Между программами 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и Управление Персоналом возможен встроенный обмен данными для отражения операций по зарплате в бухгалтерском учете.
Обмен возможен как с детализацией по сотрудникам, так и сводно.
Для организации обмена данными необходимо выполнить настройку отражения зарплаты в бухгалтерском учете, а также настройку обмена.
Настройка отражения в бухучете
Для настройки формирования бухгалтерских проводок по отражению зарплаты используется справочник "Способы отражения зарплаты в бухучете".
В программе 1С:ЗУП справочник выступает в качестве разделителя операций и используется для выгрузки данных в бухгалтерскую программу. В 1С:Бухгалтерия в данном справочнике можно задать настройки для заполнения корр. счетов и субконто.
В программе 1С:ЗУП
В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом настройку отражения можно установить тремя способами:
1. По организации в целом
Настройка выполняется в карточке организации: раздел «Настройки» - «Организации» - «Учетная политика и другие настройки»:
Раздел «Бухучет и выплата зарплаты»:
Устанавливается настройка по умолчанию для всей организации.
2. По подразделению
Настройка выполняется в карточке подразделения: раздел «Настройки» - «Подразделения» -«Бухучет и выплата зарплаты».
Настройка может быть указана как на определенный Способ отражения ЗП:
Так и с распределением по нескольким способам отражения:
3. В карточке Сотрудника
Раздел «Кадры» - «Сотрудники» - «Выплата и учет затрат»
Наибольший приоритет имеет настройка, указанная в карточке сотрудника. Если она не заполнена, то способ отражения подбирается автоматически по настройкам подразделения либо организации.
Кроме того способ отражения зарплаты может быть указан в карточке Начисления: «Настройки» - «Начисления» - «Налоги, взносы, бухучет»
- «По настройкам сотрудника» - подбирается Способ отражения ЗП, который автоматически подбирается по настройкам в карточке сотрудника, подразделения либо организации.
- «По базе среднего заработка» - сумма автоматически распределяется по настройкам начислений, входящих в базу расчета среднего заработка, пропорционально суммам, сформировавших базу расчета.
- «Как задано для начисления» - затраты по данному начислению всегда отражаются на указанном способе отражения ЗП.
Для групповой установки параметров отражения зарплаты можно воспользоваться документом Бухучет начислений сотрудников:
Документ можно автоматически заполнить всеми сотрудниками или по документу Плановые начисления:
Настройки отражения зарплаты в бухучете настраиваются периодически и могут действовать с указанной даты. Для настройки отражения зарплаты по разным датам необходимо установить признак «Разные даты для сотрудников».
При записи документа новые данные автоматически отразятся в карточке сотрудника.
В программе 1С:Бухгалтерия:
Раздел «Зарплата» - «Настройки зарплаты» - «Способы учета зарплаты»
В карточке Способа учета зарплаты необходимо указать настройки счета учета и субконто для формирования проводки:
Справочники должны совпадать по наименованиям в программах 1С:Зарплата и 1С:Бухгалтерия или сопоставлены в настройке обмена.
Отражение зарплаты в бухучете
Для формирования движений по способам отражения зарплаты в программе 1С:ЗУП используется документ «Отражение зарплаты в бухучете».
Обычно документ Отражение зарплаты формируется один раз в месяц в конце месяца после проведения документа Начисление зарплаты.
Документ расположен в разделе «Зарплата» - «Бухучет» - «Отражение зарплаты в бухучете».
Документ заполняется автоматически на основании данных по начислениям, удержаниям и взносам за месяц и настроек по способам отражения зарплаты.
Для контроля отражения зарплаты в бухучете, а также отбора и сортировки информации можно воспользоваться отчетом Сведения для отражения зарплаты в бухучете.
Раздел «Зарплата» - «Отчеты по зарплате» - «Сведения для отражения зарплаты в бухучете».
Распределение зарплаты по способам отражения
Распределение зарплаты может быть выполнено автоматически по базе основного заработка, если соответствующая настройка установлена для вида начисления:
В этом случае распределение сумм будет выполнено автоматически в документе Отражение зарплаты в бухучете.
Кроме того можно выполнить распределение заплаты в ручную при помощи Распределение основного заработка:
Раздел «Зарплата» - «Бухучет» - «Распределение основного заработка»
Документ заполняется автоматически всеми сотрудниками организации или в разрезе подразделения:
Задать настройки распределения можно вручную или по кнопке «Заполнить распределение».
При задании настроек по кнопке «Заполнить распределение» настройки будут применены ко всем сотрудникам в документе:
Из документа можно распечатать справку о регистрации распределения:
Настройка подключения
Настройки обмена данными расположены в разделе «Администрирование» - «Синхронизация данных» - «Настройки синхронизации данных».
Для создания новой синхронизации данных необходимо выбрать программу, в которую будет производиться выгрузка:
Настройка параметров подключения
Следующим шагом является настройка параметров подключения.
Доступны варианты:
- Прямое подключение к базе 1С на том же компьютере или в локальной сети;
- Подключение к базе 1С расположенной в интернете;
- Синхронизация через файл, ftp-ресурс или электронную почту;
Если обмен был настроен ранее в другой программе –можно загрузить готовые параметры подключения через файл.
Прямое подключение к базе 1С на том же компьютере или в локальной сети
Кроме того, необходимо указать имя пользователя с правами на выполнение синхронизации данных и пароль:Для прямого подключения к 1С необходимо указать путь базе:Для файловой базы 1С - путь к каталогу, где расположена информационная база;
Для серверной базы 1С – имя сервера и имя информационной базы на сервере;
Подключение к базе 1С расположенной в интернете
Для подключения к базе 1С, расположенной в интернет, необходимо указать адрес ресурса, а также имя пользователя с правами на выполнение синхронизации данных и пароль:
Для подключения могут использоваться системные параметры подключения или вы можете ввести собственные настройки:
Синхронизация данных без подключения к базе 1С
Синхронизация через файл
Для настройки синхронизации через файл, необходимо указать локальный или сетевой каталог для сохранения файла:
Синхронизация через ftp-сервер
Для синхронизации через ftp-сервер необходимо указать интернет-адрес ресурса, а также имя и пароль для доступа на ftp:
Для подключения могут использоваться системные параметры подключения или вы можете ввести собственные настройки:
Для экономии места на ftp-ресурсе вы можете ограничить размер передаваемого файла.
Синхронизация через электронную почту
Для настройки синхронизации через электронную почту необходимо создать учетную запись электронной почты.
Создать учетную запись можно непосредственно при настройке синхронизации или через 1С-органайзер: «Администрирование» - «Почта»
При создании учетной записи необходимо ввести логин и пароль от электронной почты, которая будет использоваться для обмена данными:
В настройках синхронизации данных необходимо выбрать учетную запись электронной почты для обмена:
Для экономии места на сервере электронной почты вы можете ограничить размер передаваемого файла.
Дополнительные настройки
Транслировать имена файлов обмена – применяется, если при обмене возникают ошибки связанные с кодировкой файлов.
Архивировать файлы обмена – применяется для архивации файлов обмена в zip-архив. При необходимости можно дополнительно защитить архив паролем.
Правила отправки и получения данных
Следующим шагом настройки обмена является настройка отправки и получения данных.
Укажите префиксы информационных баз:
Период с которого будут загружены данные при первичном обмене:
Выбрать по каким организациям будет выполняться обмен:
Указать с какой детализацией будут выгружаться данные – сводно или по сотрудникам:
Поздравляем, настройка синхронизации данных завершена!
Теперь следует выполнить первичную синхронизацию данных:
Настройка появится в списке готовых настроек синхронизации. При необходимости первоначальные настройки можно изменить:
Расписание обмена
Для настройки расписания обмена данными необходимо создать сценарий синхронизации данных.
Вы можете задать расписание дневное, недельное или месячное:
При необходимости ограничить период обмена, вы можете указать дату начала и окончания обмена.
Состав отправляемых данных
Посмотреть состав отправляемых данных можно по кнопке «Состав отправляемых данных»:Из программы 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию выгружаются документы:Ведомости (в кассу, в банк, на счета, через раздатчика)
Депонирование зарплаты
Отражение зарплаты в бухучете
Резервы отпусков
Справки по НДФЛ для Расчета налога на прибыль
Кроме того выгружаются сопутствующие справочники и регистры сведений.
Например, при обмене с детализацией до сотрудников (физических лиц) выгружается справочник «Физические лица» и вместе с ним регистры сведений «Документы физических лиц», «Гражданство физических лиц», данные по изменению ФИО. При этом не выгружаются справочники «Должности», «Сотрудники» и связанные с ними объекты.
Выгружаются справочники для отражения передаваемых операций по зарплате:
- Регистрация в налоговом органе
- Способы отражения зарплаты
- Подразделения
- Виды контактной информации
- Контрагенты
- Банковские счета контрагентов
- Страны мира
- Организации
Посмотреть состав отправляемых данных можно по кнопке «Состав отправляемых данных»:
В открывшемся окне можно управлять набором выгружаемых данных - зарегистрировать объекты к обмену или снять с регистрации:
