Да, я прекрасно понимаю, что сейчас про себя или даже вслух скажет читатель - как "задрали" эти бесполезные грустилки...
В наших силах все, ну или почти все исправить :)
Постараюсь не говорить, как не нужно, лучше расскажу, как правильно в общем и целом.
Общие рекомендации
В понедельник и пятницу оперативка зло, потому как:
- За выходные ситуация могла измениться и велик шанс оперировать-докладывать устаревшей информацией. Дай своим сотрудникам время на ее актуализацию. По срочному вопросу всегда можно спросить отдельно.
- В пятницу, особенно после обеда, сотрудники любят отпрашиваться на час-другой пораньше, всегда есть какие-то личные дела, которые можно решить только в будни. Желательно ввести мораторий на свои внутренние совещания по вечеру пятницы.
Да и в целом, плохая идея назначать совещания на поздно-вечернее время, потому как сил уже нет. Но это в идеале. Как говорится, не ты выбираешь совещание, а совещание выбирает тебя :)
В случае, если кто-то опаздывает на совещание — начинать в любом случае (все живут и работают по своему календарю), например, чуть скорректировав повестку. Семеро одного не ждут, тем более, если опаздывающий участник мероприятия заранее не предупредил.
Если по календарю подряд запланировано несколько совещаний — попробуй их организовать так, чтобы интервал между ними был 1 час. Учимся договариваться и коммуницировать.
Три совещания в день — это уже колоссальная нагрузка. Планируй календарь заранее.
Длительность совещания — не более 1 часа, из них 45 минут на обозначенные задачи по протоколу, оставшееся время на обсуждение какой-либо сложной ситуации, принятие управленческих решений и подведение итогов.
Сложные вопросы-ситуации зачастую выливаются в отдельное тематическое совещание и это нормально. Не нормально, когда 1 вопрос мусолят при всех битый час пару человек, а потом еще +час со всеми участниками обсуждают оставшиеся вопросы. Пожиратели времени, не шучу: умножь количество участников совещания, например 10 человек на 1 час = это уже 10 рабочих часов, отнятых у предприятия. Стоимость $ сожранных часов тоже посчитать не сложно. За такое расточительное поведение прям красную карточку выдавать нужно.
Пресекайте пожирание времени совещания предложением организовать отдельное мероприятие с нужными участниками.
Если есть возможность провести совещание в формате ВКС — велькоме, как говорится, занимать просто так переговорку на 10-30-50 человек —такая себе история. Хотя да, очно мне больше нравится, глаза в глаза, так сказать.
Да-да именно корпоративной почтой (в месенджере напомнить можно, но не более) веерной рассылкой на всех участников включая:
- Тему совещания
- Повестку совещания
- Протокол с прошлого совещания
- Дата, время, место проведения совещания (номер переговорки или ссылка на ВКС)
- Событие в календарь
Протоколы размещать в общем доступе. Коллектив должен понимать кто-что делает и на каком основании, а так же — какие задачи в каком статусе. Прозрачность наше все, даже на таком уровне.
Задачи для доклада желательно группировать без "перескока" с темы на тему или по иным схожим признакам, например ФИО.
Но давайте сейчас немного разберемся в их видах-типах:
Оперативка (регулярные) - мероприятие, назначаемое например по вторникам в 10-00.
Проводится для всех заинтересованных лиц вашего структурного подразделения и тут несколько сценариев:
- Ваши замы + руководители уровнями ниже
- Ключевые сотрудники вверенного вам структурного подразделения
- Все сотрудники вверенного вам структурного подразделения
- Комбо - первые 2 из выше перечисленных 3 раза в месяц + 1 раз в месяц 3 вариант
Оперативка в рамках своего департамента / управления / дирекции — дело интимное, и желательно, что бы на ней лишних людей все же не присутствовало.
От себя скажу, на какой бы высокой должности ты не был руководителем — 1 раз в месяц обязан пообщаться со всем своим коллективом. Узнаешь много нового и интересного, и коллектив будет знать, что он тебе не безразличен.
Тематические (важные) — по определенной теме или вопросу, например по реализации проекта цифровой трансформации, или конкретно по исполнению бюджета этого проекта. На таких совещаниях обязательно должны присутствовать лица принимающие решения от бизнеса — иначе просто потраченное время.
Экстренные (срочные) -— здесь и сейчас нам необходимо обсудить такой то вопрос, и пока не выработаем решение, никто никуда не уходит. Такое редко бывает, а если не редко — проблема.
Протокол
Примеры протоколов можно посмотреть в интернете, там ничего сложного и нового нет. Может так оказаться, что руководитель над тобой (например ГД, ЗГД или ДД) не захочет видеть всех этих ваших протоколов, потому как устаревшая история и тп, соответственно 2 варианта развития событий:
- Протокол переводиться в цифровой формат - ОК
- Протокол обнуляют как таковой - НЕ ОК
Подробнее по протоколу совещания погорим позже.
- Присутствовать на совещании хоть на громкой связи по телефону, на крайний случай делегированное лицо
- Заранее готовиться к совещанию и владеть актуальной и достоверной информацией, дабы не краснеть и не блеять
- Докладывать в первую очередь о (не) достигнутом результате + проверяемое подтверждение, про сам процесс расскажешь когда спросят — не отнимай время уважаемых коллег
- В случае наличия желания дополнить доклад коллеги подними руку, как в школе
- Не перебивай основного докладчика, у него приоритет
- Задавай вопросы, ответы на которые несут реальную практическую пользу
- Конфликтные или предконфликтные ситуации решай до совещания, а не в момент его проведения
- Будь готов ответить на вопрос: что лично ты сделал-предпринял, что бы решить этот вопрос...и если были сложные сложности, почему заранее не пришел к своему руководителю.
- Забыть слово не знаю и аналогичные
- Внимательно наблюдай за руководителем и пытайся понять как он мыслит и действует = учись
Подписывайтесь, будет интересно!
Практические советы для саморазвития и карьерного роста начинающего управленца. Еще больше статей от команды MAKPAME.LIFE на нашем канале:
--------------
В оформлении статьи использованы материалы с сайта freepik.com