Одна из важных тем моего блога - это личная эффективность. Без неё сложно достичь богатства. И я часто возвращаюсь к этой теме с разных сторон. Сегодня я хочу поговорить об очень сложной стороне эффективности - о расстановке приоритетов между задачами.
Я думаю, что каждый достаточно часто сталкивается с ситуацией, когда есть несколько задач, а с чего начать - не понятно. Конечно, ситуаций в жизни может быть великое множество. Поэтому универсального рецепта не существует. Но я постараюсь предложить алгоритм, по которому можно определять последовательность решения задач.
Я сам пользуюсь этим алгоритмом. Он даёт несколько плюсов:
1. Ничего не забывается;
2. Не прилетает, что кто-то ждёт;
3. Удаётся избежать нервозности.
Для начала выделим критерии
Кроме критериев нужно дать оценки по каждому из критериев. Для примера возьмём пятибалльную шкалу.
У любой задачи может быть четыре критерия:
📌Важность. То есть, на сколько эта задача важна и значима. Например, сколько денег или другой пользы принесёт её решение. Или достаточно часто важность задачи определяется исходя из статуса того, кто эту задачу поставил. Важные задачи требуют особого внимания. Поэтому получат 5 баллов. Самые не важные - 1 балл.
📌Срочность. Насколько быстро нужно решить задачу. Это, как правило, зависит не от нас. Сроки устанавливают другие люди или обстоятельства. 1 балл - самые срочные.
📌Продолжительность. Сколько времени занимает та или иная задача. Этот критерий - относительный. Поэтому каждый должен сам для себя определить, что такое быстро, а что такое медленно. Самые быстрые задачи получат 1 балл. Длинные - 5 баллов.
📌Сложность. Фактически этот критерий означает, сколько ресурсов будет потрачено на решение задачи. Простые задачи получают 1 балл. Самые сложные - 5.
▪️Как с этим работать?
Сперва нужно сформировать список задач. Этот список помогает не только гарантировано ничего не забыть, но и удобно визуализировать наличие задач и их последовательность.
Дальше в списке напротив каждой задачи нужно поставить оценки по критериям. Тут очень важно не обманывать себя и всё делать максимально честно.
Минимальная сумма четырёх оценок будет 4. Максимальная - 20. Решать задачи лучше всего в последовательности возрастания баллов. То есть, в первую очередь те, у которых мало баллов.
Основной вопрос этой системы: Почему важные задачи решаются не в самую первую очередь?
1️⃣ Потому что в первую очередь попадают простые и быстрые задачи. То есть те, которые не займут много времени. Значит, решение важной задачи отложено не на долго.
2️⃣ Важные задачи требуют повышенного внимания и концентрации. А значит маленькие и срочные задачи не должны отвлекать своей нерешённостью.
3️⃣ Обычно Мир «делает» нам мозг по не очень важным задачам. Так устроена психология. Лучше этого избегать.
4️⃣ Для решения важной задачи лучше «разогреть» свой мозг. Так он будет лучше работать.
Эту систему можно применять всегда - при ежедневном планировании дел, если таковое применяется. А можно ситуативно - когда навалилось много задач, и не понятно, с какой начать.
