Электронный архив компании (организации) — это обособленная информационная система (электронный каталог), которая надежно хранит оцифрованные копии оригинальных бумажных документов и организует все цифровые копии — от первичных, бухгалтерских, кадровых документов, до финансовых, юридических и технических — в облачной платформе или ЭДО. Это не только обеспечивает надежное хранение цифровых копий документов, но и способствует быстрому поиску, и обработке информации, а также - помогает оптимизировать, ускорить и улучшить бизнес-процессы.
Любая компания ограничена временными рамками для ответа на запросы от налоговых органов, для чего она должна предоставить в определенный срок как правило подтверждающие документы различного финансового характера, так и дополнительные разъяснительные документы. Средний срок предоставления копий документов с момента поступления запроса как правило составляет от 5 до 10 рабочих дней. Этот срок отведен на все действия, которые необходимо совершить в любой современной организации, начиная от поиска и сбора оригиналов документов, создания их копий, сканирования и визирования - вплоть до отправки бандероли или курьером. Это может оказаться непосильной задачей даже для крупного бухгалтерского подразделения в силу его значительного, зачастую, объема.
Хранение документов вне офиса и архивная обработка с доступом к электронному архиву организации (компании) 24/7. Заполните форму на сайте — и получите: коммерческое предложение. Личное знакомство. Выезд специалистов для оценки. Экскурсию по архивному хранилищу класса А+. Пилотный проект.
ССЫЛКА ☝️
Электронное архивное хранилище может облегчить эту задачу в разы, сократить количество времени на поиск, подготовку и формирование необходимого архива, что влечет за собой сокращение временных и финансовых издержек для организации, и гарантирует полное соответствие по наличию запрашиваемых отчетов, справок и т.д.. Цифровое хранилище, в котором невозможно что-то потерять, испортить, утратить или подделать является в современных реалиях неотъемлемой частью любого бизнеса, которому важно иметь быстрый доступ ко всей документации компании здесь и сейчас, и при этом удобно пользоваться при нужной сортировки документов всей цифровой библиотекой из документов компании. Важно понимать, что доступ к данным можно получать удаленно и в круглосуточном формате, при необходимости их можно загрузить на свой локальный носитель или распечатать, а копии этих документов абсолютно легитимны для предоставления в любые контролирующие органы.
Из важных плюсов электронного архива можно отметить, что в случае когда оригиналы документов изъяты налоговыми органами, можно использовать электронные цифровые копии документов из библиотеки компании, чтобы вести бизнес без перерыва и предоставлять любые отчетные документы в другие ведомства или контрагентам. Чтобы найти нужные документы в электронном архиве, потребуется всего несколько минут поиска, а ответ на запрос налогового органа можно сформировать и отправить сделав всего несколько кликов мышью. Если ответ отправляется в ФНС через систему ЭДО, к нему могут быть добавлены любые цифровые документы за цифровой подписью руководителя организации — отсканированные изображения или документы, изначально созданные и подписанные в электронном виде.
Одним из ключевых преимуществ электронного архива (электронной библиотеки) является то, что оно обеспечивает безопасную среду для хранения конфиденциальных данных. Документы могут быть зашифрованы или защищены паролем, чтобы доступ к ним мог получить только уполномоченный персонал. Это помогает защитить коммерчески ценную информацию от доступа посторонних лиц или злоумышленников, которые могут попытаться использовать слабые места в традиционных бумажных системах архивирования. Кроме того, вероятность потери цифровых документов в результате стихийных бедствий или других непредвиденных обстоятельств гораздо ниже, чем у бумажных документов, что делает их в целом более надежными.
Услуги электронной архивации документов оказывает Делис Архив. Сервис аккумулирует бумажные акты от контрагентов, самостоятельно оценивает полноту и качество их оформления, проверяет реквизиты, сканирует и загружает четкие копии в электронный архив.
ССЫЛКА ☝️