При ведении учета финансовый директор следит за всеми аспектами финансовой деятельности компании и в том числе контролирует товарные потоки. Только при учете товарных потоков финдиректору не нужна такая детализация номенклатуры, как, например, в складской программе. Для финансового учета достаточно обобщенных показателей, без контроля за конкретными номенклатурными позициями.
Так что учет товаров и материалов финансовый директор старается максимально упростить с помощью укрупнения номенклатуры. Для понимания возьмем в качестве примера продуктовый магазин. Сворачивать номенклатуру здесь можно по видам товара: "Молочка", "Кулинария", "Бакалея" и так далее. Бывают случаи, когда финансовый директор объединяет вообще всю номенклатуру в группу "Товар". А если речь о строительной или производственной компании, то "Материалы".
Как свернуть "сто" номенклатурных позиций в одну
Очевидно, что в работе со свернутой номенклатурой есть преимущества. Другой вопрос – где финансовый директор это делает. Заносить укрупненную номенклатуру можно в Excel, но гораздо эффективнее вести учет товаров и материалов в собственной программе, например в 1С:Управляющем.
Это инструмент, созданный специально для финансового директора и автоматизации всей его деятельности. Здесь финдиректор может полноценно работать с данными: импортировать, заносить их вручную, консолидировать и строить на их основе итоговую отчетность. И в том числе программа позволяет отражать товарную номенклатуру в уже свернутом виде.
Сворачивать номенклатуру позволяет опция "Суммового учета", которая выбирается на этапе начальной настройки программы. В этом случае при занесении товара в систему данные о количестве не указываются и учет ведется только в суммовом выражении. Это позволяет укрупнить до номенклатурных групп любые товары, даже если их невозможно объединить в количественном выражении.
Например, в ассортименте магазина автотоваров омыватели для стекол могут продаваться в объеме 1 и 5 литров. Складывать количество такого товара бессмысленно из-за разных характеристик объема. Зато можно сложить себестоимость всех автокосметических средств и отразить их в программе как единую номенклатурную позицию "Автокосметика". Иными словами, учет в суммовом выражении дает возможность укрупнить номенклатуру из сотен товарных единиц до всего лишь одной позиции.
"Суммовой учет" и ручной ввод данных
Когда данные в программу управленческого финансового учета заносят вручную, суммовой учет значительно упрощает работу. Скажем, если финансовому директору нужно занести в 1С:Управляющий данные из накладной с парой десятков позиций, ему не придется вручную отражать в системе каждый отдельный товар. Вместо этого финдиректор укрупняет номенклатуру и заносит в систему одну позицию с указанием суммарной стоимости всех однотипных товаров из накладной. В результате возрастает производительность труда, потому что на занесение информации в программу финансовому директору требуется куда меньше времени.
"Суммовой учет" при импорте данных
Конечно, информацию в 1С:Управляющий можно заносить вручную, но большинство финансовых директоров предпочитает импортировать данные из других баз. Все же, программа в первую очередь является средой консолидации, куда выгружают хозяйственные операции по всем юридическим лицам и где формируют сводную отчетность о бизнесе. Поэтому функционал импорта в 1С:Управляющем содержит полезные для пользователей возможности, и в том числе это касается укрупнения номенклатуры.
Так, при выгрузке данных из другой базы, например из 1С:Бухгалтерии, тоже можно сворачивать номенклатуру. Эта функция доступна если 1С:Управляющем изначально включен "Суммовой учет". Тогда при импорте появится настройка параметров сворачивания номенклатуры, которое в программе происходит автоматически. Все, что потребуется от финансового директора, это выбрать, каким способ свернуть номенклатуру: по ее видам или по номенклатурным группам.
Резюмируем:
- Использование свернутой номенклатуры сильно сэкономит финансовому директору время при ведении учета.
- Сворачивать номенклатуру в 1С:Управляющем позволяет "Суммовой учет" товаров и материалов.
- Заносить укрупненную номенклатуру в программу можно вручную, а можно укрупнять ее автоматически в процессе импорта.
Функционал сворачивания номенклатуры, о котором мы рассказали в этой статье – только малая часть возможностей 1С:Управляющего. Чтобы узнать больше об инструментах программы и их пользе для финансового директора, кликайте сюда.