Такое случалось у многих: планировалось продуктивное собрание, а почему-то получилось… гротесковое подобие восточного базара! Стоит ли говорить, что в хаосе и шуме голосов никаких конструктивных предложений родиться просто не может.
Между тем, совещание считается продуктивнейшим инструментом профессионального менеджмента! И таковым оно будет только при соблюдении простых, но обязательных условий. Иначе никак: если не уделить процессу подготовки достаточно ресурсов — времени, сил, — пользы от встреч для решения рабочих вопросов не жди.
К счастью, современные методы подготовки существенно ее упростили за счет использования техники и программных достижений. О них — в самом конце. А пока рассказываем о комплексе традиционных рабочих правил, гарантирующих только положительный итог абсолютно любых совещаний.
«А надо ли?»: цели предстоящих встреч
Определенно, надо! Как убедительно показывает практика, недели заочных переписок и перезвонов с партнерами и подчиненными эквивалентны всего 1 часу живого общения!
Вот три ответа на вопрос «зачем?»:
- чтобы быстро решить тактические задачи;
- для оперативного построения стратегий продвижения;
- чтобы учесть мнение большинства заинтересованных лиц.
Грамотно организованные коллективные «посиделки» увеличивают процент личной заинтересованности участников и, как прямое следствие, влияют на рост конкретных производственных показателей. Именно мотивация является незримым двигателем прогресса любого бизнеса.
«Их много!»: виды совещаний
Профи выделяют 2 типа:
- плановые (по заранее составленному графику);
- экстренные.
На этом градация не исчерпывается! Встречи различаются по минимум четырем признакам:
- способ проведения (планерки у начальства, коллегиальные заседания, прочее);
- продолжительность («пятиминутки», полноценные заседания по несколько часов);
- место (выездные, «домашние»);
- число и категории (только на уровне директоров, партнерские, с рядовыми исполнителями) участников.
В любом случае на плановых — с какой бы периодичностью они ни проходили — обсуждают текущие вопросы, а на экстренных — те, что требуют принятия немедленных решений. Понятно, что внеплановость и срочность почти полностью исключают какую-либо систематическую подготовку.
Выбираем подходящий формат встреч
Он зависит от поставленных перед организатором целей. Вот пять популярнейших форматов:
- обсуждение;
- доклад;
- обмен мнениями;
- мозговой штурм;
- планерка.
А теперь рассмотрим каждый предметнее.
Обсуждение
В нем участвуют не все подряд, а лишь ответственные за определенную темой обсуждения функциональность. Дискуссии направлены на получение единого общего «знаменателя» для какой-то одной задачи.
Доклад
Необходим для быстрого введения кого-то в курс дела. Используется на терминальных «точках» реализации проекта:
- старт;
- финал.
Доклад в начале «пути» помогает планированию, а на завершающей стадии способствует краткому подведению итогов.
От докладчика требуются краткость высказываний, четкость формулировок мыслей и доскональное знание темы. Тезисность выступления хорошо бы дополнить наглядностью подачи, например визуализировать информацию демонстрацией графиков, таблиц, презентаций.
Обмен мнениями
Применяется там, где представления о проблеме или проекте разделились и требуется рассмотреть спорную коллизию со всех сторон сразу. Хороший обмен мнений всегда аргументирован, поскольку состоит в отстаивании позиции.
Brainstorm
Качественный мозговой штурм обычно приводит к генерированию дельного предложения общими усилиями собравшихся. Здесь хаос — нормальное явление, способствующее рождению истины. Главное — создать подходящие условия, исключающие расфокусировку внимания, ну и техническую возможность записи всех сформулированных идей.
Планерка
Хороша своей непродолжительностью и контролирующей способностью «схватывать» суть процесса для разрешения сиюминутных проблем. Созывает планерки руководитель, он же и распределяет на ней роли между приглашенными подчиненными.
«Так как же готовиться?»: план ваших действий
Опытные спецы начинают с графика. Его заранее согласовывают с приглашенными участниками, давая им время на подготовку.
Затем наступает очередь формулирования 6 критически важных моментов:
- цель проведения;
- день и время;
- участники и спикеры;
- формат;
- тайминг;
- структурированный план.
По окончании совещания уполномоченный сотрудник подводит итоги, оформляя их подробным отчетом, который и подается руководителю.
Специфика подготовки к встречам
Определяющую итог собраний подготовку можно завершить в 4 идущих один за другим шага:
- Повестка дня.
- Выбор участников.
- Документы.
- Выбор помещения.
Четырехтактная инструкция одинаково актуальна для всех типов совещаний:
- выездные;
- производственные;
- деловые и прочие.
Хорошо, если у организатора есть шаблон по каждому шагу. В крупных компаниях важно позаботиться о наличии регламента проведения встреч, запросив его у начальства.
1. Формирование повестки
Это то, о чем будут говорить участники! Формируя повестку, безжалостно отсекайте то, что можно обсудить и без встреч, — выносите как можно меньше вопросов, заботясь об их актуальности.
Помните о правиле первых пяти минут и выносите в начало собрания самое важное. Ко второй половине заседания внимание присутствующих существенно снизится, так что посвятите остаток времени обсуждению локальных вопросов, корпоративных новостей и перспективных мероприятий.
2. Выбор участников
Прояснив повод, определитесь и с теми, кто будет обсуждать повестку! Лишних людей быть не должно: они помешают плодотворности.
Выбирайте не более 15 причастных к выбранной теме! Маленькая группа обеспечит высказываниям свободу.
Как только имена станут известны, письменно оповестите их за несколько дней «до». Хорошо бы сделать это печатными или электронными приглашениями. В таком документе обязательно прописываются 3 категории данных:
- повестка и темы;
- дата, время;
- место.
Для обратной связи делают приписку с просьбой подтвердить участие. Повестку отправляют вместе с материалами или отдельно.
3. Подготовка документов
Разумеется, делать документацию лучше современным способом — используя текстовые редакторы. Добивайтесь единообразия и официального стиля в оформлении, например печатайте шрифтом Times New Roman или Arial. Остановитесь на информационном жанре изложения.
Структурируйте «простыню» из букв! Делайте абзацы, выделения цветом/курсивом, списки перечисления и заголовки. Не пренебрегайте упрощающей восприятие визуализацией: добавляйте в текст таблицы, рисунки, диаграммы.
Добавляя иллюстрации, выдерживайте их в одинаковом стиле со всем материалом.
4. Выбор и подготовка помещения
Оно должно быть достаточно просторным и комфортным! Проверьте наличие доступа к свежей питьевой воде.
Озаботьтесь требуемым количеством сидячих мест, наличием канцелярских принадлежностей, маркерных досок, экранов, сплит-системы и вспомогательной техники. Подготовьте рабочую зону для спикеров.
Примерно за 30 минут до начала совещания нужно сделать проветривание.
«Внимание, организатор!»: несколько важных нюансов
Продуктивная встреча не должна отнимать более 30 % рабочего времени! Вот почему так важно определиться сразу с тремя характеристиками будущего мероприятия:
- план;
- обоснованность;
- структура.
Выносите на обсуждение конкретные общие проблемы, вычеркивайте частные задачи: их обсуждают отдельно. Назначьте ответственных за «узкие» направления.
Не увлекайтесь массовками! Чем меньше людей, тем лучше, но все участники обязательно должны быть «в теме» или по крайней мере являться реальными исполнителями!
Дайте возможность всем высказаться. Начинайте с итогов прошлых встреч и проверки их результатов.
Пять правил, актуальных для всех!
Каким бы ни было предстоящее совещание, профильными специалистами выработался свод эффективных «надо». Вот короткий список из 5 обязательных пунктов любых деловых встреч:
- учет всех высказанных точек зрения без исключений;
- конкретика и аргументированность высказываний;
- ответы на дополнительные вопросы;
- протоколирование процесса;
- использование прогрессивных технологий — CRM-систем и сервисов планирования.
Давайте кратко разберем все вышеперечисленное!
Каждая точка зрения должна учитываться
Какой бы жаркой ни была дискуссия, постарайтесь услышать все голоса, не перебивая, не оценивая и не комментируя (тем более не споря!) ораторов! Пусть участники не только аргументируют свое выступление, но и стараются записать озвученные постулаты (естественно, очень приветствуется общая видео- и аудиозапись мероприятия).
Последним выступает руководитель. Так зависящие от мнения вышестоящих лиц спикеры смогут выражать свои мысли без оглядки на «старшего». Личное мнение, высказанное как есть, без боязни критики — именно то, что требуется на хорошем совещании. Если разногласия коллектива перерастают в конфликт — нивелируйте его отдельно, не в рамках совещания.
Высказывания на встрече должны быть конкретными и взвешенными
Краткость — сестра таланта, но в реалиях ограниченного тайминга невозможно по-другому: если кто-то будет выступать развернуто, другие просто не успеют сказать и слова. Поэтому прочь патетику и лирику: даешь четкие аргументированные доводы и желательно по персонально составленному плану!
Не менее важна и последовательность лаконичных изложений. Недопустимо «скакать» с вопроса на вопрос. Даже если ответа нет, переходите к следующему, а неотвеченный обсуждайте потом и отдельно.
Отвечайте на дополнительные вопросы
Просто замечательно, когда всем все понятно и вопросов нет. Еще лучше, когда присутствует искренняя заинтересованность проектом, выражающаяся «лесом рук» из жаждущих уточнений. Ничего не поделать: руководитель обязан просветить каждого, задающего вопросы по теме. Не хватает времени на все «почему?» — запишите их все и займитесь ликбезом после встречи.
Ведите протокол совещания
Знать то, что происходило на совещании, нужно всем заинтересованным лицам, даже если они и не пропустили такое событие. Съемка процесса желательна, но не обязательна: вместо (или вместе!) фотографий, аудиофайлов и видео всегда делают материальные носители происходящего — протоколы. Фиксацией прозвучавших идей и аргументов занимается секретарь, он же записывает итоги и статистическую информацию:
- кого назначили ответственными;
- достигнутые договоренности (но их лучше выносить отдельным документом);
- сроки исполнения.
В идеале помогающий проанализировать мероприятие и устранить будущие ошибки протокол готовится каждый раз и по согласованной форме, полной или краткой. Выбор зависит от требуемой степени детализации: если нужно отмечать важные моменты тезисно, подойдет краткое протоколирование.
Используйте CRM-системы и сервисы для планирования
Обратите внимание на Projecto! Его суперполезные функции нужны всем организаторам:
- простая работа с документами;
- персональное распределение задач;
- настраиваемая система напоминаний и т. д.
Чтобы оценить Projecto, закажите подходящую демоверсию:
- общая — с неограниченными правами, без функции хранения данных;
- корпоративная (по заявке) — персонифицированный формат с возможностью выбора домена третьего уровня.
Так вы сможете 1 месяц абсолютно бесплатно тестировать систему. Замените устаревшие методы подготовки совещаний суперудобным сервисом!