Различия между портфелем, программой и цепочкой проектов

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса

Понятия «портфель», «программа» и «цепочка» проектов являются ключевыми в области управления проектами, но они имеют существенные различия, которые часто оказывают влияние на понимание их роли и функций. В данной статье мы рассмотрим эти различия и выясним, что отличает программу от портфеля проектов и в чем заключается особенность цепочки проектов.

Что такое портфель проектов

Портфель проектов представляет собой совокупность всех проектов, которые организация планирует или ведет в настоящий момент. Портфель может включать в себя проекты с разными целями, приоритетами и датами завершения.

Цель управления портфелем заключается в оптимальном распределении ресурсов, контроле рисков и адаптации к изменениям бизнес-потребностей организации.

Институт управления проектами PMI (Project Management Institute) дает следующее определение данному понятию: «Портфель проектов – набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей».

Портфель проектов обычно управляется на уровне высшего руководства компании, и он помогает им принимать стратегические решения в отношении распределения ресурсов, финансирования и приоритетов проектов. Вот несколько примеров проектов, которые могут быть включены в портфель организации:

1. Разработка нового продукта. Проект, направленный на создание и внедрение нового продукта на рынок. Включает этапы исследования, разработки, тестирования и маркетинга.
2. Улучшение процессов. Проект, направленный на оптимизацию бизнес-процессов организации для повышения эффективности и снижения издержек.
3. ИТ-инфраструктура. Проекты, связанные с обновлением или модернизацией информационных технологий и инфраструктуры организации.
4. Расширение рынка. Проекты, направленные на вход на новые рынки или расширение доли рынка организации.
5. Мероприятия по устойчивому развитию. Проекты, связанные с внедрением и развитием практик, направленных на устойчивое развитие, такие как снижение выбросов углекислого газа или повышение энергоэффективности.
6. Развитие персонала. Проекты, связанные с обучением и развитием сотрудников, включая программы обучения, тренинги и развитие лидерских навыков.

Для проектно-ориентированных компаний, портфелем проектов обычно управляют портфельные менеджеры. В их портфеле могут быть представлены различные типы проектов, отличающиеся масштабом, сложностью, связанные с различными областями бизнеса или сферами деятельности организации. Вот некоторые из наиболее распространенных типов портфелей проектов, которыми могут управлять портфельные менеджеры:

1. ИТ-портфель. Это портфель, в котором содержатся проекты, связанные с информационными технологиями или создание автоматизированных систем. Он может включать разработку программного обеспечения, внедрение новых систем, обновление инфраструктуры и другие проекты, связанные с технологическими решениями.
2. Инновационный портфель. В таком портфеле сосредоточены проекты, направленные на разработку и внедрение новых продуктов, услуг или процессов. Он позволяет организации разрабатывать и внедрять инновации для повышения конкурентоспособности и удовлетворения потребностей клиентов.
3. Портфель капитальных вложений. Включает в себя проекты, связанные с крупными капитальными инвестициями, такими как строительство новых объектов, развитие недвижимости, модернизация производственных мощностей и т. д. Портфельный менеджер в этом случае управляет проектами, связанными с основными активами организации.
4. Бизнес-процессный портфель. Этот портфель включает проекты, направленные на оптимизацию и улучшение бизнес-процессов в организации. Он может включать автоматизацию процессов, внедрение эффективных систем управления, реинжиниринг бизнес-процессов и другие проекты, связанные с улучшением операций.
5. Стратегический портфель. В таком портфеле сосредоточены проекты, непосредственно связанные с ключевыми стратегическими целями и инициативами организации. Портфельный менеджер в этом случае управляет проектами, направленными на реализацию стратегии и достижение долгосрочных целей организации.

Что такое программа проектов

Часто программу рассматривают как один большой проект, состоящий из нескольких взаимосвязанных проектов. Однако, согласно общепринятому определению, программа представляет собой несколько проектов, объединенных общей стратегической целью или бизнес-ценностью. В отличие от портфеля, где проекты могут иметь различные цели, программе присуща целостность и согласованность, поскольку все ее проекты должны быть нацелены на достижение общей стратегической цели.

Программа проектов, согласно PMI (Project Management Institute), представляет собой "группу связанных проектов, объединенных для координированного управления и достижения выгод, которые невозможно достичь, реализуя каждый проект отдельно".

Программа объединяет несколько проектов, чтобы синергетически использовать ресурсы, согласовывать действия и достигать общих целей. Управление программой включает в себя выработку стратегии, координацию проектов, управление рисками и обеспечение достижения целей программы.

Одной из ключевых особенностей программы является ее гибкость в отношении даты завершения. В отличие от проекта, который обязательно имеет определенную дату завершения, программа может быть длительной и продолжаться в течение неопределенного времени. Это связано с тем, что цель программы может быть более длительной и включать несколько этапов или фаз, которые могут быть завершены по мере достижения стратегических ключевых вех.

Что такое цепочка проектов

В сфере управления проектами выделяют еще цепочки проектов (Project Chain), которые представляет собой последовательность связанных проектов, где результат одного проекта является входными данными для следующего проекта.

В этой цепочке проекты тесно связаны друг с другом, и успешное завершение каждого проекта является предпосылкой для начала и успешного продолжения следующего проекта. Цепочка проектов не является портфелем, но вполне может являться программой.

Цепочки проектов используются для достижения комплексных целей или результатов, которые не могут быть достигнуты одним проектом в отрыве от других. Вместо этого, каждый проект в цепочке вносит свой вклад в достижение общей цели, поэтому все проекты должны быть тщательно спланированы и координированы.

Одним из примеров цепочки проектов может быть процесс разработки нового продукта. Начиная с исследования и разработки, затем переходя к проектированию, производству, маркетингу и внедрению, каждый этап представляет собой отдельный проект, зависящий от результатов предыдущего этапа.

Управление цепочкой проектов требует тщательного планирования, контроля и координации между проектами. Каждый проект должен быть тщательно согласован с предыдущими и последующими проектами, чтобы обеспечить непрерывный поток работ и достижение общей цели.

Применение программы проектов в гибридных проектных технологиях

В контексте итерационно-инкрементной технологии проектных работ, можно использовать идею цепочки или программы проектов для эффективного управления работой над проектами.

Вместо того, чтобы рассматривать каждый сложный и масштабный проект в отдельности, можно его разделить на логическую цепочку или программу проектов, где каждый мини-проект зависит от результатов предыдущего и служит основой для следующего.

Применение идеи цепочки или программы проектов в итерационно-инкрементной технологии имеет несколько преимуществ:

1. Логическая последовательность. Цепочка проектов обеспечивает логическую последовательность и зависимость между проектами. Каждый проект строится на результатах предыдущего, что помогает обеспечить непрерывность работы и достижение поставленных целей.
2. Планирование и координация. Использование цепочки проектов позволяет более эффективно планировать и координировать работу. Ресурсы и время могут быть выделены на основе логической последовательности проектов, что помогает избежать перекрытия и конфликтов.
3. Управление рисками. Цепочка проектов позволяет более эффективно управлять рисками. Результаты каждого проекта проверяются и используются для определения дальнейших шагов. Это позволяет выявлять и решать проблемы на ранних этапах и снижать общие риски проекта.
4. Итерационное развитие. Цепочка проектов сочетается с итерационной природой итерационно-инкрементной технологии. Это позволяет достигать более быстрых результатов на каждом витке итераций и постепенно двигаться к общей цели.

Таким образом, использование идеи цепочки или программы проектов в итерационно-инкрементной технологии проектных работ способствует более эффективному управлению и достижению результатов в рамках комплексных проектов.

Заключение

Вместе все описанные выше концепции позволяют организациям более эффективно управлять проектами, достигать стратегических целей и обеспечивать непрерывность работы. Портфельные менеджеры играют важную роль в управлении портфелем проектов, программами и цепочками проектов, координируя работы, выявляя зависимости и риски, и принимая решения на основе стратегических целей организации.

В итоге, эффективное управление портфелем, программой и цепочкой проектов способствует повышению эффективности, гибкости и успеха организации в достижении своих целей и реализации стратегий.

Надеемся эта статья помогла вам разобраться в особенностях и тонкостях понятий «портфель проектов», «программа проектов» и «цепочка проектов». Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.