Первичные документы нужны всем предпринимателям, независимо от того, на какой СНО вы находитесь. Через меня прошло множество предпринимательских историй. Самые разные ситуации.
Там, где документами занимались, ситуация выруливалась легче и быстрее. Отсутствие документов приводило к необходимости их восстанавливать, потери времени и дополнительным расходам.
Я обобщила для вас информацию из разных нормативных актов. Вот что получается:
▪️Хранить надо и бумажные документы, и электронные. Причем в том, виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные – распечатать. Сроки хранения едины для любой формы документов.
▪️Первичные документы➖договора, накладные, акты, налоговые декларации, счета-фактуры, акты списания имущества и материалов, кассовые документы и книги, свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочка в уплате, налоговые декларации, КУДиР➖надо хранить 5 лет. 5 лет отсчитываем не с даты оформления документа, а с даты окончания отчетного периода, в котором документ использовался.
▪️Книга покупок и продаж хранится 4 года. Отсчет срока ведется с даты последней записи.
▪️Документы по страховым взносам за работников и за себя (расчетные ведомости, больничные, расчеты по СВ, платежные поручения на перечисление взносов) хранятся 6 лет. Расчет срока начинается с 1 января года, следующего за отчетным.
▪️Документы по личному составу сотрудников➖трудовые договоры, личные карточки, лицевые счета работников, приказы по личному составу (прием/перевод/увольнение, поощрение, предоставление отпусков)➖ хранятся 50 лет, если они созданы после 2003 года. Если у вас есть документы по сотрудникам, созданные до 2003 года, храните их 75 лет.
▪️Графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях надо хранить 3 года.
💁♀️ А в конце мой совет.
Выгружайте электронные платежки и выписки из системы “Клиент-Банк”. Потому что:
👉банк может лишиться лицензии и вы останетесь без документов;
👉они могут “пропасть” при переходе на новое ПО;
👉документы двухлетней (например) давности могут быть недоступны, т.к. у банка свои сроки хранения документов.
#электронныйдокументооборот #бизнес
#аутсорсинг
#отчетность
#аудит
#эдо #предприниматель #транспортнаякомпания
#гибдд #транспортнаянакладная
#главбух #налог
#гисэпд
#декларация #электроннаятранспортнаянакладная
#1c
#закон
#путевойлист #налоговыйвычет #регистрацияооо