Идентификация проектных рисков - простыми словами

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
Успешное управление проектами требует умения предвидеть и адекватно реагировать на потенциальные риски. В проектной деятельности существует множество факторов, которые могут повлиять на достижение целей проекта и его успешное завершение. Определение и идентификация проектных рисков играют решающую роль в эффективном управлении проектом.

В данной статье мы рассмотрим такой важный аспект по работе с индивидуальными рисками проекта, как их идентификация.

Идентификация рисков — это процесс выявления индивидуальных рисков проекта, а также источников совокупного риска проекта и документирование их характеристик (PMBOK 6 ред.).

При изучении теории идентификации рисков, этот процесс может показаться простым и прямолинейным. Однако на практике, особенно для начинающих руководителей проектов, могут возникать определенные затруднения. Вот несколько причин, почему это может происходить:

1. Недостаточно опыта. По этой причине начинающие специалисты могут быть неуверенными в своих знаниях и навыках, что затрудняет им видеть потенциальные риски и их причины.
2. Правильное понимание контекста и специфики проекта. Если начинающий специалист не имеет достаточно знаний о проекте, его целях, заинтересованных лицах и окружающей среде, он может упустить важные риски, связанные с этими аспектами.
3. Недостаточное вовлечение заинтересованных сторон. Начинающему специалисту бывает сложно установить эффективное взаимодействие с заинтересованными сторонами и получить достаточную информацию от них для выявления рисков.
4. Ограниченность мышления. Причиной является использование стандартных шаблонов мышления, который может быть заложен в голову регламентами или неправильным обучением. Начинающий специалист может не осознавать важность свободной ассоциации и экспериментирования с различными идеями, тогда как опытный РП, при выявлении рисков, может использовать творческий и нестандартный подход.
5. Неумение использовать специальные инструменты и техники. Идентификация рисков подразумевает использование различных инструментов и техник, таких как SWOT-анализ, мозговой штурм, дерево решений и другие. Начинающим специалистам может не хватать опыта или знаний для эффективного применения этих инструментов.
6. Скрытые или неочевидные риски. Некоторые риски могут быть скрытыми или неочевидными, особенно для новичков. Это могут быть малозаметные факторы, связанные с внешней средой, технологическими аспектами или даже межличностными отношениями. Обнаружение таких рисков может потребовать дополнительных знаний и опыта, либо привлечения опытных членов проектной команды.

Важно понимать, что идентификация рисков — это процесс, который развивается с опытом и практикой. Начинающие специалисты могут преодолеть затруднения, обращая больше внимания на обучение, практику и обмен опытом с опытными коллегами. Они могут также использовать различные методы и инструменты для систематического выявления рисков и постепенного улучшения своих навыков в этой области.

Как идентифицировать риски

Для более быстрого освоение практического навыка идентификации рисков рекомендуется использовать метод аналогий, на примере тех областей, где эти процессы интуитивно понятны.

Так, например, многие начинающие руководители проектов уже являются опытными водителями автомобиля. Поэтому процесс идентификации рисков проекта можно сравнить с тем, как мы действуем при вождении и эксплуатации автомобиля.

1. Подготовка и планирование. Перед тем, как начать вождение автомобиля, вы планируете свой маршрут, проверяете состояние автомобиля, рассматриваете возможные опасности на пути (например, строительные работы или плохую погоду). Точно так же в процессе подготовки к проекту — команда проекта идентифицирует потенциальные риски, проводит анализ внешней среды и разрабатывает планы для их управления.
2. Идентификация рисков и мониторинг дорожной обстановки. Во время вождения автомобиля вы постоянно мониторите дорожную обстановку вокруг вас. Вы обращаете внимание на другие автомобили, пешеходов, светофоры, дорожные знаки и сигналы. Точно так же, команда проекта постоянно идентифицирует новые риски, мониторит внешнюю среду и принимает во внимание изменения, которые могут повлиять на проект.
3. Анализ и реакция. При вождении автомобиля вы анализируете обнаруженные факторы риска и принимаете соответствующие меры. Например, если видите пешехода, который собирается перейти дорогу, вы замедляете скорость и готовитесь к возможной остановке. В проекте, после идентификации рисков, команда анализирует их потенциальное влияние на проект и разрабатывает стратегии управления рисками, чтобы снизить их воздействие или использовать возможности.
4. Активное наблюдение и регулярное обновление. Во время вождения вы продолжаете активно наблюдать за дорожной обстановкой, обновляете свои знания о маршруте, учитываете изменения на дороге (например, появление аварий на дороге или изменение ситуации с пробками) и принимаете меры для адаптации к новым условиям (выбираете другой маршрут). В проекте, команда также регулярно мониторит риски, обновляет реестр рисков, анализирует новые факторы и принимает корректирующие меры при необходимости.

Еще одна сложность с которой сталкиваются начинающие менеджеры проектов — это большое количество проектных рисков и неумение работать с этим объемом.

Как приоритизировать проектные риски

Умение приоритизировать проектные риски приходит с опытом, но в качестве рекомендаций можно предложить использовать старый и проверенный ABC анализ. Категоризация проектных рисков на три этих группы представляет собой полезный подход для их классификации и последующего управления. Давайте рассмотрим каждую категорию более подробно:

1. Категория A. Риски с малой вероятностью, но значительным влиянием на проект. Риски, относящиеся к этой категории, имеют низкую вероятность возникновения, но могут иметь серьезные последствия для проекта в случае их реализации. Как правило, не прогнозируются. Часто для таких рисков используется стратегия эскалации, то есть передача ответственности тому, кто обладает соответствующими навыками или ресурсами для их управления.
2. Категория B. Это основные проектные риски, с которыми и работает руководитель проекта. Риски, относящиеся к этой категории, имеют умеренную вероятность возникновения и умеренное влияние на проект. Они требуют активного внимания и управления со стороны проектного менеджера. Для таких рисков обычно принимаются стратегии уклонения, передачи или снижения, чтобы минимизировать их влияние на проект.
3. Категория C. Самые многочисленные риски с малым влиянием на проект. Хотя каждый риск отдельно может иметь незначительное влияние, но значительная совокупность этих рисков может создать значительные проблемы для проекта. Полноценное управление такими рисками, как правило, неэффективно, поэтому для большинства таких рисков используется стратегия принятия, то есть принятие ущерба от их наступления. Для снижения негативного влияния на проект таких рисков, в бюджете проекта должны быть заложены резервы на непредвиденные ситуации и управленческий резерв.

Разделение проектных рисков на категории A, B и C поможет руководителю проекта сосредоточить свое внимание на идентификации наиболее важных и вероятных рисков, а также разработать соответствующие стратегии управления для каждой категории.

В заключении

Правильное идентифицирование проектных рисков позволяет проактивно подходить к управлению проектом, минимизировать потенциальные угрозы и использовать возможности для достижения целей проекта.

Отличным инструментом для этого является применение различных методов и техник, таких как анализ SWOT, мозговой штурм и мозговые карты. С практикой, обучением и опытом, эти навыки могут быть получены, развиты и улучшены.

Если статья была полезна, делитесь ею с коллегами, ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал.