Документирование – один из основных этапов проведения инвентаризационных мероприятий в организации. Для проверки и сопоставления имеющихся активов и обязательств требуется сформировать ряд обязательных документов. Подробнее расскажем в статье.
Общие правила проведения инвентаризации
Выявление недостач, хищений и избытка материальных ценностей становится более простым благодаря периодическим инвентаризациям. Руководство организации может принять решение о проведении инвентаризации в любой момент времени. В качестве примера можно привести ограниченную инвентаризацию определенного имущества, чтобы определить их местонахождение и состояние.
Согласно действующему законодательству есть случаи, в которых проведение ревизии имущества обязательно. В соответствии с Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н основаниями для обязательного переучета являются:
- реализация собственного имущества компании;
- передача активов по договору аренды;
- преобразование, закрытие или реорганизация компании;
- отпуск, увольнение или иные кадровые события материально ответственных лиц;
- формирование бухгалтерской отчетности за календарный год;
- выявление краж, хищений, порчи и иных противоправных действий с имуществом;
- любые другие события чрезвычайного характера.
Для проведения инвентаризации из числа сотрудников организации составляется комиссия по проверке. Задача проверяющих — подтвердить полноту и точность сведений о количестве имущества, а также гарантировать правильность проведения инвентаризационных действий. Если в фирме уже есть ревизионная комиссия, ей можно делегировать полномочия для проведения инвентаризации. Если задач много, то руководитель имеет право создать дополнительную рабочую инвентаризационную комиссию в дополнение к уже существующим.
Результаты инвентаризации могут быть аннулированы, если хотя бы один член комиссии не присутствует при проведении контрольных мероприятий. Более того, необходимо, чтобы лицо, ответственное за данное имущества или обязательство, также присутствовало при проведении проверки.
Проведение инвентаризаций полезно не только в работе крупных предприятий, но и в малом бизнесе. Инвентаризационные проверки являются важными компонентами деятельности предприятия. Основные цели инвентаризации включают проверку наличия имущества, оценку состояния недвижимости и оборудования, контроль условий эксплуатации и проверку точности документации. Эти задачи помогают убедиться в том, что все активы находятся в рабочем состоянии, а любые несоответствия или ошибки могут быть быстро выявлены.
В целом, инвентаризация предоставляет важную информацию об имуществе и задолженности компании. Ревизия помогает проверить корректность относящихся к ним документов, чтобы быстро выявить и устранить любые ошибки, прежде чем они приведут к серьезным проблемам в будущем.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Предварительные документы
Приказ о проведении инвентаризации - это документ, предписывающий, как организовать ревизию в компании. Он может быть составлен как в свободной форме, так и по форме инв-22 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Распоряжение о проверка активов и долгов компании обычно имеет формат одной страницы и включает в себя:
- обязательные реквизиты: наименование организации и структурное подразделение (при наличии), код по ОКПО, присваиваемый номер и дата составления документа;
- сведения о предстоящей проверке: основания и причины инвентаризации (реорганизация, смена МОЛ или начальника отдела, выявление хищений), объекты пересчета (основные средства, нематериальные активы и т.д.), временной промежуток, отведенный на ревизию;
- состав инвентаризационной комиссии: ФИО и должности председателя комиссии и остальных проверяющих сотрудников;
- требование и сроки передачи необходимой документации в бухгалтерию;
- подпись руководителя организации или ИП.
После подписания директором предприятия документ, в котором изложена вся информация, необходимая для детализации и разъяснения целей и задач инвентаризации, передается председателю инвентаризационной комиссии. Все последующие документы, такие как описи, акты и сличительные ведомости, будут составляться на основании этого приказа.
На крупном предприятии при проведении инвентаризации может потребоваться внедрение нескольких приказов о ревизии. Это может быть обосновано большим объемом проверяемого имущества (обязательств). В этом случае можно составлять приказы, например, для каждого отдельного цеха, подразделения, филиала. Альтернативный вариант документооборота - составлять распоряжения о ревизии для отдельных групп имущества.
Подписанный приказ о проведении инвентаризации должен храниться в течение пяти лет, начиная с первого января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Все сведения, относящиеся к этому документу, должны быть записаны в журнале, специально предназначенном для регистрации таких приказов.
Рекомендуем передавать ваши документы на ответственное хранение в компанию Делис Архив. Оптимизируя затраты на обслуживание документов вне офиса, вы освобождаете ценное пространство для эффективных бизнес-задач. Наша компания осуществляет безопасное и надежное хранение документов. Обращайтесь к профессионалам, чтобы гарантировать безопасность и эффективное управление вашими документами.
Документирование процесса проверки
В процессе проведения инвентаризационных мероприятий используется ряд специализированных документов - описей и актов. Для каждого типа активов и обязательств существуют унифицированные формы. Например, для проверки наличия и точности учета основных средств предусмотрена форма ИНВ-1, а для инвентаризации товаров, полуфабрикатов и материалов - форма ИНВ-3.
Использование этих форм не является обязательным, тем не менее, многие предприятия выбирают их, принимая во внимание достоинства использования унифицированных шаблонов. Вместо стандартизированных форм компания может применять документы, которые были разработаны самостоятельно с учетом особенностей бизнеса. Использовать их можно только при условии утверждения в учетной политике компании.
Документы, создаваемые в процессе проверки, должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и составлены в двух экземплярах. Все записи должны быть сделаны либо шариковой ручкой, либо машинным способом, без помарок и подчисток. Если при заполнении бланков была допущена ошибка, ее необходимо исправить — неправильные записи должны быть зачеркнуты и заменены правильной информацией.
Делис Архив предоставляет интегрированные решения для оптимизации управления документами, включая: хранение, архивную обработку, конфиденциальное уничтожение, переплет, сканирование и внедрение электронного архива. Наш профессиональный подход позволяет легко соответствовать любым требованиям наших клиентов. Мы создаем эффективные решения для ваших потребностей по управлению документами.
Оформление результатов годовой инвентаризации
При выявлении расхождений между данными учетных систем и фактическим наличием имущества необходимо фиксировать эти факты документально. Для недостач (излишков, пересортицы) по основным средствам существует форма ИНВ-18. Для аналогичных целей по товарно-материальным ценностям можно использовать ИНВ-19. Для других видов активов и обязательств специализированных форм не предусмотрено, компания может дополнить уже существующие акты (описи) или разработать новые шаблоны для этих целей.
Акт, отражающий результаты инвентаризации, создается после завершения оформления всех инвентаризационных ведомостей и сличительных ведомостей. Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н установлено, что для этого используется унифицированная форма документа ОКУД 0504835. Этот документ включает в себя наименование, код, дату и сведения о компании. В основной части отражается информация о проведенной ревизии: состав комиссии, объекты проверки, сроки и итоги инвентаризации. После проставления на нем подписей лиц, ответственных за проведение инвентаризации, он считается утвержденным окончательно.
Если в ходе ревизии выявлены несоответствия между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием или состоянием активов, необходимым дополнением к документу является лист расхождений по форме 0504092. Он содержит информацию об излишках и недостачах как по количеству, так и по стоимости, представленную в табличной форме.
Форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. № 26, позволяет получить общее представление об излишках и недостачах по всем проверенным активам и долгам компании. На основании этого документа менеджмент может принимать обоснованные решения о взыскании с виновных, списании недостач и других шагах. После того как протокол ревизионной комиссии принят и директор организации подписал итоги инвентаризации, наступает время зафиксировать все излишки и недостатки в бухгалтерском учете.
Практически все большие компании сталкиваются с проблемой хранения множества документов, полученных в результате инвентаризации. Один только набор таких бумаг может занять целый шкаф. А если компания владеет значительным имуществом, то на каждую инвентаризацию может приходиться несколько томов документов. Для тех, кто хочет избежать этих проблем, рекомендуется воспользоваться удаленным хранением документов, предлагаемым компанией Делис Архив. Экономичное и надежное хранение любых объемов документов — вот основные преимущества этой услуги.