Удобной и качественно сделанной картотекой приятно пользоваться, ящики мягко двигаются и плавно закрываются. Надежная конструкция обеспечит сохранность всех документов и от несанкционированного доступа, и от пожара.
Речь идет не о шатких жестяных шкафчиках, которые и себя то удержать не могут, и не о деревянной мебели, а про полноценные огнестойкие картотечные сейфы, которые ещё называют файловыми.
8 шагов к успеху
Шаг первый: максимальная защита
Раз настала необходимость обзавестись картотечным сейфом, значит требуется защитить важные бумаги от огня и всего, что сопровождает пожар. И не просто хранить документы, а удобно с ними работать.
Шаг второй: куда ставить
Для удобства размещения есть два варианта: традиционное исполнение, когда ширина по фасаду меньше глубины, и наоборот, когда ширина больше глубины. Последние ещё называют комодами. Преимущества и недостатки есть у обоих вариантов.
Базовый размер более привычен, наверняка его наблюдали во всех американских фильмах. Подобные сейфы чаще всего ставят по много штук в ряд, организовав таким образом большую библиотеку. Удобно в них то, что подвешенные папки всегда смотрят своими “ярлыками” на пользователя, искать нужную папку быстро и удобно.
Недостатком является то, что ящик выдвигается далеко вперёд и, выбирая такое исполнение, надо резервировать заметное пространство перед сейфом.
Комоды, они же намного шире, чем глубже, поэтому места перед ними нужно заметно меньше. Вторым их преимуществом является существенно больший полезный объём: из-за особенностей конструкции сделать комод маленьким не получится, поэтому даже самый компактный комод существенно больше самого большого традиционного сейфа.
Недостатком у комода является его цена. Сам сейф больше, тяжелее и дороже, но если пересчитать на полезный объём, то широкий файловый сейф серии LFC получается выгоднее, так как документов влезает больше, а значит стоимость хранения страницы документа оказывается меньше.
Вторым недостатком комодов является направление подвески файловых папок. Их ярлыки оказываются перпендикулярны двери, а значит читать их менее удобно. Хотя существуют варианты, позволяющие подвесить папки не в один длинный ряд, а в два поперёк, получив как бы ящик двух классических сейфов.
Шаг третий: размер имеет значение
Здесь следует сразу заметить, что у каждого производителя каждое исполнение выпускается в нескольких размерностях. Базовый может быть рассчитан жёстко только на один единственный формат документов, которых, в зависимости от страны назначения, может быть как минимум три: А4, Letter и Legal, а значит и разной ширины. Плюс к этому разной может быть и глубина: чем она больше, тем сейф оказывается дороже, а стоимость хранения документа дешевле (!).
Шаг четвёртый: количество ящиков
Теперь надо определиться с количеством выдвигающихся ящиков – наиболее распространены сейфы на 4 ящика. Вызвано это тем, что человек среднего роста может видеть ярлыки папок, висящих в верхнем ящике, не залезая на стремянку. Результатом этого оказывается специфический вид у офиса, когда стоящие у стены “шкафы” имеют кучу свободного места над собой. Ничто не мешает ставить на них, к примеру, горшки с цветами или планшеты с грамотами и чемпионские кубки.
Хотя встречаются модели и на 6 ящиков, но очень редко. Естественно доступны версии на три, два и даже один ящик. Двух-ящичные наиболее востребованы тогда, когда есть желание засунуть их под рабочий стол. Кстати, очень удобно для работы.
Шаг пятый: системы запирания и замки
Как только определились с тем, сколько ящиков нужно, переходим к алгоритму их использования:
- сколько ящиков – если ящиков у картотечного сейфа более одного, то возникает возможность по разному организовать доступ к хранящимся в них бумагам
- какой замок удобнее – если хозяин у всех документов и, соответственно ящиков, один, то остается решить, будет ли замок электронным или просто ключевым, либо механический комбинационный (для любителей покрутить так называемый "лимбовый" замок) – выбор полностью личный
- количество сотрудников – часто доступ к документам надо предоставлять разным людям, и картотечные сейфы дают уникальную возможность разделить полномочия, чтобы все свободно пользовались одним сейфом, не имея доступа к документам друг друга.
Для разделения доступа к сейфу на каждый ящик может быть установлен индивидуальный замок, как ключевой, так и электронный. В некоторых моделях доступна даже возможность поставить два разных замка на каждый ящик, если такая необходимость появится со временем.
У картотечных сейфов может существовать система подчинения одного ящика другому по иерархии.
Сотрудник, имеющий ключ от нижнего ящика, не сможет его открыть до тех пор, пока не будет открыт верхний: то есть начальник может контролировать доступ подчинённых к их документам.
Ключевые замки на картотечных сейфах могут быть разные. Доступно два принципиально отличающихся варианта, с под-вариантами. Даже классический цилиндровый замок, такой же как на большинстве огнестойких сейфов, может быть обычным, когда для открывания он поворачивается на 120 градусов и не вытаскивается из замка в открытом состоянии. А может быть проворачивающися на 180 градусов и вытаскивающийся из замка, находящегося в положении “открыто”. Второй вариант, хотя и проигрывает первому в классической парадигме безопасности, даёт больше гибкости в использовании.
Отдельные ящики можно вообще не запирать в рабочее время, а только вечером блокировать возможность уборщику сунуть свой любопытный нос куда не надо.
Альтернативным вариантом является так называемый “плунжерный” замок. Горячо любимая американцами версия, когда при отпирании замка его личинка выпрыгивает наружу и торчит, демонстрируя то, что замок открыт. При этом ключ из неё можно вытащить сразу, а для запирания достаточно пальцем нажать на “плунжер”.
Шаг шестой: внутренние опции
Если с выбором индивидуального или группового запирания ящиков у картотечного сейфа Вы определились, то осталась мелочь, понять что за начинка будет у этих ящиков. Да-да, ящики могут быть не простые. Основным и базовым вариантом являются ящики, предназначенные для хранения подвесных папок. Но даже у них есть разнообразие. К примеру, в сейфах, “заточенных” под один определённый формат бумаг, может не быть адаптера для папок другого формата. В универсальных моделях присутствуют направляющие, которые могут быть переставлены под необходимую ширину.
Отдельной вариацией использования картотечных сейфов является хранение документов уменьшенного формата. Таких как бланки паспортов, трудовых книжек, военных билетов или конвертов с заказанными пластиковыми карточками. Поскольку эти документы намного меньше обычного листа бумаги, хранить их так же, в избыточно глубоких для них ящиках было бы расточительно. Для решения этой проблемы выпускаются версии с дополнительным ящиком внутри ящика: выдвигая основной ящик, обнаруживаете внутри второй, так же выдвигаемый. Каждый из них поделён на отдельные отсеки. По сути это идеальное воплощение картотеки.
При выборе сейфа следует знать, что доп. ящиками могут быть оснащены как все отсеки, так и какие-то избранные. Единственное ограничение заключается в том, что внутренние ящики могут быть установлены только на заводе, поэтому экзотические варианты, когда такая опция нужна только во втором снизу отсеке четырехдверного сейфа, придётся заказывать в производстве.
Файловые или картотечные сейфы являются огнестойкими по стандарту для хранения бумажных документов, и просто так хранить в них разнообразные информационные носители бессмысленно, вредно и опасно. Установка в один из ящиков дополнительного защитного контейнера: дата-бокса, испытанного и сертифицированного на класс огнестойкости D или DIS, обеспечит полноценную защиту всех данных на магнитных носителях любого типа.
Шаг седьмой: огнестойкость бывает разная
Огнестойкие картотечные сейфы сертифицированы на класс 60P – они обеспечивают сохранность бумажных документов при пожаре продолжительностью не менее 1 часа. Но есть версии с удвоенной огнестойкостью (класс 120P). Для них отдельно выпускаются дата-вставки на те же два часа.
Шаг восьмой: на колесах
Днище огнестойкой картотеки может быть как абсолютно плоским, как у всякого шкафа, а может быть изготовлено на колёсах, чтобы облегчить возможность передвижения даже до упора наполненного документами сейфа.
Алгоритм последовательности выбора идеального файлового огнестойкого сейфа выглядит следующим образом:
- стандартный или “комод”
- класс огнестойкости: 60P или 120P
- размер: стандартный универсальный, под определённый формат документов, увеличенной глубины для стандартного форм-фактора или увеличенной ширины для “комода”
- количество ящиков: один, два, три, четыре или экзотический шестидверный
- система запирания: один замок на все ящики, независимое запирание, электронные или ключевые замки, система “подчинённости”
- тип ключевого замка: классический, универсальный или плунжерный
- дополнительное оснащение ящиков: под документы различного формата, выдвигаемые доп. ящики, вставка для информационных носителей
- конструкция основания: базовое или с колёсиками
Последовательность вызвана тем, что по мере продвижения по алгоритму поиска некоторые опции становятся недоступными.
Другие полезные статьи:
Почему сложно сделать 2х дверный сейф от пожара
Вокруг стола
Если есть чему гореть
Как документы превращаются в пепел
Где хранятся личные дела на каждого
________
Понравился материал – поставьте лайк! Нам не всё равно.
Подписывайтесь на наш Дзен-канал, группу Вконтакте и канал Telegram, где только оригинальная информация из мира сейфов!