«Getting Things Done Method» (GTD) — система, разработанная Дэвидом Алленом и опубликованная в одноимённой книге, спустя 20 лет всё ещё является одной из самых популярных систем личной продуктивности.
Основная идея системы GTD состоит в том, чтобы записывать всё, что относится к делу (задачи, интересы, проекты и любую другую важную информацию) после чего разбивать всё записанное по разделам, чтобы всегда знать, какую задачу вам необходимо сделать следующей.
Доведи дело до конца
Метод GTD состоит из нескольких шагов, которые помогут вам разбить неуправляемые большие задачи на более мелкие управляемые подзадачи, а после приступить к их исполнению.
Шаг 1: Сбор информации
Наш мозг гораздо лучше обрабатывает, чем хранит данные. Поэтому первое с чего стоит начать это фиксировать (записывать) всю информацию (идею, задачу, книгу, которую вы хотите прочитать), всё то, что вы считаете важным и необходимым. Для этого лучше всего использовать ворд-файл, файл блокнота или любой другой электронный документ, позволяющий в любой момент подкорректировать ваш список задач и действий.
Данный процесс часто называют созданием "Второго мозга", который служит для хранения информации, тем самым высвобождая наши способности и делая нас более продуктивными при выполнении интеллектуальных, творческих или аналитических задач.
Кроме того, хранение всей важной информации в одном месте позволяет выставлять приоритеты и гораздо проще сосредоточиваться на наиболее важных действиях.
Шаг 2: Обработка
Второй этап подразумевает разделение информации на ту, что требует от вас каких-либо действия и ту, что носит информативный характер. А также разделение информации, требующей ваших действия на задачи. Не должно быть абстрактных и неизмеримых действий, по типу "съездить в отпуск" список должен быть максимально подробный (выбрать страну для путешествия, рассчитать доступный бюджет, купить путеводитель, заполнить заявление на загран паспорт и т. д.).
Шаг 3: Организация
После выполнения первого и второго пунктов у вас есть хаотично составленные списки, которые необходимо обработать. Для этого вам необходимо каждый пункт прогнать по алгоритму, который вы видите на картинке ниже.
Шаг 4. Пересмотр
Данный шаг необходим, что убедиться, что задачи всё ещё актуальны. Нет смысла иметь превосходную систему производительности, если она не актуальна и не обновляется регулярно.
При пересмотре вы должны обновить свои списки, удалить ненужные элементы, добавить или подправить новые и т. д.
Вы должны делать подобный пересмотр по крайней мере один раз в неделю.
Шаг 5: Действие
Последним шагом после сбора и определения требующих действий, а также их надлежащего хранения и пересмотра является начало работы над сформированными задачами. Прежде чем приступить к каким-либо задачам, вы должны убедиться, что:
У вас есть правильный контекст для задач. Контекст — это то, что вам нужно для выполнения действия.
- У вас достаточно времени
- У тебя достаточно энергии
- Задачи имеют наивысший приоритет.
Основные советы по тайм-менеджменту из философии Getting Things Done, о которых стоит помнить:
- Удостоверьтесь, что вы записываете всё, что хотите осуществить, и не держите информацию в своём мозгу. Помните для этого у вас есть «второй мозг».
- Если вы чувствуете тревогу или чувство вины, это, вероятно не потому, что у вас слишком много дел, а из-за того, что вы нарушаете соглашение с самим собой (не преследуете поставленные перед собой цели).
- Имейте краткосрочный и долгосрочный список предполагаемых результатов. Убедитесь, что у вас всегда есть список действий, которые необходимо выполнить. При планировании чётко определите, что именно означает «выполнено» (результат) и как на самом деле выглядит «выполнение» (действие).
- Регулярно обновляйте свои списки.