Законодательного определения термина "должная осмотрительность «нет. Но у налоговиков часто возникает вопрос о проявлении должной осмотрительности в отношении спорного клиента. Сегодня поговорим о том, как на практике компании проявлять должную осмотрительность и доказать налоговому органу, что вы ее проявили.
Пакет по сбору документов, подтверждающих должную осмотрительность, начинается со сбора:
-свидетельство о госрегистрации и постановке на налоговый учёт;
-выписку из ЕГРЮЛ;
-устав общества.
Конечно, только этих документов будет недостаточно, так как они в большей степени подтверждают факт регистрации компании, но не характеризуют компанию как надежную. Но лучше, чтобы эти документов в наличии у вас были, чем их не будет.
Для подтверждения проявления должной осмотрительности вам нужно будет доказать, что вы провели:
-исследование деловой репутации контрагента;
-оценили его платежеспособности, риск неисполнения им обязательств;
-проверку наличие производства, работников, мощностей, нужных для исполнения сделки.
С вашей стороны должен быть собран перечень фактов, чтобы вы могли перед налоговой инспекцией ОБОСНОВАТЬ мотивы выбора данного контрагента.
Переговоры и подписание договора проводились путем личного контакта с контрагентом. Должны быть личные встречи ответственных сотрудников компаний. Как вы нашли этого контрагента? Как вы подписывали договора? В офисе какой из стороны проходили встречи? Чьи транспортом осуществлялась доставка товара? Вы должны быть готовы ответить на эти вопросы.
В список документов для доказывания должной осмотрительности входят так же:
- копия паспорта руководителя, это подтвердит факт, что договор подписывается именно директором, ФИО директора вы сможете сравнивать с данными выписки из ЕГРЮЛ,
- документы, подтверждающие полномочия директора - решение учредителя о назначении директора, приказ о назначении директора,
- договор аренды помещения для подтверждения местонахождения контрагентом,
- физическое присутствие в офисе контрагента, для подтверждения наличия офиса, техники, оборудования, сотрудников, то есть проверки условий для выполнения обязательств,
- бухгалтерская отчетность форма 1, форма 2 (отчет о прибылях) и убытках за последний отчетный период, декларация по НДС, налогу на прибыль за последний отчетный квартал с отметкой налогового органа,
- справка о среднесписочной численности сотрудников, с отметкой налогового органа,
- карточка с реквизитами контрагента;
- необходимые лицензии на право деятельности.
Если вам откажут в предоставлении документов, можно усомниться в благонадежности контрагента. Отчетность в этом списке не является коммерческой тайной, отчетность уже давно является публичной и находится в открытых источниках на ресурсах налоговой инспекции "Проверь себя и контрагента "на предмет адреса массовой регистрации, пр. Кроме того, налогоплательщик может запросить информацию о контрагенте и в налоговой инспекции, при условии , что он не нашел эту информацию в открытых источниках в интернете , и налоговая инспекция не имеет права ему отказать.
Необходимо проверять благонадежность контрагентов на таких ресурсах, как Такском, Контур.Фокус и пр. Проверять информацию о контрагенте на сайтах ФНС. Распечатывать и прикладывать к пакету документов.
Прикладывать распечатку к пакету документов, хранить вместе с договорами. Проверить наличие сайта у контрагента. "
Так же с контрагентом не должны быть заключены непрофильные для вас и для него сделки, цены должны быть рыночные, документы по сделке должны быть оформлены корректно, оплата должна проходить без использования вексельной схемы и без оплат от третьих лиц,
Так же будет использоваться как плюс, если вы включите проверку должной осмотрительности в регламент работы с контрагентами.