Управление дебиторской задолженностью является одним из традиционных сервисов ОЦО. Сергей Галуза, заместитель генерального директора по правовым и кадровым вопросам АО «Газпром энергосбыт Тюмень», рассказал Клубу ОЦО, каким образом осуществляется управление и взыскание долгов в их Центре, а также как централизация и автоматизация этого функционала позволили повысить эффективность работы.
Создание Центра взыскания дебиторской задолженности
С 2005 года АО «Газпром энергосбыт Тюмень» является гарантирующим поставщиком электрической энергии, поставляет электрическую энергию юридическим и физическим лицам на территории ХМАО, ЯНАО, Тюменской области. Общество ведет постоянную судебную работу по возврату задолженности за поставленную и неоплаченную электроэнергию. С 2005 по 2019 год функционал по подаче заявлений в суд выполнялся децентрализовано. В каждом муниципальном образовании были юристы (в количестве от двух до пяти человек), которые занимались работой по взысканию задолженности с физических лиц. До внедрения единого IТ-продукта юристы проверяли вручную наличие задолженности, собирали документы, договоры, справки о задолженности. Они же делали расчеты исковых требований, рассчитывали проценты, платили госпошлину.
Такой разрозненный рабочий процесс требовал существенного контроля, необходима была объективная картина о должниках, понимание, как выстраивается работа с ними и взаимодействие с судебными приставами.
В итоге было принято решение о создании единого Центра взыскания дебиторской задолженности, который будет осуществлять мониторинг задолженности по всем компаниям и направлять исковые заявления. ОЦО создано в двух областных центрах: в Тюмени и в Брянске на базе ООО «Газпром энергосбыт Брянск». Численность сотрудников ОЦО — 40 человек. При этом функционал по подаче заявлений в суд был автоматизирован, о чем подробнее расскажем далее.
Автоматизация сбора дебиторской задолженности
У нас внутри компании был разработан единый продукт на базе 1С, который позволяет массово подготавливать и направлять в суды заявления на выдачу судебных приказов. Система разработана нашими программистами и сама отслеживает должников и передает сведения в работу юристам Центра взыскания. Также автоматически проверяется наличие необходимых документов в электронном хранилище, составляется заявление в суд, определяется подсудность — в какой участок какого города направляется заявление и т.д.
Юристы, которые работают в Центре взыскания, теперь только проверяют комплект документов в суд исходя из качества документов. Таким образом, юристы лишь контролируют процесс формирования и отправки документов в суд, сроки прохождения документов в судах, направления службе судебных приставов.
Соответственно, использование автоматизированной системы позволило значительно повысить производительность подразделения: если изначально на одного юриста приходилось 75 исковых заявлений, то сейчас — 800 заявлений. Важно отметить, что повышение производительности произошло не только за счет автоматизации, но и за счет изменения схемы работы.
Благодаря интеграции с IТ-системой «Почты России» выстроен новый алгоритм работы с корреспонденцией: заявления в суд сразу сортируются по пакетам, и им присваивается штрихкод. Это серьезно сократило время, так как теперь не надо вручную заполнять конверты.
Внедрение системы с учетом тестирования заняло примерно 1,5 года.
Сложности при автоматизации
Поскольку система — это наша собственная разработка с нуля, то создание методологии и тестирование ее работы потребовали серьезных трудозатрат. Кроме того, в ходе автоматизации в связи с изменениями законодательства приходилось дорабатывать и актуализировать шаблоны заявлений. Над модулем системы, отвечающим за взыскание дебиторской задолженности, работает команда из 10 наших программистов.