Что такое офис сейчас?
На столь простой вопрос ответить крайне сложно, при кажущейся его простоте. Современный офис — это не просто организованное пространство, где стоят рабочие столы, где есть туалет и кухня. Это даже не только крутой кампус, в котором есть большое количество дополнительной инфраструктуры: переговорных комнат, конференц-залов, спортивных залов и кафетериев.
Офис – это среда, экосистема, которая позволяет сотрудникам качественно, быстро и комфортно выполнять свои должностные обязанности. Хватит ли вам только стола, кресла в офисе для этого? Если вашей задачей не является сидеть по семь-восемь часов в день и смотреть в стену, то конечно же нет. Как минимум, вам понадобится компьютер. Но и компьютера с одним текстовым редактором вам будет недостаточно. Я сейчас не буду говорить про специальное программное обеспечение для выполнения конкретных рабочих задач, все же его в понятие офиса я не включаю. Оставим его ИТ-специалистам. Но для управления офисом, взаимодействия со специальными сервисными службами вам точно понадобятся программы, установленные как на компьютере, так и в ваших персональных гаджетах.
Но и теперь этого недостаточно. Скорость изменений в мире растет с каждым годом. И работа сотрудников должна адаптироваться и подстраиваться под внешние условия. Сотрудником должно быть комфортно взаимодействовать со своими коллегами, они должны понимать, как выстраиваются коммуникации. И эти коммуникации должны отвечать целям достижения результата. Поэтому еще важнейшим атрибутом современного офиса является правильная среда коммуникаций.
Я выделяю три базовых элемента современного офиса (конечно, есть еще очень много дополнительных элементов, но они в той или иной степени относятся к одному из базовых):
1.Физическая инфраструктура.
2. Цифровая инфраструктура.
3. Среда коммуникаций.
Для удобства визуализации я нарисовал треугольник, где каждый из описанных элементов представляет одну из сторон равностороннего треугольника.
Более подробно разберем составляющие.
Среда коммуникаций. В это понятие я вкладываю два фундаментальных аспекта. Первый – правила взаимодействия. Современный офис должен быть напрямую пропитан корпоративной культурой. Должны быть определены нормы и правила: как работают сотрудники, когда им нужно сосредоточиться, как быть, если нужно поработать командой. Конечно, для различных типов работы создаются и разные пространства, но что важнее – это договоренности и правила в компании, как нужно работать в том или ином случае. Например, во многих офисах выделены рабочие места для фокусной работы. В компании закреплено, что эти места бронируются, и на них запрещено разговаривать по телефону или проводить конференц-звонки, там принята политика чистого стола. Причем можно бронировать место в разных частях офиса, так как эти места не предназначены для коллективной работы. С другой стороны, есть специальные зоны для командной работы. Помимо отличия в столах, наличия большего количества маркерных поверхностей и оборудования для выведения контента, здесь и другие правила поведения. На таких местах можно и нужно обсуждать вопросы, можно спорить и доказывать свою точку зрения. Чтобы такая работа стала возможной рекомендуется формально и неформально внедрять новые принципы, которые такую организацию сделают возможным.
Безусловно, не лишним будет и написать правила поведения в офисе и взаимодействия с коллегами: как назначать встречи, кого на них рекомендуется звать, как взаимодействовать с руководством и подчиненными, как организовать свое рабочее время, как вести себя в опен-спейсах и кабинетах, и многие другие аспекты, которые непосредственно влияют на взаимодействие сотрудников.
Второй фундаментальный аспект, который я выделяю в «среде коммуникаций» - форматы работы. Я подразумевают здесь работу из офиса, или удаленную работу, либо гибридный формат. Пандемия показала, что фактически все офисные сотрудники могут работать удаленно, но при этом с ее отступлением многие компании настоятельно рекомендовали своим сотрудникам вернуться в офис, так как стали видны недостатки удаленной работы: потеря привязанности к компании, размытие корпоративной культуры, выполнение сотрудниками задач, поставленными только непосредственными руководителями, утрата понимания контекста, в котором реализуются проекты и так далее.
Поэтому вопреки очевидным плюсам удаленной работы (экономия на рабочих местах в офисе, гибкий рабочий график, возможности нанимать сотрудников из любой точки мира) многие такой формат сильно ограничили, признав возможными для них только работу из офиса или гибридный формат работы – когда сотрудники могут работать как из офиса, так и из дома, при этом в компаниях фиксируется, как правило, минимальное количество дней в месяц, которые они должны работать из офиса.
Таким образом, управление форматами работы тоже является частью работы офиса, это непосредственно влияет как на сам офис и его составляющие, так и на цифровые системы, которыми пользуются сотрудники. Например, в компаниях, где большинство сотрудников работают из дома нужно позаботится о выдачи мебели и техники на дом; а в офисе оставить только пространства для очных встреч и совместных обсуждений. С другой стороны, для компаний где превалирует классический формат работы и лишь немного допустим гибридный формат характерен офис с закрепленными индивидуальными местами, меньшей долей общественных и коммуникационных пространств.
Куму подходит тот или иной формат работы обсуждается уже не один год, и я не буду на этом останавливаться. Но если вы ответственны за офис в вашей компании и хотите сделать его идеальным, то управление форматами работы должно стать осознанным процессом, необходимо фиксировать, какие подразделения как работают и соответственно помогать сделать им коммуникации между сотрудниками более эффективными. Если у вас за это отвечают специалисты HR, то вы должны как минимум получать от них необходимую информацию, а лучше войти в рабочую группу.
Цифровая инфраструктура. Здесь я тоже для удобства восприятия информации выделю два момента. Первый – ИТ оборудование. На каждом рабочем месте в офисе должен быть компьютер. И вам нужно понять какой именно – ноутбук или полноценная рабочая станция. Ноутбук удобнее, его можно перенести, места могут быть незакрепленными, но с другой стороны не все программное оборудование хорошо работает на ноутбуках, так как не хватает их мощности. В этом случае ставятся мощные графические станции, которые потребляют намного больше электроэнергии и выделяют больше тепла. Поэтому планируя новый офис или проводя изменения в существующем, вам нужно понимать, какое ИТ-оборудование используют сотрудники различных подразделений.
Также, если вы не приняли решение работать только через WiFI, а такое удобно далеко не всем компаниям, вам понадобиться структурированная кабельная сеть, которая должна приходить в кроссовую или серверную. А там тоже стоит ИТ-оборудование: коммутаторы, шифровалки и т.д. Количество и качество этого оборудования также зависит от специфики процессов в вашей компании, и вы должны все это предусмотреть. Ведь серверные и кроссовые комнаты – неотъемлемая часть офиса. Если вы отвечаете за офис, то и за ИТ-оборудование отвечаете вы, может и опосредованно, но отвечаете.
И вы должны думать на тем, как правильно эксплуатировать пространства, где расположено это оборудование, сколько нужно под него места, электричества. Надо не забыть и о специальных системах системах пожаротушения в серверных, нагрузки на перекрытия, и многих других аспектах, которые очень сильно влияют как на физическую инфраструктуру, но также и на форматы работы сотрудников.
Цифровые инструменты, как ни странно тоже являются частью офиса. Моим любимым примером является система по бронированию рабочих мест и переговорных комнат. Без нее не обходится почти ни один современный офис. А системы по эксплуатации офиса, подачи заявок на сервисы и так далее? Систем, которые неразрывно связаны с офисами в больших компаниях может быть даже не один десяток. Перечислю самые основные:
- Система бронирования пространств;
- Сервис-деск (заявки на клининг, ремонт, настройку климата, организацию рабочих мест, кейтеринг, заказ пропусков и т.д.)
- ИТ-сервис деск;
- CAFM системы – помогают автоматизировать инженерную эксплуатацию;
- Системы, связанные с пропускным режимом в офис;
- Система планирования выход сотрудников в офис (для гибридных форматов работы).
Особенности этих цифровых инструментов оказывают огромное влияние на организацию офисных пространств, на требования к инженерному и ИТ-оборудованию. Также они неразрывно связаны и со средой коммуникацией: эти инструменты оказывают влияние на культуру поведения в офисе, на то, в каких форматах работы трудятся сотрудники.
Физическая инфраструктура. Здесь я думаю, даже нет смысла объяснять, как физическая инфраструктура связана с офисом. Здание, инженерное оборудование, отделка, мебель – оказывают самое непосредственное влияние на восприятие офиса сотрудниками. Конечно, здесь нужно очень тщательно подходить к проектированию хороших офисных пространств. Рекомендую прочитать свою статью, в которой я подробно разбираю все аспекты, на которые нужно обратить внимание при создании офиса.
Однако, не только офисное пространство относится к физической инфраструктуре. Учитывая возможность удаленной и гибридной работы, окружает в рабочее время сотрудников еще и домашние стены, иногда коворкинги, которые работодатели готовы арендовать для сотрудников. Я знаю очень много компаний, где люди могут выбирать, из какого коворкинга им работать. И здесь все же я рекомендую специалисту, отвечающему за офис в широком смысле слова самому проезжать и смотреть коворкинги. По результатам инспекции рекомендовать работать в хороших, а в плохих коворкингах даже запрещать работать. Нужно, чтобы эргономика рабочего мета, освещение, климат соответствовали требованиям компании и законодательства. Иначе эффективность работы сотрудников в коворкингах с плохими условиями может сильно снижаться, и вы не выполните свою основную задачу – чтобы офис был комфортный для сотрудников и приносил счастье им.
Работа из дома. Здесь тоже я рекомендую не жалеть денег и выдавать сотрудникам домой как минимум удобные кресла. Кроме того, если компания следит за форматами работ, и если у сотрудника дома нет условий для спокойной работы (нет отдельной тихой комнаты, дети, проблемы с шумом и т.д.), то лучше ему не рекомендовать работать из дома, обеспечив его местом в офисе или коворкинге.
Как вы уже, наверное, заметили, все три стороны треугольника (среда коммуникаций, цифровая инфраструктура и физическая инфраструктура) связаны между собой и отдельно управлять только чем-то одним не возможно. Настоящий менеджер по счастью должен управлять всеми сторонами треугольника, понимать взаимосвязи и развивать все совместно, так как они переплетены очень близко. Составляя техническое задание на новую цифровую систему, вы должны учитывать особенности взаимодействия в офисе, какие форматы работы допустимы в компании, и в каких «стенах» они будут обсуждать свои проблемы.
Рекомендую нарисовать такой треугольник для вашей компании, детально расписать именно ваши особенности: какие системы вы используете с названиями, какие офисы и какое функциональное зонирование у вас, какие есть правила работы в офисе, как организованы те или иные форматы работы. Возможно вы поймете, что вы не знаете, как функционирует часть из этих составляющих, возможно даже не знаете людей, которые отвечают за эти продукты или процессы. В таком случае, вам нужно будет погрузиться в неизвестные вам вопросы, синхронизироваться с коллегами, и тогда вы точно повысите удовлетворенность ваших коллег.
Я точно могу сказать, что хороший офис можно развивать только по модели равностороннего треугольника.