с соответствующими рекомендациями и узнать о надлежащих действиях, необходимых для того, чтобы исключить повторное возникновение ошибки.
Принимайте более разумные решения
Мобильное приложение позволяет аккумулировать множество сведений, которые невозможно собрать с помощью бумажных форм или таблиц. Например, электронные бланки используют функциональные возможности устройства для сбора более глубоких данных, таких как геолокация, отметка времени, цифровые фотографии, которые можно набросать или отметить касанием.
Еще лучше, если по мере накопления сведений вы начнете принимать более разумные решения на основе исторической информации, собранной в ходе аудитов и проверок за прошедшие годы. Вы можете использовать эти данные для выявления тенденций, что, в свою очередь, поможет разработать превентивные меры еще до начала работы.
Преимущества мобильных технологий для аудита поставщиков включают: реакцию в реальном времени, сокращение ошибок, повышение оперативной эффективности, установление и поддержание подотчетности, соблюдение правил (и доказательство их соблюдения).
Экономьте время
Несомненно, мобильное приложение экономит время при сборе данных, особенно когда речь идет об интеграции собранной информации в существующие системы. Ведь ввод бумажных заметок и фотографий в базу вручную отнимает ценное время и ресурсы. С правильным мобильным приложением данные автоматически интегрируются в существующие системы и процессы, что позволяет исключить посредников и вероятность ошибок.
С таким подходом вам больше не придется судорожно копаться в папках и картотеках. Вы сможете составлять отчеты по любому объекту за любой период времени и никогда не будете смотреть на аудит по-старому.
Плюс, если все формы станут цифровыми, это позволит сократить периоды запаздывания благодаря автоматической настройке таких вещей, как заказы на закупку оборудования в случае истощения запасов. Данный подход значительно снизит задержки с поставками запчастей, инструментов и с повторными проверками, что будет способствовать своевременному завершению работ в рамках бюджета.
Экономьте деньги
Мобильное управление аудитом требует инвестиций, но в долгосрочной перспективе оно позволяет сэкономить. Благодаря повышению эффективности, сокращению объема бумажной работы, снижению штрафов от Управления по охране труда и сокращению количества несчастных случаев, это действительно выгодное вложение средств.
Аудит поставщиков на предмет качества и безопасности становится критически важным мероприятием, которому следует уделять такое же внимание, как и внутренним операциям. Однако множество переменных, связанных с наличием большой цепи поставок, может привести к путанице в процессе сбора данных, к ошибкам, упущенным возможностям и необоснованным решениям.
Именно поэтому многие компании на корпоративном уровне обращаются за ответами к мобильным технологиям и аналитике данных. В конце концов, когда на кону стоит риск человеческих жертв, травм и болезней (не говоря уже о расходах), имеет смысл опережать все потенциальные несоответствия, «узкие места» и ошибки поставщиков.
Мобильные данные помогают проводить аудиты поставщиков в части охраны труда и техники безопасности, экологического соответствия, оценки сотрудников, автоматизированной системы управления и рабочих процессов, внутренних проверок.
Итог
В заключении перечисли функции, на которые следует обратить внимание, выбирая мобильное приложение:
- Динамические формы и контрольные списки;
- Управление задачами;
- Метки времени и даты;
- Загрузка фотографий и разметка;
- Оповещения и уведомления;
- Автоматизированная оценка эффективности;
- Предварительно заполненные поля;
- Автоматизированные планы действий.