«Фабрика процессов – офис» максимально реалистично повторяет все основные бизнес-процессы работы офиса
Первое место в номинации «Экономический эффект» конкурса ОАК по совершенствованию производственной системы в прошлом году получил проект «Фабрика процессов – Офис», подготовленный специалистами управления развития производственной системы Комсомольского-на-Амуре авиационного завода (КнААЗ) им. Ю. А. Гагарина. Уникальность такой «фабрики процессов» в коротком сроке обучения – всего один рабочий день.
Методический материал, применяемый на этом симуляторе рабочих процессов, максимально адаптирован под предприятие, условия приближены к реальным. Благодаря активным формам обучения информация усваивается в наиболее полном объеме. Помимо заводчан, обучение на «фабрике процессов» проходят и сторонние организации.
«Фабрика», меняющая мышление
На любом предприятии в любой области деятельности бывают ситуации, когда в производственных процессах из-за неорганизованности и беспорядка возникают потери времени, снижение качества, даже травмоопасные ситуации. Все это приводит к ущербу, убыткам, и в итоге отражается на выполнении производственных планов и соблюдении обязательств перед заказчиками. В основном все эти проблемы возможно решить методами бережливого производства. Но сначала нужно подготовить сотрудников к применению, как их еще называют, lean-технологий. Нужно не только обучить их инструментам и методикам бережливого производства. Необходимо перестроить само сознание людей, настроить их на новое отношение к процессу непрерывных улучшений на своих рабочих местах. Для вовлечения сотрудников в этот процесс наилучшей практикой стало создание симуляторов производственных процессов. В России их называют «фабриками процессов».
«Фабрика процессов» как на производстве, так и в офисе учит смотреть на привычные вещи по-новому, искать и находить простые, но эффективные методы экономии времени и усилий. В итоге она позволяет устранить потери, повысить производительность труда и снизить себестоимость продукции.
Весной 2022 года на КнААЗ им. Ю. А. Гагарина заработал подобный симулятор под названием «Фабрика процессов – офис». По сути, это имитационно-обучающий комплекс, в котором повторяются все основные бизнес-процессы работы офиса. Он предназначен для формирования у персонала предприятия философии бережливого производства, обучения его навыкам, методам и инструментам на практике. Конечная цель – обеспечить функционирование производственной системы в четко заданных параметрах.
С декабря по июнь
Проект был реализован на КнААЗ им. Ю. А. Гагарина за полгода. В конце декабря 2021 года началась его подготовка. Целями проекта стали формирование качественных lean-компетенций в максимально сжатые сроки у всех сотрудников предприятия, адаптация новых сотрудников, погружение их в производственную систему предприятия. Кроме того, «фабрика процессов» должна была обеспечить формирование практических навыков использования инструментов производственной системы в условиях, имитирующих реальное производство, складское помещение, а также повышение уровня корпоративной культуры и эффективности производства.
С 28 февраля по 3 марта 2022 года прошло корпоративное обучение тренеров. К концу марта была уже создана проектная группа, а 15 апреля состоялся апробационный ввод системы в эксплуатацию. Тремя днями позже прошли корректирующие мероприятия. Наконец, 7 июня состоялся ввод «Фабрики процессов – офис» в промышленную эксплуатацию.
Две смены за 8 часов
Деловая игра на «Фабрике процессов – офис» продолжается восемь рабочих часов. За это время группа из 15 специалистов различных подразделений успевает «прожить» несколько важных этапов: командообразование, «рабочую смену», близкую к реальным условиям, определение проблем, знакомство с lean-технологиями и, наконец, еще одну «смену», которая наглядно демонстрирует преимущество нового подхода к делу.
«В основе бизнес-симуляции – реальный процесс подготовки и согласования одного из распространенных на заводе документов – приказа о командировании, – рассказывает тренер “фабрики” Галина Тювикова. – Кроме того, на протяжении 25-минутной рабочей смены участники регулярно получают задания – например, подготовить пять служебных записок, написать отчет о проделанной работе».
Во время первой смены участники попадают в тяжелые условия, как существующие в реальном офисном процессе на предприятии, так и добавленные организаторами. Это помогает наглядно увидеть имеющиеся проблемы.
«После первой “смены” проходит беседа-совещание, во время которой участники стараются определить проблемы, мешавшие им работать, – объясняет Галина Тювикова. – Мы заполняем “доску потерь”: нерациональное размещение участников, лишняя информация, подготовка ненужных документов и отчетов, незамеченные ошибки, просчеты в оформлении документов, из-за которых их пришлось возвращать на доработку. Затем мы вместе определяем, с помощью каких инструментов бережливого производства возможно избежать либо минимизировать потери. Обучающиеся наглядно видят слабые места в процессе и принимают решения по устранению потерь. Активно подают предложения по улучшению, используют в тестовом режиме информационный киоск. Учатся заполнять бригадный стенд – один из основных инструментов визуального управления на нашем предприятии, в котором отражают проблемы, выявленные в ходе первого раунда, оценивают уровень чистоты и культуры производства на своих рабочих местах, проводят оценку уровня компетенций членов команды. Участники рационально распределяют обязанности, учатся работать в команде, оптимизируют рабочую зону, используя инструменты 5С по организации рабочих мест. И вторая «смена» уже проходит с заметно лучшими результатами».
FIFO, 5С и кайдзен
Между «сменами»-раундами как раз и предусмотрен теоретический блок, который знакомит участников деловой игры с инструментами бережливого производства. А потом – мозговой штурм с целью минимизации потерь. В его ходе используются такие инструменты lean-технологий, как методы FIFO и «Точно – вовремя». FIFO (First-In, First-Out) – это принцип обработки данных или требований путем упорядочения процесса на основе правила «первым пришел, первым обслужен».
В ходе мозгового штурма обучающиеся на «фабрике» также строят потоки единичных изделий, применяют методы визуализации и стандартизации. Участники применяют для поиска решений также системы 5С и кайдзен. Система 5С нацелена на оптимизацию организации рабочего пространства. В системе применяются пять этапов (отсюда и пятерка в названии). Все начинается с сортировки – все нужное остается, а от ненужного избавляются. Следующее требование – аккуратность, чтобы упорядочить и разложить по своим местам все нужное. Так вещи проще искать и использовать. Важен и третий этап – содержание рабочего места в чистоте и опрятности. И, конечно, важна стандартизация: без нее сложно выполнить первые три условия. Наконец, пятое требование – совершенствование и самодисциплина: сотрудникам необходимо привыкнуть точно следовать установленным правилам и процедурам.
Кайдзен же в переводе с японского означает «улучшение». Это концепция бизнес-деятельности, которая предусматривает постоянное совершенствование всех функций и процессов как бизнеса, так и жизни. Причем, в этот процесс вовлекаются все сотрудники – от самого главного начальника до простого работника.
По результатам мозгового штурма проводится вторая, уже зачетная раунд-«смена». По ее итогам проводится анкетирование и подведение итогов по результатам деловой игры.
Субъективные отзывы и реальные результаты
Отзывы организаторы «фабрики процессов» на КнААЗ получают различные – все-таки не так просто за несколько часов изменить годами сложившуюся практику работы. Тут все зависит от человека – от настроя, от его функционала на предприятии. Есть люди, которые сразу позитивно воспринимают новое. Но есть и консерваторы, которые не любят перемены, с ними приходится работать активнее. Кто-то осторожно замечает, что – да, порядок на рабочем месте нужно навести. Кто-то ратует за то, что его коллегам также нужно пройти обучение на «фабрике процессов». А кто-то с неподдельным энтузиазмом говорит: «Спасибо, я уже представляю, насколько полученные знания и навыки помогут упростить мою работу».
Но есть и вполне объективные цифры. Ежемесячно через «Фабрику процессов – офис» на предприятии проходят 4 группы по 12-15 человек, примерно 40-60 сотрудников в месяц. По данным управления по развитию производственной системы КнААЗ, в ходе обучения группы достигают следующих показателей:
Происходят и качественные изменения. Осуществляется перепроектирование офисных процессов, повышается скорость бизнес-процессов, стандартизуются операции в офисе, оптимизируется рабочее время. Кроме того, благодаря «фабрике» выявляются неэффективные методы в работе, повышается мотивация деятельности каждого сотрудника, растет уровень корпоративной культуры.
Уникальность проекта заключается в нескольких совокупных достижениях. Это и короткий срок обучения – всего один рабочий день, и максимально адаптированный под предприятие методический материал программы, и создание условий, максимально приближенных к реальным. Благодаря активным формам обучения происходит усвоение информации в максимально полном объеме. Помогает и визуализация процессов при помощи бригадных досок. В тестовом режиме уже ведется оформление кайдзен-предложений при помощи IT-киоска завода.
Пройти всем
Вот только один из наиболее характерных отзывов по итогам прохождения через «фабрику»: «Большое спасибо тренерам – очень четко, понятно, интересно, задорно доносят информацию, хорошо запоминается. По-новому ощущаешь свою ответственность и важность своей работы». Есть и пожелания: «Пройти обучение инновационным технологиям», «Подробно изучить процесс подачи предложений по улучшению, расчета экономического эффекта», «Любые темы от специалистов УРПС (управления развития производственной системы – Ред.) – интересно и полезно все!»
Группа разработчиков проекта считает необходимым в качестве следующего шага разработать модель отслеживания эффективности обучения на «фабрике процессов». Предлагается также организовать масштабирование опыта предприятия в части организации обучения на уровне не только промышленных предприятий, но и для организаций и учреждений различных ведомств.
Руководством КнААЗ им. Ю. А. Гагарина поставлена задача, чтобы обучение на «Фабрике процессов – офис» прошли все офисные работники предприятия. Эту работу планируется завершить к концу 2026 года. Однако работа «фабрики» – процесс непрерывный, поскольку коллектив предприятия регулярно пополняется новыми кадрами.
Текст: Марина Левина, Константин Лантратов
