64 подписчика

Протокол совещания - готовим правильно

8 июня 20238 июн 2023

3 мин

Ранее мы выпустили статью о совещаниях - по возможности начните читать с нее. Здесь мы чуть-чуть задублируемся для полноты картины.

Очень его понимаешь не любят, особенно с живыми подписями. Потому как за свою подпись отвечать нужно головой. И не получиться сказать - мы не так друг-друга поняли, вы меня не правильно услышали и т.д. и т.п., а договаривались совершенно о другом. Зачастую такая манипуляция вполне себе прокатывает.

А тебе не придется тратить силы и время на доказательство обратного. Еще не придется тратить силы на никому не нужную работу. И еще не придется тратить силы на доказательства и оправдания. Представляешь, сколько сил, времени и эмоций можно направить в нужное русло?

Как показала практика, протокол прекрасно правит исполнительскую дисциплину - крайне эффективный инструмент. И не только вверенного тебе подразделения, потому как есть совещания тематические, общественные так сказать, и даже между организациями. Главное в бюрократию не упасть.

Может так оказаться, что руководитель, который над тобой (например ГД, ЗГД или ДД) не захочет видеть всех этих ваших протоколов по проведенным совещаниям, потому как устаревшая история, и тут несколько вариантов развития событий:

Протокол переводится в цифровой формат - ОК
Протокол обнуляют как таковой - НЕ ОК

Если НЕ ОК - у тебя 2 варианта:

Ты меняешь систему и начинаешь эту деятельность только в своем подразделении и ждешь прецедента (а он обязательно будет), когда протокол выручит. Далее тиражируешь доказанный всем практикой полезный инструмент.
Система меняет тебя

Рекомендации по ведению протокола

Согласовывать со всеми/ключевым участниками и подписантами, обычно 1-2 дня за глаза
Визировать протокол у полномочных представителей бизнеса
Протокол размещать в общедоступном месте, к которому есть доступ у коллег
Дублировать корпоративной почтой визированную скан-копию протокола
У каждой задачи в протоколе есть ФИО ответственного за исполнение поставленной задачи
У каждой задачи в протоколе есть дата постановки задачи и срок ее исполнения
У каждой задачи в протоколе есть приоритет
Задачи в протокол ставить от практического результата, а не процесса исполнения
Не превращайте протокол в план-график проекта, это другое

Вывод

Деятельность по ведению протоколов и контролю результатов несколько трудозатратная история, но:

На выходе экономия времени всего коллектива
Стоимость работы администратора проектов, обычно отвечающего за данную деятельность, намного ниже суммарной стоимости работы коллектива из 15-20 человек на попытки понять: кто над какой задачей работает и о чем / с кем ранее договаривались по ним
Руководитель в полу-автоматическом режиме в курсе всех задач подразделения и изменений по ним
Формируется культура проектного управления и исполнительской дисциплины (ответственности)
Соседние подразделения зная что у тебя ОК с этой самой исполнительской дисциплиной и все ходы записаны, начинают к твоему коллективу и лично к тебе как к его руководителю, относится более учтиво и уважительно, потому как порядок у тебя.

В большинстве случаев, большинство сотрудников считают, что протокол это документ на здесь и сейчас. Но это не правда, это "аудиторские следы" (в хронологическом порядке) людей, которые принимали решения и исполняли поставленные задачи. Завтра вместо тех людей что были, придут новые, и для них по протоколу будет гораздо проще понять как развивалась ситуация.

Про аудиторские следы в целом, поговорим по традиции отдельно.

Совет

Обращайте внимание на формулировку поставленных задач - "казнить нельзя помиловать", да речь именно об этом. - это как раз и есть ваш меч.

Есть ситуации, когда протокол как протокол действительно не нужен - тем более с живыми подписями. Такие договоренности необходимо фиксировать в корпоративной электронной почте.