Письменное пояснение работника на практике называют объяснительной. Рассказываем, когда она нужна, как её составить и почему не стоит отказываться от её написания.
Когда нужна объяснительная
Объяснительные пишут в двух случаях.
Чаще всего руководитель требует написать объяснительную, когда сотрудник совершил проступок: опоздал, прогулял. Правильно составленный документ поможет объяснить работодателю причины проступка.
Для применения любого дисциплинарного взыскания должна быть выполнена определённая процедура.
- Сначала работника уведомляют, что он должен написать объяснительную. На это ему дают два рабочих дня.
- Если сотрудник не уложится в срок или вовсе не предоставит объяснительную, работодатель составит акт об отсутствии объяснительной.
Отказ от написания объяснительной не избавит от дисциплинарного взыскания, просто усложнит процедуру. Просто выпустить приказ, например, о выговоре, работодатель не вправе. Ведь сотрудник, совершивший проступок, имеет право привести аргументы в свою защиту или признать свою вину. Для этого и нужны объяснительные.
Также объяснительные потребуются, если в неприятной ситуации задействовано несколько лиц и работодателю надо понять, что на самом деле произошло. Тогда объяснительные попросят написать не только непосредственных участников, но и свидетелей.
Объяснительная — документ, имеющий юридическую силу. Иногда объяснительная становится доказательством в споре с работодателем в суде.
Если работник хочет оспорить наказание, любое отклонение от установленной процедуры может быть рассмотрено в его пользу. Поэтому и грамотный работодатель заинтересован в том, чтобы потребовать объяснительную.
Как составить объяснительную?
Установленной формы для объяснительной нет. Она может быть написана от руки или напечатана в произвольной форме. Либо кадровик может дать вам бланк, принятый в компании.
Рекомендуем писать объяснительную кратко, без эмоций, простыми предложениями. Пишите только по делу, не отклоняясь от сути: что, где, когда.
Структура
1. В верхнем правом углу листа указываем должность руководителя и название организации. Ниже свою фамилию, имя, отчество и должность.
2. Ниже в середине листа название документа «Объяснительная».
3. В тексте напишите суть произошедшего, причины и свою роль в ситуации. Если задействованы другие лица, их тоже укажите. Опишите последствия нарушения. В некоторых случаях это может помочь смягчить ответственность. Например, если негативные последствия от нарушения незначительны или вовсе отсутствуют. В некоторых случаях стоит указать место, где вы пишете объяснительную. Например, если находитесь на больничном. Если вы пишете её по устному указанию, то это тоже надо отразить.
4. Поставьте дату, город, полное ФИО и подпись.
5. К объяснительной приложите максимум документов, подтверждающих ваши слова. Справки от врача, акты о ДТП и др. Документы, подтверждающие вину, вы не обязаны предоставлять.
Кратко
1. Объяснительная нужна обеим сторонам: и работнику, и работодателю.
2. Отказ от объяснительной невыгоден работнику, так как из-за этого ухудшаются отношения с работодателем.
3. Пишите объяснительную коротко, по делу, без лишних подробностей. Опишите причины своих действий и их последствия, укажите людей, которые могут доказать ваши слова, при необходимости приложите подтверждающие документы.
4. Если работодатель нарушает порядок наложения дисциплинарного взыскания, его можно оспорить в трудовой инспекции или суде.