Время от времени, наши деловые встречи проходят в устной форме и письменно не фиксируются. В этом случае вы рискуете упустить важную информацию и даже испортить свою репутацию. Ведь если вы не хотите тратить время впустую, то потребуются четкие цели, повестка и ручка с блокнотом.
У вас есть четкая цель, но никто не задокументировал встречу или следующие шаги? Может потребоваться еще встреча или звонок. Кто-то не смог прийти, а записей нет? Нужно еще лишнее собрание.
Вот шесть последствий, которые ожидают тех, кто не конспектирует важные встречи:
1. Вы забудете подробности
Давайте начнем с очевидного – память не резиновая. Когда ваша команда принимает решение, обнаруживает проблему или определяет следующие шаги, нужно сразу зафиксировать важное! Еще лучше, если вы заранее распределите обязанности по составлению заметок. С помощью типового документа с результатами встречи вы предотвратите ощущение дежавю – когда люди задают одни и те же вопросы.
2. Вам будет сложнее поделиться результатами
На встрече должны быть только те, кто действительно необходим для обсуждения или принятия решения. Это сэкономит время команды и избавит от ненужных встреч. Но может привести к тому, что люди почувствуют себя не в курсе событий. А иногда и кто-то важный просто не может присутствовать.
Создание итогов встречи на основе заметок поможет держать всех в курсе событий.
3. Вам будет сложнее сделать следующий шаг
Это уже не так очевидно. Но когда люди видят, что ключевой момент записан, он становится ближе к осуществлению. Проблема, изложенная в письменной форме, требует внимания. Следующий шаг, задокументированный, с назначенным ответственным и сроком очень похож на задачу, которую можно выполнить.
Если вы хотите добиться реальных результатов, запишите следующие шаги и поделитесь с коллегами.
4. Труднее закрепить договоренности и выполнить их
Что написано пером, не вырубишь топором
Давайте признаем, устные обещания даются легче.
“Да, звучит заманчиво, давайте обсудим за чашечкой кофе”
“Да, я попрошу кого-нибудь из моей команды заняться этим”.
Но письменное соглашение - это уже нечто иное.
Рассылка результатов встречи создает социальное давление, способствующее его выполнению. Социальный контроль делает свое незаметное дело.
5. Сложнее будет дать понять, что вы услышали собеседника
Слушая кого-то и записывая, вы показываете:
- Да, он услышан
- Он говорит что-то важное
Если вы документируете идеи только тех людей, с которыми согласны, вы быстро увидите, что члены команды закроются от вас. Фиксируйте все важное!
Результатом лучших встреч становятся соглашения, в достижение которых, каждый внес свой вклад, и вы можете укрепить это чувство взаимного доверия, включив все идеи при составлении заметок. Здесь важную роль играет умение вести фасилитацию встреч.
6. Будет меньше доверия к вам
Этот тот парень с которым мы обговорили все на встрече, а он забыл половину и не выполнил почти ничего? Надеюсь, про вас такое не скажут.
С другой стороны, если вы покажите свое внимание и профессионализм, это станет вашей визитной карточкой. Держите ручку с блокнотом под рукой или программу для заметок и вам будет сопутствовать успех!
Спасибо за внимание! Ранее в этой статье мы писали как правильно написать результаты встречи.