Учёт рабочего времени является важным аспектом для любой компании. Для эффективного контроля и управления рабочими процессами нужно вести табель учёта рабочего времени. Он помогает не только контролировать соблюдение графика работы, но и учитывать явки и неявки сотрудников, а также фиксировать отработанные дни и часы.
Функции табеля учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени имеет несколько важных функций:
- Контроль явок и неявок, соблюдения рабочего распорядка, графика смен и других регламентов.
- Учёт отработанных дней или часов, участвующих в расчётах при начислении заработной платы.
- Ведение статистики по отделам и службам, филиалам и всему предприятию. Это помогает более правильно планировать работу в последующие отчётные периоды.
Как вести табель учёта рабочего времени
С 2013 года многие унифицированные формы первичного учёта переведены в разряд необязательных к применению. Поэтому работодатель может разработать свои формы учёта и обозначения к ним и вести учёт рабочего времени так, как ему это удобно. Однако важно исключить двойственность трактования и различные ошибки при заполнении.
Вот несколько шагов, которые помогут правильно вести табель:
- Определить форму табеля. Форма табеля может зависеть от вида деятельности организации, требований законодательства и внутренних правил компании. Например, это может быть бумажный документ или электронная таблица.
- Заполнить шапку табеля. В шапке табеля необходимо указать период, за который ведется учет рабочего времени, а также наименование организации, подразделения и должности сотрудников.
- Заполнить данные о каждом сотруднике. Для каждого сотрудника необходимо заполнить данные о его фамилии, имени, отчестве, должности и ставке оплаты труда. Также следует указать количество отработанных дней, часов и минут за каждый рабочий день.
- Заполнить данные об отпусках, больничных и других отсутствиях. Если сотрудник отсутствовал на работе из-за отпуска, больничного или других причин, необходимо заполнить соответствующие данные в табеле.
- Подписать табель. Табель должен быть подписан сотрудником, ответственным за его ведение, а также руководителем организации или уполномоченным им лицом.
- Хранить табель. Табели необходимо хранить в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации.
Для правильного ведения табеля учета рабочего времени необходимо внимательно следить за изменениями в законодательстве и внутренних правилах организации.
Проверка эффективности планирования
Для лучшего понимания статистики, желательно сверять исходный график работ, составленный руководителем подразделения на месяц, с табелем, где будет отражена фактическая явка сотрудников, за тот же период. Тогда картина будет более полной.
Трудовой кодекс (статья 91, часть 4 ТК РФ) закрепляет обязанность работодателя вести учёт рабочего времени. Поэтому вести табель учёта рабочего времени необходимо для эффективного контроля и управления рабочими процессами в компании.
Для планирования, учёта и ведения задач рекомендуем использовать Projecto.
Как использовать бесплатные формы табелей учета рабочего времени
Организации могут использовать унифицированные формы табелей учета рабочего времени, которые можно скачать бесплатно в Excel. Две основные формы, утвержденные Госкомстатом в 2004 году, включают в себя T-12 и T-13. T-12 может использоваться для учета и расчета зарплаты, а T-13 — только для учета дней и/или часов по итогам месяца.
Если организация использует специализированное программное обеспечение для кадрового учета, она может заполнять данные в электронном виде. В конце месяца данные могут быть преобразованы в бумажный формат для официального утверждения уполномоченными лицами, а также для подшивки и хранения в архиве.
Программное обеспечение также может автоматически формировать и распечатывать нужные бланки. После подписания и учета они могут быть переданы в бухгалтерию для начисления оплаты.
Некоторые организации могут нуждаться в адаптированных формах табелей учета рабочего времени, которые отвечают их уникальным потребностям. В таком случае они могут взять T-12 или T-13 в качестве примера и создать свою собственную форму документа с необходимыми параметрами. Однако, чтобы новый документ вступил в силу, необходимо провести его введение соответствующим приказом руководителя.
Руководство по заполнению учетного табеля: понимание условных обозначений
При заполнении учетного табеля необходимо использовать соответствующие условные обозначения, которые облегчают ведение записей и обработку данных. Если используется унифицированная форма, то необходимо использовать только разрешенные обозначения. Различные типы рабочих дней и прочих событий могут быть обозначены буквенными символами или цифровыми кодами.
Вот некоторые наиболее распространенные обозначения, которые могут встречаться в учетных табелях:
- ФИО сотрудника.
- Дата.
- Номер рабочего дня (для учета отработанных дней).
- Номера часов (для учета отработанных часов).
- Код должности.
- Код отдела.
- Код проекта (для учета работы над конкретным проектом).
- Код видов занятости (например, «основная работа», «дополнительная работа», «отпуск», «больничный» и т. д.).
- Код типа оплаты (например, «почасовая», «окладная» и т. д.).
- Заработная плата за период работы.
- Налоги и отчисления из зарплаты (например, налог на доходы физических лиц, страховые взносы и т. д.).
- Другие вычеты из зарплаты (например, за обеденный перерыв, премии и т. д.).
Кроме того, в учетном табеле также могут использоваться различные форматы времени (например, «чч:мм» для учета рабочего времени сотрудника), а также другие обозначения, которые могут быть уникальны для конкретной организации или страны.
Кто отвечает за учет рабочего времени
В организации обычно есть специальный отдел, который отвечает за учет рабочего времени сотрудников. Этот отдел может называться отделом кадров, отделом персонала, отделом управления персоналом или отделом учета рабочего времени.
В зависимости от размера организации и ее структуры ответственность за учет рабочего времени может возлагаться на конкретного сотрудника или группу сотрудников, которые отвечают за управление персоналом. Они отслеживают время работы каждого сотрудника, включая начало и конец рабочего дня, перерывы, отпуска и больничные, а также выплачивают заработную плату в соответствии с отработанным временем.
Как разработать правильную схему учета рабочего времени
Для разработки эффективной схемы учета рабочего времени можно использовать следующие рекомендации:
- определите цель учета рабочего времени и его задачи;
- выберите подходящие инструменты и методы учета, например электронные системы учета или традиционный бумажный табель;
- определите правила учета и процедуры сдачи табеля;
- обучите сотрудников использованию табеля и соблюдению правил учета рабочего времени.
Кто утверждает табель и как долго его следует хранить
Табель — это документ, который отражает отработанное рабочее время сотрудников организации за определенный период. Утверждение табеля означает подтверждение его правильности и достоверности.
Обычно табель утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В некоторых случаях, например при наличии департамента кадров или отдела учета и оплаты труда, утверждение табеля может быть делегировано соответствующим сотрудникам.
После утверждения табель должен храниться в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации. В Российской Федерации, согласно Трудовому кодексу, табель должен храниться не менее трех лет. Однако в некоторых отраслях, таких как медицина, образование и транспорт, период хранения табелей может быть увеличен до пяти или десяти лет.
Важно отметить, что табели должны храниться в надлежащих условиях, обеспечивающих сохранность их содержимого. Обычно для этого используются специальные архивные ящики или шкафы, где табели могут быть защищены от пыли, влаги и повреждений.
Какова ответственность за отсутствие или нарушения учета рабочего времени
Отказ от ведения табеля может повлечь ответственность для ответственных лиц компании и ИП в размере от 1000 до 5000 рублей и для самой компании (штраф) — от 30 000 до 50 000 рублей в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях. Повторные нарушения будут караться строже.
Как корректировать табель отработанных часов и дней
Ведение учета отработанных часов и дней является важным аспектом для расчета зарплаты сотрудников в организации. При этом могут возникать ситуации, когда необходимо внести корректировки в табель.
При работе с бумажными табелями правки вносятся вручную. Неправильные значения зачеркиваются, а рядом с ними записываются правильные значения. На любом свободном месте делается пометка «Исправлено», указываются ФИО сотрудника, который внес изменения, его подпись и дата.
В случае ведения табеля в электронном виде после внесения изменений в систему производится распечатка нового документа (табеля), который должен быть подписан. Для отслеживания изменений в системе учета документов можно добавить дополнительный признак, например «корр.» рядом с номером документа.
Важно помнить, что табель отработанных часов и дней является важным документом, который должен храниться в архиве как минимум 5 лет после подписания. Отсутствие или отказ от ведения табеля может привести к официальным штрафам со стороны проверяющих органов. В этом случае санкции могут быть наложены как на всю организацию, так и на конкретное ответственное за ведение табеля лицо.
Помимо этого, стоит учитывать, что формат табеля может быть гибким и подстроенным под особенности конкретного бизнеса. Для заполнения табеля можно использовать системы автоматизации, связанные со СКУД и другими программными или программно-аппаратными комплексами.
--
Источник: официальный канал Projecto на VC.RU
