При устройстве человека на работу кадровик и бухгалтер должны принять у него и проверить ряд документов. Порядок приема на работу по ТК РФ и полный список документов при трудоустройстве в 2023 году мы привели в статье.
Документы при приеме на работу в 2023 году: новый список
При оформлении нового сотрудника учитывайте, что оформлять приказ о приеме на работу теперь не обязательно. Кроме того, отменена форма справки 182н, а также ряд других форм.
Ранее изменился список документов при приеме на работу. Новый перечень и образцы смотрите в статье журнала «Упрощёнка»
Смотрите в статье журнала «Упрощёнка»
Регламент приема на работу по ТК РФ в 2023 году по шагам
Шаг 1. Получите от будущего сотрудника все бумаги, необходимые для кадрового учета на предприятии.
Сразу предупредим: с представленных документов безопаснее не снимать копии и не хранить их. Такие действия контролеры могут квалифицировать как нарушение работы с персональными данными. Во избежание рисков советуем отдельно изучить эту тему, если в личном деле сотрудника вы храните «левые» бумаги.
Не вызовет вопроса наличие в деле экземпляра трудового договора, распоряжения о приеме на работу. То же самое можно сказать про все другие распоряжения, касающиеся непосредственно сотрудника. Как бланк строгой отчетности хранится трудовая книжка.
Шаг 2. Ознакомьте человека со всеми внутренними документами фирмы, касающимися персонала.
Шаг 3. Подпишите договор с сотрудником.
Шаг 4. Подготовьте приказ или распоряжение о приеме на работу. Имейте ввиду, что в 2023 году этот документ не обязателен. Но его можно оформить при желании.
Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку.
Шаг 6. Заведите личную карточку на нанятого сотрудника.
Далее мы во всех деталях рассмотрим каждый шаг. Где нужно — приведем наглядные примеры.
Обратите внимание, что появились новые формы документов при увольнении. Полный список смотрите в журнале "Упрощенка" в статье Какие новые документы выдать при увольнении
Какой именно пакет документов запросить у будущего работника: полный список в 2023 году
При приеме на работу человек должен показать, прежде всего, свой паспорт. Если соискателю меньше 14-ти, то удостоверяющей бумагой будет свидетельство о рождении. А у гражданина, постоянно проживающего за границей, попросите загран.
Далее от уже опытных специалистов потребуйте трудовую книжку. Новичкам, для которых позиция в вашей компании — первое место их работы, вы должны в 2023 году вести электронную трудовую книжку, право выбрать бумажную у них нет.
Из персональных документов также понадобится СНИЛС.
Скачайте образец в журнале "Упрощёнка"
Если указанное страховое свидетельство человек никогда не получал, теперь он ее должен получить сам по форме АДИ-РЕГ.
Госдума отменила карточку СНИЛС. Закон вступил в силу. После чего бухгалтеру не придется требовать саму карточку. Однако номер СНИЛС работник должен будет указать. Обратите внимание, что старая форма карточка СНИЛС продолжается действовать.
Вместо карточки СНИЛС работники могут принести работодателю форму АДИ-РЕГ. Эта форма выдается ПФР и содержит номер СНИЛС.
Новая форма АДИ-РЕГ от ПФР в 2023 годуДанная форма заменяет зеленую карточку СНИЛС
Постановление Правления ПФР с правилами заполнения нового АДИ-РЕГОфициальный порядок заполнения
Образец заполнения АДИ-РЕГ в 2023 годуРаботодатель должен проверить АДИ-РЕГ по данному образцу
Обратите внимание, что старые СНИЛС не утрачивают своего действия. Они будут использоваться в работе в общем порядке.
Кстати. В законах нет четких правил, как нумеровать кадровые документы. Поэтому можно выбрать любой способ. Но удобнее присваивать номера, которые потом упростят работу. Узнайте, какие цифры и символы стоит использовать
Получить уведомление нового образца можно несколькими способами:
- Лично в территориальном отделении ПФР. Не забудьте взять с собой паспорт гражданина РФ.
- Лично в МФЦ. Обратиться в Многофункциональный центр придется в том случае, если в населенном пункте, по месту жительства отсутствует ТО ПФР.
- Через личный кабинет на официальном сайте ПФ РФ. Для получения сведений требуется регистрация в системе.
- Через учетную запись на портале «Госуслуги». Доступ к единому порталу можно получить в МФЦ.
Сведения формируются автоматически, на основании данных, зафиксированных в единой системе обязательного пенсионного страхования.
С военнообязанных потребуйте военный билет или временное удостоверение. С призывников — приписное свидетельство. Сошлитесь на пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.
Если закон предъявляет к соискателю спецтребования, нужен документ об образовании, квалификации или наличии особых знаний. Так, фармацевту полагается иметь на руках сертификат специалиста. Аналогично — по справке о наличии или отсутствии судимости либо уголовного преследования. Данная бумага обязательна, когда к работе в силу прямого указания закона нельзя подпускать «сомнительный» контингент. Например, это условие есть в отношении педагогов в статье 331 ТК.
Мы перечислили обязательный минимум документов из статьи 65 ТК, которые соискатель должен представить при приеме на работу в 2023 году.
Другие бумаги вы вправе потребовать, если это прямо предусмотрено законом. Так, например, временно пребывающие иностранцы помимо разрешения на работу или патента предъявляют полис ДМС. Таковы требования части 1 статьи 327.3 ТК.
Как ввести человека в дела компании
Познакомьте будущего работника с локальными нормативными актами, действующими по организации. Имеются в виду колдоговоры, различные положения. Например, об оплате труда. Не забудьте про Правила внутреннего трудового распорядка. Сокращенно — ПВТР. И другие инструкции. Ознакомьте обязательно под подпись (ст. 68 ТК).
Факт знакомства с «местными» правилами удобно фиксировать в специальном журнале, составленном в табличной форме. Типового бланка нет. Оформите его самостоятельно. Можете ориентироваться на наш вариант.
Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организацииСкачать
Кстати: со штатным расписанием знакомить вновь устроенных не обязательно. Подобный документ совсем не регулирует рабочий процесс. Исключение — ситуация, когда вы прямо предусмотрели знакомство со штаткой в каком-либо внутреннем документе фирмы. Смотрите на эту тему письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.
На этапе знакомства с компанией обговорите все основные моменты будущей работы с соискателем. В частности, вводится ли для новичка испытательный срок.
- Статья по теме "Кадры": Как превратить основного работника в совместителя и наоборот: инструкция и образцы
Что учесть при заключении соглашения с соискателем
После ознакомления со всем рабочим процессом подпишите соглашение с соискателем в двух экземплярах. Один — для него, другой — для компании. Сделать это нужно не позднее трех дней с того дня, когда человек приступил к работе. Каждый экземпляр визируют обе стороны. Такие правила — в части 1 статьи 67 ТК.
Форма договора в общем случае — свободная. Но к содержанию есть законодательные требования. Обязательные сведения и условия для ТД найдете в главах 10 и 11 ТК. Например, это сведения о должности, режиме работы, заработной плате и т. д. Должность обязательно укажите как в штатке. Нельзя принимать человека на позицию, которой нет в расписании. Это следует из статьи 57 ТК и подтверждено Рострудом в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.
Микропредприятия могут использовать типовой бланк договора. Таковой утвержден постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858. При этом «малыши» могут исключить из шаблона пункты, которые они не заполняют из-за специфики предлагаемой работы. А также убрать ненужные примечания к тексту (письмо Минтруда от 30.06.2017 № 14-1/В-591).
Приятный бонус: если субъект МП подписывает с сотрудниками типовые соглашения, то разрешено сократить кадровый документооборот. А именно частично или полностью отказаться от таких НПА, как Правила трудового распорядка, Положение об оплате труда и о премировании. Можно не составлять график сменности и отпусков, другие локальные акты по труду. Так следует из статей 309.1 и 309.2 ТК.
Контракт — непосредственное основание для приема на работу. Заявление с просьбой трудоустройства, составляемое соискателем в произвольном виде, в принципе излишне. Но ошибкой не будет. На нем можно делать при необходимости полезные служебные пометки: резолюцию директора, визу непосредственного начальника, «галки» об исполнении. Если заявление составлено, подшейте его в личное дело сотрудника.
- Это интересно: Нужно ли офисных работников отправлять на медосмотр?
Что включить в приказ о приеме и где взять шаблон формы
Имейте ввиду, что в 2023 году этот документ не обязателен. Но его можно оформить при желании.
На основании подписанного договора нужно оформить приказ руководителя о включении в штат новичка. Для этого можно взять унифицированную форму № Т-1. Образец мы заполнили. Или самостоятельно разработанный бланк — при условии, что в нем есть все необходимые реквизиты из Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Выбранный вариант обязательно закрепите в своей «учетке». Если в один день вы устраиваете несколько человек, вам подойдет сводная форма № Т-1а.
Форма Т-1: образец заполненияСкачать
В любом случае содержание документа должно строго соответствовать условиям договора. Об этом сказано в части 1 статьи 68 ТК. В частности, дата принятия на работу в приказе должна соответствовать дате из соглашения. Исключение — случай, когда сотрудник начал трудиться без оформления ТД.
Сверьте сведения о структурном подразделении и должности. Перепроверьте информацию о том, на какую работу принимается человек — на основную или нет. Проверьте числовые показатели — размер оклада (тарифной ставки) и надбавок. В приказе приводится период испытательного срока, если стороны согласовали условие об испытании.
От имени работодателя приказ может завизировать директор либо другое уполномоченное им лицо со ссылкой на доверенность — основание подписания. Сотрудника ознакомьте с приказом под подпись в трехдневный срок с того дня, когда он фактически приступил к работе.
Обязательно ли заполнять трудовую в 2023 году
В прежней редакции ст. 65 ТК РФ трудовая книжка была в списке обязательных документов, подаваемых при заключении трудового договора. В редакции Кодекса, действующей с 2020 года, норма дополнена. Теперь необходимо предоставлять трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.
До 2023 года бумажная трудкнижка была основным документом при приеме на работу, который подтверждал трудовую занятость и стаж работника. Ч. 3 ст. 66 ТК РФ в последней редакции гласит, что трудовая может и не вестись. С 2020 года информация о стаже физических лиц уже доступна в электронном виде.
Всех работодателей обязали предоставлять в ПФР специальные отчеты – СЗВ-ТД – не позднее одного дня с любого приема, увольнения или по истечении месяца, в котором состоялось кадровое перемещение и т. п. На основании этих данных в электронном виде формируются сведения о каждом сотруднике. В электронной трудкнижке отображаются сведения о сотруднике, о месте работы, о должности, о переводах, об увольнениях и т. д.
Каждая организация или ИП в течение 2020 года должна опросить персонал о мнении касательно перехода на электронное ведение сведений о трудовой деятельности, а также предоставить право персоналу продолжить вести бумажную версию трудовой, дублируя там всю информацию. Таким образом, электронные трудкнижки уже стали обязательными. Ведение бумажных аналогов пока еще не запрещено, но уже не является обязательным. А вот с 2023 года создание новой бумажной трудовой для впервые трудоустраивающихся работников будет под запретом.
Для тех работников, у которых ваша фирма является первой в трудовой деятельности в 2023 году, вы должны подавать сведения в ПФР о стаже в электронном виде. Бумажную трудовую книжку не заводите.
Можно ли обойтись без личных карточек
Открыть личную карточку и внести в нее первые сведения - это обязательный последний этап кадровой стороны трудоустройства.
Обычно используют типовую форму. Заполнение идет на основании трудовой книжки и других персональных документов сотрудника.
Хранить дело нужно минимум 50 лет.
Особенности приема на работу по ТК РФ гендиректора
Для заключения трудового договора с гендиром собственник фирмы должен принять решение о его избрании (назначении). Вместо решения будет протокол общего собрания, если учредителей несколько. Либо решение совета директоров или наблюдательного совета — при наличии в компании данного органа. Так предусмотрено законами от 26.12.95 № 208-ФЗ и от 08.02.98 № 14-ФЗ.
Назначение директора максимально сверьте с процедурой, изложенной в уставных документах компании. Любое нарушение может быть чревато.
Трудовой договор с руководителем имеет ряд особенностей. А именно может заключаться на срок не более пяти лет (ст. 58, 59 и 275 ТК). Возможный испытательный период — удлиненный по сравнению с обычным. И составляет до шести месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК). Условие об испытании может быть установлено только в том случае, если гендир назначен, а не избран на должность по конкурсу (ч. 4 ст. 70 ТК). Договор с главным может предусматривать дополнительные основания для его расторжения.
Приказ о приеме генерального издайте по форме № Т-1 или в свободной форме - смотря какую применяет компания. При этом первым приказом главного должен быть приказ о вступлении в должность. Обычно с формулировкой: «Во исполнение решения акционеров (участников) приступаю к исполнению обязанностей с такого-то числа».
Как проверить документы сотрудника при приеме на работу
После того как сотрудник представит документы при приеме на работу, проверьте их.
Паспорт
Чтобы проверить паспорт сотрудника, посмотрите бланк документа, его защитные элементы, нумерацию и обложку. Внутренние страницы и вкладыш имеют водяные знаки, нумерация бланка состоит из трех групп цифр, сам бланк имеет определенный формат, содержит 20 страниц и прошит специальной нитью (постановление Правительства от 08.07.1997 № 828).
Проверьте дату выдачи паспорта и возраст соискателя. Паспорт нужно менять в 20 и 45 лет. Сделать это нужно в течение 90 дней после дня рождения. Если этого не сделать, паспорт станет недействительным. Если сотрудник при приеме принес паспорт, у которого истек срок действия, предложите ему получить новый паспорт. Принимать сотрудника с недействительным паспортом нельзя (п. 7, 15 положения, утв. постановлением Правительства от 08.07.1997 № 828).
Кроме того, в паспорте могут быть только следующие отметки:
- о прописке;
- воинской обязанности;
- регистрации и расторжении брака;
- детях до 14 лет;
- ранее выданных паспортах;
- выдаче загранпаспортов;
- группе крови и резус-факторе;
- ИНН.
Принять работника с дополнительными отметками нельзя. Поскольку такой паспорт недействителен (п. 7, 15 положения, утв. постановлением Правительства от 08.07.1997 № 828).
С 16 июля 2021 года штампы в паспорте о заключении и расторжении брака, детях до 14 лет, ранее выданных паспортах и загранпаспортах, ставят только по желанию сотрудника. До этой даты такие штампы ставили в обязательном порядке.
В обязательном порядке сейчас проставляют только отметки о регистрации гражданина по местожительству и снятии с регистрационного учета, а также об отношении к воинской обязанности совершеннолетних граждан.
Кликните на точки, чтобы увидеть подсказки.
Скачайте образец
Кликните на точки, чтобы увидеть подсказки.
Если у нового сотрудника нет сведений о регистрации в паспорте – документ действителен. При этом нельзя отказывать такому соискателю в приеме на работу. Это касается и временной регистрации, и постоянной регистрации граждан России по месту жительства (ч. 2 ст. 64 ТК).
Если в паспорте соискателя указано, что он постоянно зарегистрирован в другом регионе, вы не имеете права требовать от него временной регистрации в вашем регионе.
Чтобы проверить подлинность паспорта, можно использовать специальный сервис на сайте МВД. Сервис позволяет проверить паспорт в реестре недействительных документов. Чтобы проверить паспорт, заполните поля «серия» и «номер» и введите код с картинки. После этого получите ответ на вопрос, подлинный документ или нет. Базу данных обновляют каждый день. На сайте есть список паспортов, которые украли, потеряли или выдали с нарушениями.
Военный билет
Если принимаете на работу военнообязанных или призывников, то проверьте документы воинского учета.
Призывникам военкоматы выдают удостоверение гражданина, который подлежит призыву на военную службу. Военнообязанные и граждане в запасе при приеме приносят военный билет (п. 28 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). На период, пока оформляют военный билет, выдают временное удостоверение, которое также подтверждает постановку на воинский учет.
Сверьте персональные данные соискателя в документах воинского учета с паспортом. Откройте страницу 13 паспорта, там должен стоять штамп «Военнообязанный». В документах воинского учета проверьте отметки о постановке на учет по месту жительства или пребывания (п. 2 ст. 8 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Кликните на точки, чтобы увидеть подсказки.