Первый вопрос, который задают наши клиенты, интересующиеся решением «1С:Документооборот», – это вопрос о внедрении.
Пользователи уже привыкли, что просто приобрести сложное техническое решение недостаточно, успех работы инструмента зависит от того, насколько хорошо он был внедрён, адаптирован под конкретные процессы, задачи и условия организации.
1. Я купил программу, что дальше?
Когда клиент получает программу, она полностью пустая. Как показывает опыт, внедрение проходит легче и быстрее, когда в компании все внутренние процессы работы с документами грамотно выстроены, а между сотрудниками есть слаженное взаимодействие. Если же этого нет, тогда тем более стоит задуматься о внедрении «1С:Документооборот». Перед интеграцией сервиса все процессы так или иначе будут зафиксированы, и в итоге компания получит не только их оптимизацию, но и полный порядок в документах и делах.
Если же работа уже отлажена, сервис ляжет на процессы просто идеально.
Но и в этом случае организациям чащ всего требуется помощь внешних внедренцев.
2. Что могут сделать внедренцы?
Специалистам по внедрению нужно будет завести в программу всех сотрудников, прописать их должности, отделы, настроить уровни доступа к документам.
Затем необходимо отразить все виды документов, с которыми работает компания и отдельно прописать для каждого свои «реквизиты».
Например, в договоре всегда должно быть две стороны, а в служебной записке обязательно есть ответственный.
Далее в ход вступает создание в системе тех самых процессов, которые происходят с документами. Они бывают:
- стандартные (например, утверждение, подписание, согласование и другие), или
- сложные, комплексные, которые существуют только в конкретно взятой компании или включают несколько мелких процессов.
Допустим, компании нужно, чтобы каждый входящий документ (кроме счетов, которые уходят в бухгалтерию), сначала попадал к директору, а уже он распределял, в какой отдел пойдёт задача: заместителю директора, руководителю первого, второго, третьего звена и следом по цепочке.
3. Насколько глубоко можно автоматизировать документооборот?
Ответить на этот вопрос поможет следующий пример: на предприятие приходит письмо, секретарь или делопроизводитель его обрабатывает, присваивает номер, заносит в электронный журнал, регистрирует и запускает в работу.
Гораздо удобнее, если он сделает это по заранее настроенному комплексному процессу. Если в компании не хотят, чтобы секретарь тратил время на создание отдельной задачи для отправки письма по внутренним инстанциям, то они просят внедренцев «завернуть» этот процесс в отдельно взятую кнопку. Нажимаешь её и всё запускается в работу.
4. С этим понятно, чем мне ещё может быть полезен «1С:Документооборот»?
«1С:Документооборот» позволяет настроить хранение документов по томам, интегрировать почту каждого сотрудника в цепочку документооборота, работать с проектами, внедрить мобильное приложение для удалённого согласования документов, сделать интеграцию со сторонним продуктом, например, «1С:Бухгалтерия» и многое другое.
Плюс в том, что функционал сервиса огромный. Каждая компания может выбрать из него то, что нужно именно в конкретной организации. Гибкость программы делает её доступной для абсолютно любой организации, даже очень маленькой. Так, можно начать с решения конкретной проблемы. А дальше, по мере необходимости, продолжать внедрение.
5. Хочу знать больше
Как навести порядок в бизнес-процессах, движении документов и избавиться от их заторов с помощью «1С:Документооборот» знают в компании АРБИС. Свяжитесь с нашими менеджерами через сайт, позвоните по телефону +7 (8182) 60-38-41 или напишите по электронной почте на адрес office@arbis29.ru.
К теме внедрения и использования «1С:Документооборот», мы обязательно вернёмся в следующих публикациях, следите за тегом #1СДО