Пандемия коронавируса подтолкнула большую часть российских компаний к переходу на удаленный или гибридный формат работы. По разным данным, цифра сотрудников, работающих в таких форматах, колеблется в пределах от 50 до 60%. Уже тогда стало очевидно: ключевую функцию HR – онбординг сотрудников, – нужно автоматизировать и переводить в онлайн. Чтобы эффективно обучать новый персонал, стали использовать чат-боты. Виртуальные помощники помогали HR-специалистам:
- отвечать на часто задаваемые вопросы;
- отправлять документацию, с которой необходимо ознакомиться;
- собирать обратную связь о прохождении адаптации.
Таким образом эйчары перестали обслуживать однотипные запросы, у специалистов появилось время, которое они могли посвятить выполнению других задач. Благодаря тому, что чат-боты требовали настройки, сам процесс вовлечения новичков постепенно становился хорошо отлаженным механизмом. Довольно быстро автоматизация онбординга вышла на новый уровень.
Сегодня прогрессивные компании активно используют возможности онлайн-треков адаптации. Это позволяет поделить новичков на группы (целевые аудитории), сделать подборку материалов любых форматов (видеоролики, презентации, текстовые документы, справочники, пошаговые инструкции и руководства) для каждой группы и задать параметры времени на ознакомление.
Высокую эффективность демонстрируют онбординг и адаптация с применением цифровых технологий. Уже мало кого удивишь квизами, квестами, онлайн-стимуляторами. Короткие онлайн-опросы с демонстрацией правильного ответа и игровые форматы способствуют быстрому усвоению любого материала. Некоторые компании идут дальше. Например, Сбербанк обучает менеджеров с помощью VR-симуляции, буквально ставя сотрудника на место клиента. Сотрудники, прошедшие такое обучение, лучше понимают потребности клиентов.
Какие выгоды автоматизация онбординга приносит компаниям?
Если вы решительно настроены перевести процесс онбординга в онлайн, в итоге вы получите следующие преимущества:
- внедрение системы требует тщательной подготовки — анализа текущих процессов с выявлением их слабых и сильных сторон, ревизии документов и пересмотра обучающих материалов;
- сводится на нет риск ошибок и форс-мажоров из-за человеческого фактора — теперь никто не скажет, что забыл проинструктировать новичка;
- процесс можно оцифровать — составьте список важных для бизнеса метрик, среди них обязательно должны быть результативность прохождения испытательного срока, текучесть кадров, стоимость адаптации, время, которое требуется, чтобы выйти на нужную эффективность.
Существуют инструменты, позволяющие эффективно автоматизировать онбординг новых сотрудников. Например, база знаний Una Knows. Инструмент сохраняет необходимую для работы информацию, упрощает обмен знаниями между HR, маркетингом, поставками и продажами. Сотрудникам легко сохранять новые наработки в системе, искать решения типовых задач и создавать новые карточки. Формат очень удобный.
Помимо онбординга в HR можно автоматизировать пребординг. Это промежуточный этап между зачислением сотрудника в штат и его выходом на работу. Нажали кнопку, и все отделы знают, когда и на какую должность выйдет новый человек, можно заранее подготовиться. Ведь большинство факапов случается именно в этом промежутке, из-за чего впечатление о компании может испортиться.
Чек-лист по разработке системы онбординга
Чтобы облегчить адаптацию новых сотрудников, воспользуйтесь следующими советами. Чек-лист онбординга выглядит следующим образом:
- Убедитесь, что доступ к нужной информации есть у пользователя независимо от его геолокации. Если ознакомиться с важной информацией можно только с компьютера, находящегося в определенных широтах, забудьте об эффективности.
В современных реалиях нужен другой инструмент. - Проверьте, понятен ли интерфейс системы неподготовленному пользователю. Если решение спроектировано неудобно, новичок может избегать пользования цифровыми сервисами компании.
- Максимально облегчите адаптацию. Старт в новой сфере или на новой должности — уже стресс, поэтому перегружать сотрудника не стоит. В первые дни и месяцы работы нужно ознакомить специалиста с действительно важной информацией, а затем постепенно углублять знания.
- Контролируйте вовлеченность и стимулируйте участие в коллективных активностях: если успешно пройден первый месяц работы или испытательный срок, человек получил повышение, придумайте интересный способ это отметить. Например, вручите ему особенный бейдж.
- Собирайте фидбек. Как только завершен очередной этап, спрашивайте, какая информация была особенно полезна, какие еще подсказки хотелось бы получить. Задавайте одни и те же вопросы сразу и спустя некоторое время. Так обратная связь будет максимально исчерпывающей.
- Пользуйтесь чат-ботами, но не переборщите с цифровизацией. Человек должен понимать, что он может обратиться к другому человеку. Люди устают от обезличивания и роботизации, а значит, нужно сохранить возможность реального общения.
Бесспорно, автоматизация процессов — ответ на вызовы времени, но это вовсе не значит, что живое общение теряет ценность. Ориентируйтесь в первую очередь на вашу корпоративную культуру, задачи, которые стоят перед компанией, и здравый смысл.
