У всех документов иностранца есть сроки действия. И они могут измениться даже тогда, когда иностранец уже работает в компании. Поэтому задача кадрового сотрудника – следить за сроками документов, чтобы не подвести свою компанию под штрафы. А в миграционной сфере штрафы могут доходить до миллиона рублей.
Например, если безвизовый иностранный сотрудник не оплатил патент своевременно, его патент перестает действовать. Сотрудник становится нелегалом, а его работодатель – нарушителем миграционного законодательства. И согласно ч. 1 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ он должен заплатить штраф до миллиона рублей или приостановить деятельность компании до 90 суток.
Документы иностранца, которые нужно контролировать
В зависимости от гражданства и правового статуса иностранца контролировать придется разные документы. Но сложности чаще всего возникают с контролем документов временно пребывающего безвизового иностранца с патентом, поэтому остановимся на нем.
У иностранца с патентом придется контролировать срок действия:
· паспорта;
· полиса добровольного медицинского страхования;
· патента;
· миграционного учета, или временной регистрации.
Сложность чаще всего возникает именно с контролем действия патента и того, что иностранец вовремя оплатит свой патент.
Способы контроля срока действия документов у иностранца
Чтобы контролировать сроки действия патента, нужно разбираться в том, как он должен правильно оплачиваться. Конечно, нужно быть уверенным, что патент оплачен не только вовремя, но и по верным реквизитам.
Контролировать сроки можно с помощью:
· настенного календаря или планинга, но такой вариант подойдет при небольшом количестве иностранцев с патентом;
· напоминаниями в телефоне, но есть риск забыть или пропустить уведомление;
· в таблице на компьютере, но есть риски того, что информация не сохранится, формулы поедут или можно просто забыть внести данные, кроме того с такой таблицей придется работать ежедневно;
· специально разработанного программного обеспечения, но для этого потребуется бюджет и специалист, который сможет объяснить что и как должно считаться;
· миграционных специалистов, который возьмут на себя функцию контроля, но этот вариант потребуется оплаты услуг таких специалистов.
Во всех этих вариантах есть свои плюсы и минусы. И специалисту в компании, который отвечает за иностранцев, и руководству любой компании нужно взвесить преимущества и недостатки каждого решения, стоимость решения и риски получения штрафа от проверяющих органов.