Ранее мы выпустили статью о совещаниях - по возможности начните читать с нее. Здесь мы чуть-чуть задублируемся для полноты картины.
Очень его понимаешь не любят, особенно с живыми подписями. Потому как за свою подпись отвечать нужно головой. И не получиться сказать - мы не так друг-друга поняли, вы меня не правильно услышали и т.д. и т.п., а договаривались совершенно о другом. Зачастую такая манипуляция вполне себе прокатывает.
А тебе не придется тратить силы и время на доказательство обратного. Еще не придется тратить силы на никому не нужную работу. И еще не придется тратить силы на доказательства и оправдания. Представляешь, сколько сил, времени и эмоций можно направить в нужное русло?
Как показала практика, протокол прекрасно правит исполнительскую дисциплину - крайне эффективный инструмент. И не только вверенного тебе подразделения, потому как есть совещания тематические, общественные так сказать, и даже между организациями. Главное в бюрократию не упасть.
Может так оказаться, что руководитель, который над тобой (например ГД, ЗГД или ДД) не захочет видеть всех этих ваших протоколов по проведенным совещаниям, потому как устаревшая история, и тут несколько вариантов развития событий:
- Протокол переводится в цифровой формат - ОК
- Протокол обнуляют как таковой - НЕ ОК
Если НЕ ОК - у тебя 2 варианта:
- Ты меняешь систему и начинаешь эту деятельность только в своем подразделении и ждешь прецедента (а он обязательно будет), когда протокол выручит. Далее тиражируешь доказанный всем практикой полезный инструмент.
- Система меняет тебя
Рекомендации по ведению протокола
- Согласовывать со всеми/ключевым участниками и подписантами, обычно 1-2 дня за глаза
- Визировать протокол у полномочных представителей бизнеса
- Протокол размещать в общедоступном месте, к которому есть доступ у коллег
- Дублировать корпоративной почтой визированную скан-копию протокола
- У каждой задачи в протоколе есть ФИО ответственного за исполнение поставленной задачи
- У каждой задачи в протоколе есть дата постановки задачи и срок ее исполнения
- У каждой задачи в протоколе есть приоритет
- Задачи в протокол ставить от практического результата, а не процесса исполнения
- Не превращайте протокол в план-график проекта, это другое
Вывод
Деятельность по ведению протоколов и контролю результатов несколько трудозатратная история, но:
- На выходе экономия времени всего коллектива
- Стоимость работы администратора проектов, обычно отвечающего за данную деятельность, намного ниже суммарной стоимости работы коллектива из 15-20 человек на попытки понять: кто над какой задачей работает и о чем / с кем ранее договаривались по ним
- Руководитель в полу-автоматическом режиме в курсе всех задач подразделения и изменений по ним
- Формируется культура проектного управления и исполнительской дисциплины (ответственности)
- Соседние подразделения зная что у тебя ОК с этой самой исполнительской дисциплиной и все ходы записаны, начинают к твоему коллективу и лично к тебе как к его руководителю, относится более учтиво и уважительно, потому как порядок у тебя.
В большинстве случаев, большинство сотрудников считают, что протокол это документ на здесь и сейчас. Но это не правда, это "аудиторские следы" (в хронологическом порядке) людей, которые принимали решения и исполняли поставленные задачи. Завтра вместо тех людей что были, придут новые, и для них по протоколу будет гораздо проще понять как развивалась ситуация.
Про аудиторские следы в целом, поговорим по традиции отдельно.
Совет
Обращайте внимание на формулировку поставленных задач - "казнить нельзя помиловать", да речь именно об этом. - это как раз и есть ваш меч.
Есть ситуации, когда протокол как протокол действительно не нужен - тем более с живыми подписями. Такие договоренности необходимо фиксировать в корпоративной электронной почте.
Проведи совещание вверенного тебе подразделения по всем имеющимся задачам и составь протокол, после прочтения наших статей:
Про совещание
Срочные и важные задачи
Простые и трудные задачи
Подписывайтесь, будет интересно!
Практические советы для саморазвития и карьерного роста начинающего управленца. Еще больше статей от команды MAKPAME.LIFE на нашем канале:
--------------
В оформлении статьи использованы материалы с сайта freepik.com