Приветствуем! Мы – Distant.Global, система управления образовательным процессом. Мы – первая онлайн-платформа, агрегирующая в единой системе данные онлайн- и офлайн- событий, происходящих как одновременно, так и в разное время в разных местах. Среди наших клиентов крупные университеты, компании и проекты, такие как Московский физико-технический институт, Сургутский государственный университет, академия управления WINbd.
В этом материале мы поделимся опытом запуска федерального проекта «Платформа университетского технологического предпринимательства», оператором которого является Московский физико-технический институт, и расскажем о специфике работы по проектированию процесса.
О проекте
Тренинги предпринимательских компетенций проходят с 2022 года как часть федерального проекта «Платформа университетского технологического предпринимательства». Их цель – развить у студентов российских вузов предпринимательские навыки, которые позволят им запускать новые технологичные бизнесы.
Масштабность проекта – его география: вся страна, тысячи участников, 8 тренинговых площадок, 62 университета, порядка 30 поставщиков тренингов – требовала высокоэффективного технического решения, которое предложила и реализовала команда Distant.Global.
Федеральный проект представлял из себя сложную, многоступенчатую структуру с участниками, наделенными разным функционалом
- Тренинги – практико-ориентированных образовательных мероприятий с применением проектно-игровых подходов.
- Площадки для проведения тренингов, которыми стали российские университеты.
- Поставщики тренингов, которые обеспечивали содержание, проведение и методическую поддержку.
- Операторы проекта, то есть, основной организатор — Московский физико-технический институт.
- Организаторы офлайн-мероприятий в университетах.
- Участники тренингов – студенты российских вузов.
Наши задачи
- Содействовать в организации конкурсного отбора тренинговых площадок и поставщиков тренингов таким образом, чтобы все конкурсные процедуры проекта проходили в удобном онлайн-формате – от подачи заявки на проведение тренингов университетами до выгрузки всех документов для экспертной организации, которая оценивала участников.
- Обеспечить прозрачность всего процесса, разработать систему, где можно было посмотреть и отследить все процедуры реализации тренингов от начала и до конца.
- Синхронизировать огромный пул людей (организаторов, поставщиков тренингов, тренеров, студентов, менеджеров поддержки) на единой платформе.
- Предоставить студентам привычную им, комфортную онлайн-среду, где они могли регистрироваться, проходить тренинги, а также финальное тестирование, которое позволяло получить сертификат.
- Организовать всю отчетность в онлайн – выгрузку статистики по различным срезам, которые давали возможность сравнивать между собой всех участников процесса.
- Выделить на одной площадке пространство для данных про офлайн-тренинги.
Решение Distant.Global
✔ Мы разработали платформу study-techtraining.mipt.ru, которая отвечает всем потребностям проекта – позволяет проводить тестирования, тренинги, регистрироваться и обучаться участникам, видеть всю статистику организаторам, расположить весь документооборот в онлайне. Срок разработки – всего 2 месяца.
✔ Платформа позволяет эффективно проводить тренинги на 8 площадках всем 62 университетам-партнерам, регистрироваться и участвовать десяткам тысяч студентов по всей России, а также организует всю документацию проекта и отчетность в удобном онлайн-формате.
✔ Помимо прочего, система предоставляет статистику по любым показателям – от количества зарегистрированных участников и пришедших на тренинг до прошедших финальное тестирование участников и отзывов о каждом тренинге.
Всем нашлось место на платформе
Каждый участник процесса – организаторы, площадки, поставщики, эксперты и обучающиеся – получали на платформе определенные роли при регистрации и доступ к своему личному кабинету для своей конкретной роли, с уникальным набором функций, доступами и расширениями. Организаторы проекта имели максимальный доступ к статистике и данным.
Для офлайн-мероприятий была организована онлайн-регистрация на платформе – участники регистрировались на очные тренинги, получали доступ к основным и дополнительным материалам, форме обратной связи и возможности пройти выходное тестирование и скачать сертификат по итогу мероприятия. Организаторам по итогу была видна вся статистика – сколько человек зарегистрировалось на офлайн-тренинг, сколько фактически пришло, сколько получили сертификат и т.д.
От 100 до 1600 участников за 1 день
Функционал платформы позволил быстро масштабировать проект «Тренинги предпринимательских компетенций», в кратчайшие сроки «раскатать» его по территории всей страны.
Если на старте проекта за 1 день на тренинги регистрировалось до 100 человек, то через месяц это были уже 10 000 человек. Без увеличения числа сотрудников: «магия» происходила только за счет работы самой платформы.
Пользовательский путь участника тренингов
Пользовательский опыт был спроектирован комфортным образом. Каждый студент получал персонализированную подборку тренингов в своем городе – мероприятия проходили от Калининграда до Дальнего Востока – это был календарь с графиком событий, понятный личный кабинет с дашбордом, где отображались ближайшие действия, которые доступны участнику
На площадке участники тренингов проходили через четыре этапа, причем, все пункты, кроме регистрации, были опциональны.
- Регистрация на платформе. Она проходила в два этапа. На первом этапе можно было оставить минимум данных и продолжить заполнение профиля позднее.
- Первичное тестирование на платформе. Сразу после регистрации у каждого участника была возможность пройти короткое входное тестирование: оно давало возможность оценить свои знания. Результаты тестирования не влияли на доступ к тренингам и бесплатному онлайн-курсу.
- Онлайн-курс. Он был доступен всем зарегистрированным на платформе. Представлял собой серию из 15 видеороликов, которые последовательно объясняли все этапы создания стартапа – от генерации идеи и проверки гипотезы до поиска финансирования и презентации проекта инвесторам. Каждое видео содержало практические инструменты – как определить свою целевую аудиторию, как оценить рынок, как создать продукт, не имея ресурсов.
- Офлайн-тренинги предпринимательских компетенций. Запись на тренинги была открыта всем, кто прошел регистрацию на площадке. Участники получали знания о технологическом предпринимательстве, игровой опыт в этой сфере и диагностику своих компетенций.
Всего регистрацию на платформе завершили 51 750 студентов, из них 31 679 участников успешно прошли тренинги и получили сертификаты об окончании.
Первая линия поддержки
Для успешного функционирования всего проекта в целом мы организовали 3-х ступенчатую структуру службы поддержки. На первой ступени был создан чат для представителей оператора: руководителя, помощника руководителя, региональных менеджеров. Здесь отделялись базовые вопросы от вопросов по багам в системе и перенаправляли участников, куда необходимо. Все баги и ошибки на платформе отправлялись технической поддержке и оперативно исправлялись в режиме реального времени – так работала вторая ступень Support-отдела. Здесь же работал Telegram-чат поддержки для всех организаторов.
На третьей ступени была реализована техподдержка для студентов. Она осуществлялась через саму площадку, затем запрос попадал в Яндекс.трекер, после чего все обращения быстро обрабатывались.
Статистика по итогу проекта – всего 1% участников «приходил» с проблемами, в то время, как доля пропущенных обращений на похожих проектах может достигать до 5%.
Все документы в онлайн
Помимо проектирования образовательного процесса Distant.Global создали систему для всего документооборота проекта в онлайне. Если раньше организаторам приходилось использовать разные сервисы для хранения и обработки данных, отчетности и аналитики (зачастую это могли быть разрозненные таблицы в Excel или вообще информация, записанная вручную на бумаге), то с момента запуска площадки всё удобно расположилось в одном месте.
Мы предложили синхронизацию всех данных в единой системе, организовав всю документацию проекта и отчетность в эффективном онлайн-формате. Это позволило не раздувать количество людей в команде проекта и уменьшило расходы, ведь для занесения и выгрузки данных требовалось всего несколько менеджеров.
Справимся с любым масштабом
Distant.Global и проект «Тренинги предпринимательских компетенций» – пример того, как с современными технологиями легко организовать удобным способом даже масштабный проект федерального значения. 30 000 регистрация за 1 год существования проекта – Distant.Global может справиться даже с такими объемными задачами для ваших продуктов!